Historique des importations

Chaque fichier CSV ou Excel que vous importez est conservé comme une importation : vous pouvez la suivre pendant qu'elle s'exécute, puis y revenir pour voir ce qui a été importé et télécharger son rapport.

Où la trouver

Ouvrez Importations dans le menu, à côté de Corbeille, ou Paramètres Entreprise > Données > Historique des importations.
Cliquez sur une importation pour l'ouvrir.
Sur une importation en cours, Arrêter y met fin après le lot en cours.

Ce que signifie chaque statut

En attente

Le fichier attend dans la file : une seule importation s'exécute à la fois par entreprise, et sa position est affichée.

Vérification en cours

FreeMaint lit le fichier et vérifie chaque ligne. Rien n'est encore écrit.

Vérifiée, prête à importer

La vérification est faite. Son auteur lit ce qu'elle a trouvé, puis clique sur Lancer l'importation. Une vérification laissée plus de 7 jours expire.

Importation en cours

Les lignes sans erreur sont en cours d'écriture, avec la progression affichée.

Terminée, ou terminée avec des erreurs

L'importation est finie. Le rapport liste chaque ligne du fichier avec ce qu'il en est advenu.

Arrêtée, échouée ou expirée

L'importation a pris fin avant son terme. Ce qui a déjà été importé est conservé ; les lignes non importées peuvent être téléchargées.

Fichiers conservés 30 jours

Chaque importation conserve son fichier d'origine, son rapport (vos colonnes plus « Row », « Status » et « Errors ») et, si elle s'est arrêtée avant la fin, les lignes non importées, prêtes à être importées de nouveau. Ils sont supprimés 30 jours après la fin de l'importation ; la ligne d'historique reste.

Annuler les créations d'une importation

Un fichier importé par erreur ? Ouvrez l'importation et envoyez à la corbeille, en une fois, tous les enregistrements qu'elle a créés. Ils restent restaurables depuis la corbeille pendant 30 jours.

Ouvrez Importations dans le menu (ou Paramètres Entreprise > Données > Historique des importations), puis cliquez sur l'importation.
Dans « Enregistrements créés par cette importation », cliquez sur « Supprimer les N enregistrements créés ».
Vérifiez combien sont encore dans votre liste, puis confirmez avec « Envoyer à la corbeille ». Vous pouvez quitter la page : la cloche vous prévient quand c'est terminé.
Cliquez sur « Les ouvrir dans la corbeille » pour les retrouver et restaurer ceux que vous voulez dans les 30 jours.

Ce qui est supprimé, ce qui est gardé

Les créations seulement

Les enregistrements que l'importation a mis à jour gardent leurs nouvelles valeurs : les précédentes n'ont pas été enregistrées, elles ne peuvent donc pas être rétablies.

Les enregistrements utilisés sont gardés

Par exemple un actif qui a des ordres de travail ou des plans de maintenance. Le résultat les liste, par raison.

Déjà supprimés

Les enregistrements supprimés depuis l'importation sont ignorés.

Quelles listes

Actifs, pièces, emplacements, fournisseurs, plans de maintenance préventive, ordres de travail et demandes. Jamais les personnes : désactivez-les dans Organisation > Utilisateurs. Les clients, outils, qualifications, incidents et résultats d'inspection se suppriment depuis leur propre liste.

Qui, et jusqu'à quand

Seule la personne qui a lancé l'importation, ou un administrateur, avec le droit de supprimer ces enregistrements. 30 jours après la fin de l'importation, la liste de ce qu'elle a créé est supprimée : ses enregistrements ne peuvent plus être supprimés ensemble.

Qui voit quoi

Chacun voit les importations qu'il a lancées. Les personnes qui gèrent les paramètres de l'entreprise voient toutes les importations de l'entreprise et peuvent arrêter n'importe laquelle ; seul l'auteur d'une importation peut la lancer après sa vérification.

Mots de passe des personnes importées

Quand une importation de personnes crée des comptes avec un identifiant et sans e-mail, leurs mots de passe sont générés. Son auteur peut les afficher une seule fois, depuis l'importation, dans les 24 heures qui suivent la fin de l'importation. Passé ce délai, réinitialisez le mot de passe de chaque personne depuis Organisation > Utilisateurs.