Impor CSV

Impor aset, suku cadang, lokasi, pengguna, vendor, pelanggan, WO, rencana PM, dan permintaan melalui CSV.

Jenis yang Didukung

• Aset
• Suku Cadang
• Lokasi
• Pengguna
• Vendor
• Pelanggan
• Perintah Kerja
• Rencana PM
• Permintaan
• Insiden Aset

Proses

1. Unduh templat
2. Isi dengan data
3. Simpan sebagai CSV UTF-8
4. Unggah
5. Tinjau validasi
6. Konfirmasi impor

Seberapa besar sebuah file boleh

Hingga 8.000 baris per file. Batas ini berlaku untuk SATU FILE, bukan untuk akun Anda: tidak ada batas jumlah aset, suku cadang, lokasi, atau data lain yang dapat Anda simpan, pada paket mana pun, termasuk paket Core gratis. Kumpulan data yang lebih besar cukup dibagi menjadi beberapa file yang diimpor satu per satu, dan setiap impor ditambahkan ke data yang sudah ada. File yang sangat besar juga lebih lama diproses dan menghasilkan laporan kesalahan yang lebih panjang, jadi 2.000–5.000 baris per file biasanya lebih nyaman daripada satu file di batas maksimum. Pengecualian: file suku cadang yang barisnya mencantumkan jumlah sekaligus lokasi, dan diimpor dengan mode "Hanya perbarui yang sudah ada" atau "Perbarui yang sudah ada & buat sisanya", memperbarui stok per lokasi dan dibatasi 2.500 baris per file, karena setiap baris seperti itu membutuhkan waktu lebih lama untuk disimpan.

Memperbarui data yang sudah ada

Ekspor data Anda, lakukan perubahan, lalu unggah ulang berkasnya. FreeMaint mencocokkan setiap baris dengan data yang sudah ada berdasarkan kolom ID (atau Reference), sehingga data diperbarui langsung, bukan diduplikasi. Pada tahap pratinjau, Anda memilih cara impor diterapkan:

Ekspor, edit di Excel, impor ulang

Berkas hasil ekspor dan templat impor kini menggunakan kolom yang sama, sehingga Anda dapat mengekspor data, mengeditnya di Excel, lalu langsung mengunggahnya kembali — tanpa perlu menambah atau mengganti nama kolom. Jangan ubah kolom ID: kolom inilah yang mencocokkan setiap baris dengan data yang sudah ada, sehingga baris diperbarui, bukan diduplikasi. Kolom yang tidak dapat diimpor (On Hand, On Order, Total Cost, tanggal) akan ditandai sebagai diabaikan pada tahap pemetaan kolom.

Kolom yang Anda HAPUS dari berkas, atau sel yang dibiarkan KOSONG, tetap memakai nilai yang tersimpan. Begitulah cara memperbarui satu hal tanpa mengganggu yang lain: untuk mengisi harga satuan ratusan suku cadang tanpa mengubah stok, hapus kolom Jumlah sebelum mengunggah. Nilai total dihitung ulang otomatis dari harga satuan yang baru.

Untuk menghapus nilai yang tersimpan, ketik NONE di sel (huruf besar atau kecil). Ini berlaku untuk aset pada kolom Model, Pabrikan, Deskripsi, Area / Zona, dan Barcode, serta untuk suku cadang pada kolom Deskripsi, Nomor suku cadang, Pabrikan, dan Tempat penyimpanan; NONE pada kolom Lokasi (Nama) melepaskan suku cadang dari lokasinya, dan NONE pada kolom Pelanggan (Nama) melepaskan aset dari pelanggannya. NONE hanya menghapus pada baris yang memperbarui catatan yang sudah ada: pada baris yang membuat catatan baru, NONE diabaikan dan kolom tetap kosong. Tanda hubung (-) tidak dibaca sebagai NONE: tanda itu disimpan apa adanya.

Barcode aset yang sudah dipakai

Sebelum impor aset, pratinjau memberi tahu Anda baris mana yang memiliki barcode sama dengan baris lain dalam file dan baris mana yang membawa barcode yang sudah dimiliki aset lain. Membuat baris-baris itu akan memberi dua aset kode yang sama; memperbarui aset yang memiliki kode tersebut tidak. Jika perusahaan Anda mengaktifkan “Barcode aset unik”, baris-baris itu ditolak dan dicantumkan beserta alasannya, dan sisa file tetap diimpor.

Kolom kustom dalam impor

Kolom kustom Anda muncul sebagai kolom cf_ pada hasil ekspor dan dapat diisi lalu diimpor ulang. Jika Anda tidak menyertakan kolom cf_ dalam berkas, nilai yang tersimpan tidak akan berubah; jika kolom tersebut disertakan namun selnya dikosongkan, nilainya akan dihapus.

Kontak vendor

Vendor mendukung kontak individu langsung dalam proses impor dan ekspor. Tambahkan kolom bernomor — Contact 1 Name, Contact 1 Email, Contact 1 Phone, Contact 1 Role, Contact 1 Primary — lalu ulangi dengan Contact 2, Contact 3, dan seterusnya untuk sebanyak apa pun kontak yang Anda perlukan. Hanya nama yang wajib diisi; email boleh dikosongkan. Ekspor data vendor Anda sudah menyertakan kolom-kolom ini, sehingga Anda dapat mengekspor, mengedit, lalu mengunggah ulang. Saat memperbarui data, menyertakan salah satu kolom Contact akan menggantikan kontak vendor tersebut; jika kolom Contact tidak disertakan, kontak yang sudah ada akan tetap dipertahankan.

Mengimpor hierarki lokasi

Lokasi dapat disusun bertingkat sedalam yang Anda perlukan. Pada kolom Parent Location, ketik nama lokasi induknya — atau, jika sub-lokasi memiliki nama yang sama di cabang yang berbeda, gunakan jalur lengkap dengan setiap tingkat dipisahkan oleh ' > ' (contoh: Site A > Building 1 > Floor 2). Dengan cara ini, Anda dapat menggunakan kembali nama seperti 'Kantor' atau 'Koridor' di bawah induk yang berbeda tanpa menimbulkan konflik. Hasil ekspor sudah mengisi kolom ini dengan jalur lengkap, sehingga berkas yang diekspor dapat diimpor ulang persis seperti semula.

Orang dicocokkan, tidak pernah diduplikasi

Seseorang dicocokkan berdasarkan ID, lalu email, lalu nama pengguna: mengimpor ulang ekspor daftar karyawan tidak pernah membuat akun kedua untuk orang yang sudah ada. Pada mode «Buat baru saja», baris tersebut dilewati dan didaftar berdasarkan nama. Pada kedua mode pembaruan, hanya nama depan dan nama belakang yang diubah dari berkas: peran, email, nama pengguna, dan kata sandi tidak pernah diubah oleh impor. Dua orang dengan nama sama tetap dua orang — nama bukan identitas.