Bawa Data Anda Ke Mana Saja (Tanpa Vendor Lock-In)

Data Anda adalah milik Anda. FreeMaint berkomitmen penuh pada portabilitas data: di setiap paket, termasuk Core, Anda dapat mengunduh arsip lengkap data perusahaan Anda dalam format yang dapat dibaca mesin (JSON, ZIP, SQL, atau buku kerja Excel), tanpa biaya per data dan tanpa kunci API. Intinya, pilihan CMMS Anda harus dapat dibatalkan — jika FreeMaint tidak lagi cocok untuk Anda, Anda dapat pergi dengan membawa semua data secara utuh.

Mengekspor data Anda

Ada dua cara untuk membawa data Anda keluar. Arsip lengkap — Pengaturan perusahaan → Data → Ekspor arsip — gratis di setiap paket. Mulai paket Starter, halaman daftar (perintah kerja, aset, suku cadang, lokasi, pengguna, vendor, pelanggan, rencana PM, permintaan, perkakas, proyek, inspeksi, dan lainnya) juga memiliki tombol Ekspor yang menyimpan daftar ke CSV atau Excel. Ekspor tersebut mengikuti filter yang sedang diterapkan — sehingga Anda dapat membatasinya ke satu lokasi, satu tim, atau satu rentang tanggal.

1. Terapkan filter — Atur filter daftar pada baris yang Anda inginkan — ekspor menyimpan persis baris-baris tersebut
2. Buka Ekspor — Di kanan atas halaman daftar; akan membuka dialog pemilihan format
3. Pilih CSV atau Excel — Starter ke atas. Excel (.xlsx) mempertahankan tipe sel (angka, tanggal); CSV adalah teks UTF-8 biasa untuk alat lain apa pun
4. Unduh — Berkas langsung terunduh di peramban Anda — tidak ada yang dikirim melalui email

Format yang tersedia

Kepemilikan data

Anda adalah pemilik data Anda. FreeMaint memprosesnya atas nama Anda: Anda adalah pengendali (controller), FreeMaint adalah pemroses (processor). Kami tidak pernah menjual atau membagikan data Anda, dan tidak ada model AI yang dilatih dengannya. Untuk menyempurnakan produk, kami mengukur fitur mana yang digunakan — nama tindakan, yang dikaitkan dengan perusahaan Anda, tidak pernah isinya: tanpa teks perintah kerja, tanpa dokumen, tanpa foto. Kebijakan Privasi menjelaskan apa yang dikumpulkan dan cara menolaknya.

Mengimpor ulang data yang diekspor

Hasil ekspor menggunakan tata letak kolom yang sama dengan templat impor massal. Artinya, Anda dapat mengekspor sebuah daftar, mengeditnya di Excel, lalu mengimpornya kembali — misalnya untuk memperbarui kategori, pihak yang ditugaskan, atau lokasi secara massal. Pencocokan berdasarkan referensi (match-by-reference) menghubungkan kembali setiap baris ke ID internalnya tanpa menyisakan data yang menggantung. Tanggal dan waktu menggunakan zona waktu perusahaan Anda, yang disebutkan di kolom terakhir (timezone); impor mengabaikan kolom tersebut.

GDPR dan hak atas portabilitas data

Pasal 20 GDPR memberi setiap subjek data hak untuk menerima data pribadinya dalam format terstruktur dan terbaca mesin. FreeMaint memenuhinya dengan dua cara: ekspor tingkat perusahaan yang dijelaskan di atas, dan ekspor perorangan — setiap pengguna dapat mengunduh datanya sendiri lewat Pengaturan → Unduh data saya, yang menghasilkan berkas JSON berisi profil, perintah kerja dan permintaan yang ia buat, komentarnya, persetujuannya, serta riwayat aktivitasnya. Tidak perlu izin maupun paket berbayar. Penghapusan (Pasal 17) dilakukan lewat Pengaturan → Hapus akun.

Migrasi dari CMMS lain

Jika Anda beralih dari UpKeep, MaintainX, Fiix, atau CMMS lainnya, alur yang umum dilakukan adalah: ekspor setiap jenis entitas dari sistem asal sebagai CSV, petakan kolom-kolomnya ke templat impor massal FreeMaint, lalu unggah. Fitur pencocokan berdasarkan referensi (match-by-reference) memungkinkan Anda mempertahankan pengenal eksternal, sehingga tag aset dan kode rencana PM yang sudah ada tetap terjaga setelah migrasi.

1. Ekspor dari CMMS sumber — Lokasi terlebih dahulu, kemudian aset, lalu suku cadang, lalu pengguna, kemudian rencana PM dan perintah kerja
2. Buka templat FreeMaint — Buka halaman daftar untuk jenis data tersebut (Aset, Lokasi, Suku cadang…) lalu klik Impor di kanan atas — kemudian «Butuh templat?» untuk Excel atau CSV kosong
3. Petakan kolom — Salin data Anda ke dalam templat, memetakan kolom dari sistem asal ke kolom FreeMaint
4. Unggah dan tinjau — Impor massal berjalan dalam mode dry-run (simulasi) terlebih dahulu — tinjau perbedaannya (diff), lalu terapkan

Pindah ke akun FreeMaint lain

Untuk membawa data Anda dari satu akun FreeMaint ke akun lain, ekspor buku kerja Excel dari Pengaturan perusahaan → Data → Ekspor arsip, lalu impor tiap lembarnya dari halaman daftarnya masing-masing. Buku kerja itu punya satu lembar per jenis data dan kolomnya sudah cocok dengan templat impor, jadi tidak ada yang perlu diubah. Lembar README menyebutkan urutannya. Ekspor JSON, ZIP, dan SQL tidak bisa dipakai untuk ini — semuanya arsip, dan tidak ada bagian FreeMaint yang membacanya kembali.

1. Ekspor buku kerjanya — Pengaturan perusahaan → Data → Ekspor arsip → Excel. Gratis di semua paket, termasuk Core
2. Masuk ke akun tujuan — Lembar dicocokkan berdasarkan nama, sehingga kategori dan lokasi dibuat ulang saat dibaca
3. Impor lembar demi lembar, sesuai urutan — Lokasi, lalu aset, suku cadang, pengguna, pemasok dan pelanggan, kemudian rencana preventif, perintah kerja, permintaan, dan perkakas
4. Periksa pratinjau sebelum menerapkan — Setiap impor memvalidasi lebih dulu dan menampilkan baris yang tidak bisa diterima — tidak ada yang ditulis sebelum Anda konfirmasi

Strategi pencadangan