Firma elettronica

La firma elettronica consente ai tecnici e ai supervisori di firmare eventi critici direttamente in FreeMaint: completamento degli ordini di lavoro, procedure LOTO, ispezioni, approvazioni di documenti. Grado di controllo con timestamp, IP e campi testimone.

Dove sono richieste le firme

• Completamento dell'ordine di lavoro: il tecnico firma la chiusura
• Procedure LOTO: firma, applica e rimuovi passaggi
• Ispezioni: firmare ciascun punto di ispezione o l'intero rapporto
• Approvazioni dei documenti: firmare nuove versioni di SOP e manuali
• Trigger personalizzati: qualsiasi passaggio del flusso di lavoro configurato

Come funziona la firma

1. Apri l'entità — Ordine di lavoro, fase LOTO, ispezione, ecc.
2. Fai clic su "Firma" — Si apre un pad per la firma: disegna con il dito sul cellulare o con il mouse sul desktop.
3. Confermare — La firma viene salvata con timestamp, ID utente e IP della richiesta. Una copia viene registrata nell'audit trail.
4. Testimone facoltativo — Se il flusso di lavoro richiede un testimone, viene richiesto un secondo firmatario prima del salvataggio.

Pista di controllo

Ogni firma include ID utente, timestamp (UTC + locale), indirizzo IP e riferimento all'entità. Puoi dimostrare chi ha firmato cosa e quando: soddisfa gli standard HIPAA, FDA 21 CFR Parte 11, OSHA e ISO.

Identità, ruoli e correzioni

• Matricola — ogni firma mostra anche la matricola del firmatario (dal suo profilo in Persone), così le persone con lo stesso nome non vengono mai confuse.
• Ruoli configurabili — un amministratore può definire un elenco fisso di ruoli di firma in Impostazioni azienda → Firme; i firmatari scelgono poi da un menu a discesa invece di digitare.
• Correggere una firma — il firmatario può correggere in seguito il ruolo o il testimone; l'immagine della firma, la data e l'IP restano bloccati, e le firme di ispezione e taratura restano del tutto immutabili.

Firma salvata

Disegna la tua firma una volta, poi firma con un clic. Attiva «Salva come mia firma per la prossima volta» sotto il riquadro della firma, oppure disegnala in Profilo → Sicurezza → La mia firma (nell'app mobile: Impostazioni → La mia firma). Il pulsante «Firma con la mia firma salvata» appare poi ovunque firmi. Ogni firma registra comunque il tuo nome, la data, l'ora e l'indirizzo IP, ed è contrassegnata come applicata dalla firma salvata. Solo tu puoi usarla, e puoi sostituirla o eliminarla in qualsiasi momento.

Firme alla validazione e alla chiusura

Quando un passaggio del workflow su Validato o Chiuso richiede una firma, questa va data in quella fase: le firme aggiunte prima del completamento dell'ordine di lavoro, come quella del tecnico, non contano. Il validatore firma nella finestra di validazione.