Motore di workflow

Il motore di workflow di FreeMaint applica regole ai cambi di stato. Quando qualcuno prova a portare un ordine di lavoro, una richiesta, un ordine d'acquisto, una richiesta di acquisto o un permesso di lavoro in un determinato stato, il motore verifica chi può approvare quel passaggio e cosa deve essere compilato prima — e trattiene il record finché entrambe le condizioni non sono soddisfatte. Starter: fino a 5 passaggi attivi; Business e superiori: illimitati.

Anatomia di un flusso di lavoro

• Attivatore — lo stato verso cui viene portato un record; il passaggio viene verificato in quel momento
• Condizioni (Business) — filtri facoltativi che decidono se il passaggio si applica a un record: una fascia di costo su ordini e richieste di acquisto, il tipo di richiesta, l'origine di un ordine di lavoro, il tipo di permesso, la categoria dell'asset o il valore di un campo personalizzato obbligatorio
• Requisiti — chi deve approvare (un ruolo, una persona specifica, il creatore, l'assegnatario, il capo team o un responsabile di ubicazione — oppure nessuno, quando il passaggio verifica solo i suoi campi) e cosa deve esserci prima (foto, una firma, una checklist completata, tempo registrato, ricambi utilizzati, campi personalizzati…). Gli approvatori ricevono una notifica; Business aggiunge promemoria ed escalation dopo un termine

Modelli comuni

• Benestare del supervisore — un ordine di lavoro passa a Chiuso solo dopo l'approvazione di un supervisore
• Prova del lavoro — Completato richiede una foto, un riepilogo del lavoro e il tempo registrato
• Matrice di spesa (Business) — gli ordini d'acquisto oltre un certo importo richiedono l'approvazione di un responsabile
• Instradamento delle richieste (Business) — le richieste di miglioramento vanno al responsabile di zona, le riparazioni al responsabile della manutenzione
• Escalation (Business) — un'approvazione in attesa da 24 ore avvisa un ruolo di riserva, che può essere autorizzato ad approvare a sua volta

Modalità semplice o visiva

Passa dalla modalità Semplice (un modulo, una scheda per passaggio) alla modalità Visiva (una tela drag-and-drop). Entrambe modificano la stessa configurazione e salvano la stessa cosa: un attivatore di stato con i suoi passaggi di approvazione concatenati sotto, dall'alto verso il basso. Modifica in una, salva, e l'altra mostra esattamente quello.

Condizioni di passaggio (Business)

Oltre allo stato di attivazione, un passaggio può avere condizioni che decidono se applicarlo a un dato record: soglie di costo su ordini e richieste di acquisto (il passaggio si applica solo quando il totale rientra nella banda min/max) e condizioni per tipo di richiesta sulle richieste (il passaggio si applica solo ai tipi spuntati — ad es. i miglioramenti approvati dal responsabile di zona mentre le riparazioni vanno al responsabile della manutenzione). Entrambe sono funzioni del piano Business sopra il builder standard; i passaggi senza condizioni continuano ad applicarsi a tutto.

Escalation dopo un termine (Business)

Un passaggio può impostare «Escalation dopo (ore)». Il termine decorre da quando un record inizia ad attendere il passaggio: i record già in attesa quando imposti il termine non vengono conteggiati. Gli approvatori ricevono un promemoria a metà del termine; alla scadenza vengono avvisati i membri del ruolo scelto in «Inoltra al ruolo» che possono aprire il record. Senza ruolo di escalation, gli approvatori ricevono un promemoria alla scadenza. Ogni invio avviene una volta per record e per passaggio, e si interrompe appena il record avanza. Il termine non dà mai a nessuno il diritto di approvare. Per aggiungere un approvatore di riserva, seleziona «Anche questo ruolo può approvare» sotto il ruolo di escalation: i suoi membri possono allora approvare il passaggio in qualsiasi momento, oltre all’approvatore.

Limiti di livello

• Core — motore di workflow non disponibile
• Starter — il builder di workflow, fino a 5 passaggi attivi su tutti i tipi di record
• Business — passaggi illimitati, più condizioni di passaggio ed escalation dopo un termine
• Enterprise — come Business

Quali transizioni puoi controllare

Un passaggio scatta quando qualcuno prova a portare un record VERSO il suo stato attivatore. Ogni stato del ciclo di vita è disponibile.

• Ordini di lavoro — Aperto, Pianificato, In corso, In sospeso, Completato, Validato, Chiuso e Annullato. Un passaggio su Chiuso è il consueto benestare del supervisore prima dell'archiviazione definitiva; uno su Annullato impedisce di abbandonare un lavoro senza revisione.
• Richieste, ordini di acquisto, richieste di acquisto e permessi di lavoro espongono ciascuno i propri stati.
• Quando una regola blocca una transizione, il record spiega perché: quale ruolo deve approvare o quali campi mancano ancora. Se puoi eseguire l'azione e mancano solo informazioni (una foto, una firma, un modulo), il pulsante resta: la sua finestra elenca ciò che manca e lo raccoglie.