Import CSV

Importuj zasoby, części, lokalizacje, użytkowników, dostawców, klientów, zlecenia pracy, plany konserwacji zapobiegawczej i zgłoszenia za pomocą CSV.

Obsługiwane typy

• Zasoby
• Części
• Lokalizacje
• Użytkownicy
• Dostawcy
• Klienci
• Zlecenia pracy
• Plany PM
• Zgłoszenia
• Incydenty zasobów

Proces

1. Pobierz szablon
2. Uzupełnij danymi
3. Zapisz jako CSV UTF-8
4. Prześlij plik
5. Sprawdź wynik walidacji
6. Potwierdź import

Jak duży może być plik

Maksymalnie 8 000 wierszy na plik. Ten limit dotyczy JEDNEGO PLIKU, a nie konta: liczba zasobów, części, lokalizacji ani żadnych innych rekordów, które możesz przechowywać, nie jest ograniczona w żadnym planie, łącznie z bezpłatnym planem Core. Większy zbiór danych po prostu dzieli się na kilka plików importowanych jeden po drugim, a każdy import dodaje się do tego, co już jest. Bardzo duże pliki trwają też dłużej i generują dłuższy raport błędów, więc 2 000–5 000 wierszy na plik jest zwykle wygodniejsze niż jeden plik na maksimum. Wyjątek: plik części, którego wiersze podają jednocześnie ilość i lokalizację, importowany w trybie „Tylko zaktualizuj istniejące” lub „Zaktualizuj istniejące i utwórz resztę”, aktualizuje zapas lokalizacja po lokalizacji i jest ograniczony do 2 500 wierszy na plik, ponieważ zapis każdego takiego wiersza trwa dłużej.

Aktualizacja istniejących rekordów

Wyeksportuj dane, edytuj je i wgraj plik ponownie. FreeMaint dopasowuje każdy wiersz do istniejącego rekordu według kolumny ID (lub Referencja), więc rekordy są aktualizowane zamiast duplikowane. W kroku podglądu wybierz sposób zastosowania importu:

Eksport, edycja w Excelu, ponowny import

Wyeksportowany plik i szablon importu używają teraz tych samych kolumn: możesz wyeksportować dane, edytować je w Excelu i wgrać z powrotem — bez dodawania i zmiany nazw kolumn. Nie zmieniaj kolumny ID: to ona łączy każdy wiersz z istniejącym rekordem, dzięki czemu jest on aktualizowany, a nie duplikowany. Kolumny, których nie można zaimportować (Stan, W zamówieniu, Koszt całkowity, daty), są wskazane jako pominięte na etapie mapowania.

Kolumna USUNIĘTA z pliku lub komórka pozostawiona PUSTA zachowuje zapisaną wartość. Tak aktualizuje się jedno, nie ruszając drugiego: aby uzupełnić koszt jednostkowy setek części bez zmiany stanów magazynowych, usuń kolumnę Ilość przed wysłaniem. Wartość całkowita jest przeliczana automatycznie na podstawie nowego kosztu jednostkowego.

Aby natomiast wyczyścić zapisaną wartość, wpisz w komórce NONE (wielkość liter nie ma znaczenia). Działa to w zasobach dla kolumn Model, Producent, Opis, Strefa i Kod kreskowy, a w częściach dla kolumn Opis, Numer części, Producent i Miejsce składowania; NONE w kolumnie Lokalizacja (Nazwa) odłącza część od jej lokalizacji, a NONE w kolumnie Klient (Nazwa) odłącza zasób od jego klienta. NONE czyści wartość tylko w wierszu, który aktualizuje istniejący rekord — w wierszu tworzącym nowy jest ignorowane, a pole pozostaje puste. Myślnik (-) nie jest traktowany jak NONE: zostaje zapisany tak, jak go wpisano.

Kody kreskowe zasobów już w użyciu

Przed importem zasobów podgląd pokazuje, które wiersze mają ten sam kod kreskowy co inny wiersz pliku, a które mają kod kreskowy przypisany już do innego zasobu. Utworzenie tych wierszy dałoby dwóm zasobom ten sam kod; aktualizacja zasobu, który ma ten kod — nie. Jeśli Twoja firma włączyła „Unikalne kody kreskowe zasobów”, te wiersze są odrzucane i wyświetlane wraz z powodem, a reszta pliku zostaje zaimportowana.

Pola niestandardowe w imporcie

Twoje pola niestandardowe pojawiają się w eksporcie jako kolumny cf_ i można je wypełnić oraz zaimportować ponownie. Pomiń kolumnę cf_ w pliku, aby zachować zapisaną wartość; dołącz ją z pustą komórką, aby ją wyczyścić.

Kontakty dostawcy

Dostawcy obsługują poszczególne kontakty bezpośrednio przy imporcie i eksporcie. Dodaj ponumerowane kolumny — Contact 1 Name, Contact 1 Email, Contact 1 Phone, Contact 1 Role, Contact 1 Primary — i powtarzaj z Contact 2, Contact 3 itd. dla dowolnej liczby kontaktów. Wymagana jest tylko nazwa; adres e-mail może pozostać pusty. Eksport dostawców już zawiera te kolumny, więc możesz wyeksportować dane, edytować je i wgrać ponownie. Podczas aktualizacji obecność dowolnej kolumny Contact zastępuje kontakty danego dostawcy; pomiń kolumny Contact, aby zachować istniejące.

Importowanie hierarchii lokalizacji

Lokalizacje można zagnieżdżać na dowolną głębokość. W kolumnie Lokalizacja nadrzędna wpisz nazwę elementu nadrzędnego lub — gdy podlokalizacje mają tę samą nazwę w różnych gałęziach — pełną ścieżkę, której poziomy oddzielono znakiem « > » (na przykład: Obiekt A > Budynek 1 > Piętro 2). Dzięki temu możesz ponownie użyć nazwy takiej jak «Biuro» lub «Korytarz» pod różnymi elementami nadrzędnymi bez żadnego konfliktu. Eksporty wypełniają już tę kolumnę pełną ścieżką, więc wyeksportowany plik importuje się ponownie dokładnie tak, jak był.

Osoby są dopasowywane, nigdy duplikowane

Osoba jest dopasowywana po ID, następnie po adresie e-mail, a potem po nazwie użytkownika: ponowny import eksportu listy pracowników nigdy nie tworzy drugiego konta dla kogoś, kogo już masz. W trybie „Tylko twórz nowe” takie wiersze są pomijane i wypisywane z nazwiska. W obu trybach aktualizacji z pliku zmieniane są wyłącznie imię i nazwisko: rola, e-mail, nazwa użytkownika i hasło nigdy nie są modyfikowane przez import. Dwie osoby o tym samym nazwisku pozostają dwiema osobami — nazwisko to nie tożsamość.