Zabierz swoje dane ze sobą (żadnego uzależnienia od dostawcy)

Twoje dane należą do Ciebie. FreeMaint gwarantuje pełną przenoszalność danych: w każdym planie, także w Core, możesz pobrać kompletne archiwum danych swojej firmy w formatach nadających się do odczytu maszynowego (JSON, ZIP, SQL lub skoroszyt Excel), bez opłat za rekord i bez klucza API. Chodzi o to, aby wybór systemu CMMS był odwracalny — jeśli FreeMaint przestanie Ci odpowiadać, możesz odejść z kompletem danych.

Eksportowanie danych

Są dwie drogi wyjścia. Kompletne archiwum — Ustawienia firmy → Dane → Eksportuj archiwum — jest bezpłatne w każdym planie. Od planu Starter strony list (zlecenia pracy, zasoby, części, lokalizacje, użytkownicy, dostawcy, klienci, plany konserwacji zapobiegawczej, zgłoszenia, narzędzia, projekty, inspekcje i inne) mają też przycisk Eksport, który zapisuje listę do pliku CSV lub Excel. Ten eksport uwzględnia aktualnie zastosowane filtry — możesz więc zawęzić go do jednej lokalizacji, jednego zespołu lub konkretnego przedziału dat.

1. Zastosuj filtry — Ustaw filtry listy tak, aby pokazywała potrzebne wiersze — eksport obejmie dokładnie te wiersze
2. Otwórz Eksport — Prawy górny róg strony listy; otwiera okno wyboru formatu
3. Wybierz CSV lub Excel — Od planu Starter. Excel (.xlsx) zachowuje typy komórek (liczby, daty); CSV to zwykły tekst UTF-8 dla każdego innego narzędzia
4. Pobierz — Plik pobiera się od razu w przeglądarce — nic nie jest wysyłane e-mailem

Dostępne formaty

Własność danych

Dane należą do Ciebie. FreeMaint przetwarza je w Twoim imieniu: Ty jesteś administratorem danych, a FreeMaint podmiotem przetwarzającym. Nigdy nie sprzedajemy ani nie udostępniamy Twoich danych i żaden model AI nie jest na nich trenowany. Aby ulepszać produkt, mierzymy, z których funkcji się korzysta — nazwy działań powiązane z Twoją firmą, nigdy ich treść: żadnych tekstów zleceń pracy, dokumentów ani zdjęć. Polityka prywatności wymienia, co jest zbierane i jak można się temu sprzeciwić.

Ponowny import wyeksportowanych danych

Eksporty używają tego samego układu kolumn co szablony importu masowego. Oznacza to, że możesz wyeksportować listę, zmodyfikować ją w Excelu i zaimportować z powrotem — na przykład aby masowo zaktualizować kategorie, osoby przypisane lub lokalizacje. Dopasowanie po oznaczeniu przypisuje wiersze z powrotem do wewnętrznych identyfikatorów, bez osieroconych rekordów. Daty i godziny są podane w strefie czasowej Twojej firmy, wskazanej w ostatniej kolumnie (timezone); import pomija tę kolumnę.

RODO i prawo do przenoszenia danych

Artykuł 20 RODO daje każdej osobie, której dane dotyczą, prawo do otrzymania swoich danych osobowych w ustrukturyzowanym, nadającym się do odczytu maszynowego formacie. FreeMaint realizuje to na dwa sposoby: opisanym wyżej eksportem na poziomie firmy oraz eksportem indywidualnym — każdy użytkownik może pobrać własne dane w Ustawienia → Pobierz moje dane i otrzymuje plik JSON z profilem, utworzonymi przez siebie zleceniami i zgłoszeniami, komentarzami, zgodami oraz historią aktywności. Nie wymaga to żadnych uprawnień ani płatnego planu. Usunięcie (art. 17) realizuje się w Ustawienia → Usuń konto.

Migracja z innego systemu CMMS

Jeśli przechodzisz z UpKeep, MaintainX, Fiix lub dowolnego innego systemu CMMS, typowa droga wygląda tak: wyeksportuj z systemu źródłowego każdy typ obiektu do CSV, zmapuj kolumny na szablon importu masowego FreeMaint, a następnie wgraj pliki. Funkcja dopasowania po oznaczeniu pozwala zachować zewnętrzne identyfikatory, dzięki czemu Twoje dotychczasowe etykiety zasobów i kody planów konserwacji zapobiegawczej przetrwają migrację.

1. Wyeksportuj dane z dotychczasowego systemu CMMS — Najpierw lokalizacje, potem zasoby, części, użytkownicy, a na końcu plany konserwacji zapobiegawczej i zlecenia pracy
2. Otwórz szablon FreeMaint — Otwórz stronę listy danego typu rekordów (Zasoby, Lokalizacje, Części…) i kliknij Importuj w prawym górnym rogu — następnie „Potrzebujesz szablonu?”, aby pobrać pusty plik Excel lub CSV
3. Zmapuj kolumny — Skopiuj swoje dane do szablonu, przypisując pola źródłowe do kolumn FreeMaint
4. Wgraj i sprawdź — Import masowy uruchamia się najpierw w trybie próbnym — przejrzyj różnice, a potem zatwierdź

Przeniesienie na inne konto FreeMaint

Aby przenieść dane z jednego konta FreeMaint na inne, wyeksportuj skoroszyt Excela w Ustawienia firmy → Dane → Eksportuj archiwum, a następnie zaimportuj każdy jego arkusz z odpowiedniej strony listy. Skoroszyt ma jeden arkusz na każdy typ rekordów, a jego kolumny odpowiadają już szablonom importu — nic nie trzeba edytować. Arkusz README podaje kolejność. Eksporty JSON, ZIP i SQL się do tego nie nadają — to archiwa i nic w FreeMaint ich nie odczytuje.

1. Wyeksportuj skoroszyt — Ustawienia firmy → Dane → Eksportuj archiwum → Excel. Bezpłatnie w każdym planie, także w Core
2. Zaloguj się na konto docelowe — Arkusze są dopasowywane po nazwie, więc kategorie i lokalizacje powstają na nowo podczas wczytywania
3. Importuj arkusz po arkuszu, po kolei — Lokalizacje, potem zasoby, części, użytkownicy, dostawcy i klienci, następnie plany konserwacji, zlecenia, zgłoszenia i narzędzia
4. Sprawdź podgląd przed zatwierdzeniem — Każdy import najpierw weryfikuje plik i pokazuje wiersze, których nie może przyjąć — nic nie zostaje zapisane przed potwierdzeniem

Strategia kopii zapasowych