Autorizações de Trabalho

As autorizações permitem trabalhos perigosos com requisitos de segurança.

Estados

Tipos de autorização

Cada autorização tem um tipo: Geral, Trabalho a quente, Espaço confinado, Trabalho em altura, Elétrico, Escavação ou Químico. O tipo determina que checklists e que etapas de aprovação se aplicam, pelo que já não pode ser alterado depois de a autorização ser submetida.

Checklists antes e após os trabalhos

Crie cada checklist uma única vez como modelo HSE (HSE > Modelos) com a categoria «Autorização — checklist antes dos trabalhos» ou «Autorização — checklist após os trabalhos», e escolha o tipo de autorização a que se aplica (ou todos os tipos).

• A checklist antes dos trabalhos é criada automaticamente quando a autorização é submetida, e a checklist após os trabalhos quando alguém clica em «Trabalho concluído»
• Ambas aparecem na autorização com um botão «Preencher», e todos os pontos obrigatórios têm de ser respondidos
• A autorização não pode ser ativada enquanto a checklist antes dos trabalhos não estiver concluída sem pontos obrigatórios não conformes, nem encerrada enquanto a checklist após os trabalhos não estiver concluída

Aprovações e encerramento

As etapas de aprovação configuram-se em Definições da empresa > Fluxos de trabalho > Autorizações de trabalho. A predefinição «Autorização de trabalho — assinatura conjunta Segurança + Zona» prevê uma revisão de Segurança e depois o responsável da zona (o responsável pela localização da autorização) antes da ativação, e a mesma dupla antes do encerramento.

• As etapas no estado «Aguardando encerramento» formam a assinatura de encerramento; a última assinatura encerra a autorização
• No plano Business, cada etapa pode ser limitada a alguns tipos de autorização, para que cada tipo tenha os seus próprios níveis de aprovação
• O aprovador seguinte é notificado assim que chega a sua vez, e o estado de uma autorização só muda através destas ações

Detalhes de Segurança

• Perigos identificados
• Precauções necessárias
• EPI necessários
• LOTO requerido / verificado
• Procedimento de emergência

Perigos e respetivas medidas (catálogo HSE)

Definições da empresa > Catálogo HSE reúne os perigos, precauções, EPI e procedimentos de emergência que se marcam numa permissão em vez de os voltar a escrever. Associe uma vez as medidas a um perigo e elas acompanham-no em cada permissão.

• Abra um perigo e escolha as suas precauções, EPI e procedimentos de emergência em «Medidas para este perigo»
• Marcar esse perigo numa permissão adiciona as suas medidas; remova as que não se aplicam a este trabalho
• Desmarcar o perigo retira apenas as medidas que ele adicionou — o que escolheu manualmente mantém-se
• Um procedimento de emergência sem perigo associado é uma instrução geral: marque-o em qualquer permissão
• Quando um elemento já é usado em permissões, desative-o em vez de o eliminar: sai dos formulários mas mantém-se nas permissões anteriores
• A permissão impressa mostra cada perigo na sua própria linha com os seus EPI e precauções, seguida das medidas gerais que se aplicam a todos os perigos
• Cada EPI recebe um pictograma, escolhido na sua ficha: o pictograma e o nome são o que uma ordem de trabalho mostra em «EPI obrigatório».

Campos obrigatórios

Um administrador escolhe os campos que todas as permissões têm de ter, em Definições da Empresa > Formulários e Fluxos > Formulário de permissão de trabalho. Título, Tipo de Licença, Válido de e Válido até são sempre obrigatórios. Enquanto não for guardada uma escolha, Localização e Ativo são obrigatórios.

• Escolha entre Localização, Ativo, Ordem de trabalho, Perigos, Precauções, EPI Obrigatório e Procedimento de Emergência.
• Exigir Ativo exige também Localização: o ativo escolhe-se dentro da localização.
• Perigos, Precauções, EPI Obrigatório e Procedimento de Emergência são preenchidos por um item do catálogo HSE ou por texto livre.
• Os formulários de criação e edição marcam estes campos com um asterisco e verificam-nos. Uma permissão criada automaticamente a partir de uma ordem de trabalho é verificada quando é submetida para aprovação.

Ligação com as ordens de trabalho

As licenças não são um registo isolado — estão diretamente ligadas às ordens de trabalho.

• Uma tarefa assinalada como 'Requer licença de trabalho' cria automaticamente uma licença ligada em rascunho quando a ordem de trabalho é criada
• Abra o separador 'Licenças de trabalho' da ordem de trabalho para criar ou associar uma licença manualmente
• «Criar permissão» nesse separador preenche a permissão com a referência e o título da ordem de trabalho, a sua localização e o seu ativo — verifique-os antes de guardar
• A ordem de trabalho não pode ser iniciada enquanto uma autorização associada do tipo exigido pela tarefa não estiver Aprovada ou Ativa
• As licenças seguem a sua própria cadeia de aprovação configurável (Definições da empresa > Fluxos de trabalho > Licenças de trabalho)

Os seus próprios campos numa licença

Uma licença de trabalho difere de local para local e de regulador para regulador: é por isso que é o próprio cliente a definir os campos, em vez de os adivinharmos. Definições da empresa > Campos personalizados > Licença de trabalho.

Documentos que expiram

Anexe à licença o comprovativo de seguro e as certificações dos trabalhadores, cada um com data de validade e lembrete. Um certificado caducado é pior do que nenhum — todos se julgam cobertos — por isso o aviso chega antes de o prestador aparecer.

Exportar o registo

O botão Exportar, no topo do ecrã Licenças de trabalho, descarrega o registo em CSV ou Excel. O ficheiro contém exatamente o que os filtros mostram: filtre primeiro, exporte depois. As licenças não se importam: uma licença é uma aprovação sustentada por uma cadeia de assinaturas, e um ficheiro capaz de criar licenças aprovadas anularia o propósito do registo.