Relatório diário de trabalho

No fim de um turno alguém tem de dizer o que foi feito. O relatório diário de trabalho responde a isso num único ecrã: todas as ordens de trabalho concluídas nesse dia, por quem, quanto tempo demoraram e o que ficou escrito no fecho — além de uma mensagem já pronta para colar no grupo de WhatsApp da equipa.

Onde encontrá-lo

Abra Relatórios e escolha «Relatório diário de trabalho». Abre no dia de hoje; use as setas ou o campo de data para ir para outro dia. São precisas as permissões de leitura de Relatórios e de Ordens de trabalho. Está disponível em todos os planos.

O que significam os quatro contadores

Cada contador responde a uma pergunta diferente e faz tanto sentido para um dia passado como para hoje.

Restringir o relatório

Filtre por equipa, localização ou técnico para preparar a passagem de turno de uma só equipa ou de um só local. Os contadores acompanham o filtro, por isso os números correspondem sempre à lista por baixo.

Várias equipas ou técnicos ao mesmo tempo

Equipa, Localização e Técnico aceitam várias seleções ao mesmo tempo, pelo que um único relatório pode abranger as duas ou três equipas que estiveram efetivamente de turno, em vez de obrigar a um relatório por equipa. O que selecionar é repetido no cabeçalho da mensagem, juntamente com o seu nome em «Elaborado por», para que quem o ler distinga uma passagem de turno de todo o sítio de uma limitada a poucas pessoas.

Partilhar

Os dois botões produzem a mesma mensagem. «Copiar para WhatsApp» coloca-a na área de transferência; «Partilhar no WhatsApp» abre o WhatsApp com a mensagem já escrita e só escolhe o grupo. O cartão Pré-visualização da mensagem mostra exatamente o que será enviado.

1. Escolha o dia e os filtros que quiser.
2. Verifique a Pré-visualização da mensagem no fim da página.
3. Toque em Partilhar no WhatsApp e escolha o grupo — ou toque em Copiar e cole onde quiser.

Porque é que o FreeMaint não publica sozinho no grupo

A API oficial do WhatsApp Business não permite enviar para grupos. Foi feita para conversas individuais entre uma empresa e um cliente, e a Meta nunca abriu o envio para grupos. As ferramentas que dizem o contrário controlam o WhatsApp Web de forma não oficial: isso viola as condições do WhatsApp e leva ao bloqueio do número. Preparar a mensagem e deixá-lo escolher o grupo é o único caminho que protege o seu número.

Guardar uma cópia em PDF

«Descarregar PDF», ao lado dos botões do WhatsApp, guarda o mesmo relatório como ficheiro PDF para o seu arquivo: os contadores, cada ordem de trabalho concluída com o técnico, a hora de conclusão, a duração e as notas, e o trabalho ainda em curso. Segue o dia e os filtros selecionados e é impresso no seu idioma e no fuso horário da sua empresa. A exportação em PDF está incluída a partir do plano Starter; no plano gratuito o botão mostra um cadeado.

Recebê-lo por e-mail todos os dias

Para o receber automaticamente, abra Relatórios, vá à galeria de modelos do sistema, duplique «Daily Work Report» e agende-o diariamente. A versão agendada cobre o dia completo anterior, pelo que um e-mail de manhã reporta um dia realmente terminado. Agendar um relatório exige o plano Business.

Que dia conta como hoje

O dia vai sempre de meia-noite a meia-noite no fuso horário da sua empresa, não no do dispositivo em que está a ler. Um trabalho terminado às 22:00 pertence ao relatório dessa noite mesmo quando em UTC já é amanhã. O fuso define-se nas Definições da empresa.