Relatórios de Manutenção

Meça a eficácia do programa de manutenção.

Métricas

• Rácio preventiva/corretiva (objetivo 80:20)
• Cumprimento do calendário de MP
• Carteira de ordens de trabalho pendentes
• Produtividade dos técnicos
• Taxa de reparação à primeira

Taxa de conclusão da equipa

A taxa de conclusão nas Análises conta ordens de trabalho E inspeções em conjunto, no mesmo período. Quem só tem inspeções deixa de aparecer a 0%. Quando nada foi atribuído no período, a taxa mostra «—» em vez de um zero, e essas pessoas ficam de fora da média. Um trabalho de vários ativos conta uma intervenção por ativo, nunca a ordem que as agrupa, e uma ronda de inspeção partilhada conta na linha de cada membro da equipa (uma só vez nos totais da equipa).

Agrupar por equipa (secção)

Em Análises → Equipa, o seletor «Agrupar por» mostra os mesmos números por equipa em vez de por pessoa — útil quando uma equipa partilha as inspeções agendadas e nenhum nome isolado reflete o trabalho. O trabalho atribuído a uma equipa mas a ninguém em concreto só aparece na vista de equipa. Requer o plano Business; os itens sem equipa atribuída não são contados.

Escolher que colunas mostrar

O botão «Colunas» acima da tabela oculta ou mostra cada coluna — por exemplo, manter apenas «Ordens de trabalho concluídas» e «Inspeções concluídas». A sua escolha fica guardada na sua conta e «Repor colunas» repõe todas.

Indicadores de manutenção preventiva

Analytics → Preventiva calcula os números acima a partir das suas ordens de trabalho, com os mesmos filtros de período, ativo, localização e equipa das restantes separadores. Cada um mostra a base sobre a qual foi calculado; quando nada é mensurável no período aparece um travessão, nunca 0%.

• Cumprimento do plano PM — trabalhos planeados concluídos até à data de vencimento, sobre os que tinham uma
• Taxa de conclusão PM — trabalhos planeados concluídos, sobre os abertos no período
• PM em atraso — trabalhos planeados fora do prazo e por concluir
• Acumulado PM — trabalhos planeados ainda abertos, agendados, em curso ou suspensos
• Quota preventiva — trabalho preventivo face ao corretivo e de emergência

Trabalho por tipo de manutenção

Relatórios → Rácio PM e o ecrã Relatórios da aplicação móvel mostram como as suas ordens de trabalho se distribuem pelos sete tipos de manutenção, agrupados em proativo (preventiva, preditiva, inspeção), reativo (corretiva, emergência) e melhoria e projetos. Baseia-se no tipo indicado em cada ordem; as ordens canceladas não são contadas. O relatório web segue o período escolhido; o ecrã móvel cobre os últimos 12 meses.

Relatórios agendados: período e formatos

Ao agendar um relatório, «Período abrangido» define o intervalo de tempo que inclui. Ver e executar os modelos de relatório é gratuito em todos os planos; agendar o seu envio automático por e-mail requer o plano Starter (os agendamentos criados antes continuam a ser executados).

• «Mês civil anterior» e «Trimestre civil anterior» abrangem um mês ou um trimestre completo — ideal para um relatório mensal enviado no dia 1
• Num agendamento mensal, o dia 31 («Último dia do mês») significa o último dia de cada mês
• Formatos de saída: PDF (com gráficos), Excel e CSV
• O e-mail indica o período exato abrangido
• O relatório é redigido no idioma da pessoa que criou o envio agendado: títulos das secções, colunas, estados, prioridades e datas. Os nomes que introduziu (categorias, ativos, causas de avaria) mantêm-se tal como foram escritos.
• Para alterar a ordem das secções na sua cópia de um modelo, aceda a Relatórios › Modelos › As suas cópias, clique em Secções e mova cada secção com as setas (plano Business).
• «Anual» envia o relatório uma vez por ano, no mês e no dia escolhidos. Combine-o com o período «Ano civil anterior» para o fecho de fim de ano; «Ano até à data» abrange de 1 de janeiro até à data de envio.
• Na mesma janela Secções, desmarque «Mostrar no relatório» para retirar uma secção da sua cópia. Pelo menos uma secção tem de ficar visível (plano Business).
• «Nome do relatório» é o título do relatório: aparece no topo do PDF, no assunto do e-mail e no nome do ficheiro. Dê a cada envio um nome próprio (p. ex. «Relatório mensal», «Relatório anual») para que os destinatários os distingam.
• «Limitar a» envia o mesmo relatório para uma única área: escolha localizações (sublocalizações incluídas) e/ou categorias de ordens de trabalho, e crie um envio por responsável de área. As secções de compras e energia não são limitadas e indicam-no.
• «Comparar com o período anterior» (marcado por defeito) mostra ▲/▼ no resumo executivo; desmarque enquanto os seus períodos anteriores ainda não forem comparáveis, por exemplo nos primeiros meses. Um valor registado pela primeira vez durante o período anterior já mostra «n/d».
• «Não enviar se o período não tiver ordens de trabalho» evita o e-mail de um período sem atividade; «Enviar-me um teste» permite escolher o período do teste sem alterar o agendamento.
• «Mês em curso» abrange do dia 1 do mês atual até à data de envio — útil para um teste ou um ponto de situação a meio do mês. O resumo executivo compara-o então com os mesmos dias do mês anterior.

Quem recebe um relatório agendado

Os destinatários são escolhidos entre os colegas que podem ler relatórios no FreeMaint. Criar ou alterar um agendamento exige as permissões «Relatórios › Criar» e «Relatórios › Exportar»; «Enviar-me um teste» exige apenas «Relatórios › Exportar».

• Um relatório agendado é lido com as permissões do seu autor (a pessoa que guardou o agendamento): nunca mostra mais do que essa pessoa pode ver. Depois, cada destinatário recebe os montantes (custos, despesas, custo de energia, valor dos ativos) só se os puder ver; os restantes recebem o mesmo relatório sem montantes, e o autor é avisado uma vez de quem o recebeu sem montantes.
• Já não é possível adicionar endereços de e-mail fora do FreeMaint: convide antes a pessoa para o FreeMaint. Os endereços adicionados antes continuam a receber o relatório, sempre sem montantes, e podem ser removidos a qualquer momento.
• Um agendamento que ainda é enviado para um endereço externo é colocado em pausa se o seu autor deixar de ver toda a empresa; o autor é avisado.
• Um destinatário que sai, ou perde o acesso aos relatórios, é ignorado no envio seguinte; o autor recebe um único aviso, na aplicação e por e-mail, e não um por envio.
• Para receber os montantes, um destinatário precisa: para os custos das ordens de trabalho, de «Custos Relatórios», «Ver custos nas análises e painéis» e «Ver custos Ordens de trabalho»; para a despesa por fornecedor e o custo das peças, de «Custos Relatórios» mais «Ver preços Inventário» ou «Ver preços Ordens de compra»; para o custo de energia, de «Ver custos nas análises e painéis»; para os custos de substituição e de aquisição dos ativos, de «Ver valor Ativos».
• «Enviar-me um teste» envia o relatório só para si, com o que pode ver — nunca para os destinatários. Os destinatários recebem-no à hora agendada, cada um com os montantes que pode ver.

Relatório mensal de manutenção

No modelo «Monthly Maintenance Report», «Work orders completed» passa a contar todas as ordens de trabalho terminadas no período — concluídas, validadas ou fechadas. Uma nova secção, «Custo de manutenção por ativo», mostra para onde foi o orçamento de manutenção, do total mais alto para o mais baixo:

• Para cada ativo: o número de ordens de trabalho terminadas e os respetivos custos de mão de obra, peças e serviços externos
• O custo total de manutenção do período
• O número de ativos intervencionados
• O custo médio por ativo
• Os montantes requerem o plano Business e as permissões de custos indicadas em «Quem recebe um relatório agendado», para o autor do agendamento e para cada destinatário. Abaixo do plano Business, a secção mostra «Custo de manutenção por ativo — disponível no plano Business»; para um destinatário sem a permissão, mostra «Não incluído: a conta para a qual este relatório é gerado não tem permissão para ver estes dados.»
• A repartição por causa de avaria conta apenas as ordens de trabalho corretivas e de emergência: um trabalho preventivo não tem avaria a classificar.
• «Resumo executivo» coloca primeiro os números-chave: custo total de manutenção, ativos intervencionados, OT concluídas, percentagem preventiva e paragens não planeadas, cada um comparado com o período anterior (a percentagem preventiva em pontos percentuais). Se o período anterior não tiver dados, a comparação indica «n.d.»; com o resumo executivo visível, a secção de custo por ativo deixa de repetir o custo total e os ativos intervencionados.
• «OT por código de avaria (top 20)» conta as OT corretivas e de emergência pelos códigos de avaria que os técnicos escolhem (problema, causa, solução). Problemas, causas e soluções são classificados em separado, cada um com o seu gráfico.
• As OT sem ativo são agrupadas pela sua localização em vez de uma única linha «sem ativo». O mesmo acontece em «OT por ativo (top 20)».
• As cópias criadas antes destas duas secções recebem-nas ocultas: marque «Mostrar no relatório» em Secções para as ativar.
• «Custo de manutenção por ativo» lista cada ativo intervencionado no período (até 200), com o seu custo preventivo (trabalhos preventivos, preditivos e de inspeção) e o seu custo corretivo (trabalhos corretivos e de emergência); os trabalhos de melhoria e de projeto contam apenas no total. O gráfico mostra os 10 ativos mais dispendiosos, com cada barra dividida em preventivo / corretivo.
• «Ativos críticos — avarias repetidas» lista os ativos com duas ou mais OT corretivas no período, com o código de avaria mais frequente e quantas vezes voltou a ocorrer. A contagem recomeça em cada período. As cópias existentes recebem-na oculta: marque «Mostrar no relatório» em Secções.