Import CSV

Importați active, piese, locații, utilizatori, furnizori, clienți, ordine de lucru, planuri PM și cereri prin CSV.

Tipuri acceptate

• Active
• Piese
• Locații
• Utilizatori
• Furnizori
• Clienți
• Ordine de lucru
• Planuri PM
• Cereri
• Incidente de active

Proces

1. Descărcați șablonul
2. Completați-l cu date
3. Salvați ca CSV UTF-8
4. Încărcați fișierul
5. Verificați rezultatul validării
6. Confirmați importul

Cât de mare poate fi un fișier

Până la 8 000 de rânduri per fișier. Această limită se aplică UNUI SINGUR FIȘIER, nu contului tău: nu există niciun plafon pentru numărul de echipamente, piese, locații sau alte înregistrări pe care le poți deține, în niciun plan, inclusiv planul Core gratuit. Un set de date mai mare se împarte pur și simplu în mai multe fișiere importate unul după altul, iar fiecare import se adaugă la ce există deja. Fișierele foarte mari durează în plus mai mult și produc un raport de erori mai lung, așa că 2 000–5 000 de rânduri per fișier sunt de obicei mai comode decât un singur fișier la limită. Excepție: un fișier de piese ale cărui rânduri indică atât o cantitate, cât și o locație, importat în modul „Actualizează doar existente” sau „Actualizează existente și creează restul”, actualizează stocul locație cu locație și este limitat la 2 500 de rânduri per fișier, deoarece fiecare astfel de rând durează mai mult la salvare.

Actualizarea înregistrărilor existente

Exportă datele, editează-le și încarcă fișierul din nou. FreeMaint potrivește fiecare rând cu înregistrarea sa existentă prin coloana ID (sau Referință), astfel încât înregistrările sunt actualizate în loc să fie duplicate. La pasul de previzualizare, alege cum se aplică importul:

Exportați, editați în Excel, reimportați

Fișierul exportat și șablonul de import folosesc acum aceleași coloane: puteți exporta datele, le puteți edita în Excel și le puteți încărca înapoi direct, fără să adăugați sau să redenumiți coloane. Nu modificați coloana ID: ea asociază fiecare rând cu înregistrarea existentă, astfel încât aceasta să fie actualizată, nu duplicată. Coloanele care nu pot fi importate (În stoc, Comandate, Cost total, date) sunt indicate ca ignorate la pasul de asociere.

O coloană ȘTEARSĂ din fișier sau o celulă lăsată GOALĂ își păstrează valoarea salvată. Așa actualizezi un lucru fără a-l deranja pe altul: pentru a completa costul unitar la sute de piese fără a atinge stocurile, șterge coloana Cantitate înainte de încărcare. Valoarea totală se recalculează automat din noul cost unitar.

Pentru a șterge în schimb o valoare salvată, scrieți NONE în celulă (cu majuscule sau minuscule). Funcționează la active pentru Model, Producător, Descriere, Zonă și Cod de bare, iar la piese pentru Descriere, Cod piesă, Producător și Loc de depozitare; NONE în Locație (Nume) desprinde piesa de locația ei, iar NONE în Client (Nume) desprinde activul de clientul său. NONE șterge doar pe un rând care actualizează o înregistrare existentă: pe un rând care creează una nouă este ignorat, iar câmpul rămâne gol. O cratimă (-) nu este citită ca NONE: se salvează exact cum a fost scrisă.

Coduri de bare ale activelor deja folosite

Înaintea unui import de active, previzualizarea vă arată ce rânduri au același cod de bare ca un alt rând din fișier și ce rânduri au un cod de bare pe care îl are deja alt activ. Crearea acestor rânduri ar da același cod la două active; actualizarea activului care are codul, nu. Dacă compania dumneavoastră a activat „Coduri de bare unice pentru active”, aceste rânduri sunt refuzate și listate împreună cu motivul, iar restul fișierului este importat.

Câmpuri personalizate într-un import

Câmpurile dvs. personalizate apar ca coloane cf_ în export și pot fi completate și reimportate. Omiteți o coloană cf_ din fișier pentru a păstra valoarea salvată; includeți-o cu celula goală pentru a o șterge.

Persoane de contact ale furnizorului

Furnizorii acceptă persoane de contact individuale direct la import și export. Adăugați coloane numerotate — Contact 1 Name, Contact 1 Email, Contact 1 Phone, Contact 1 Role, Contact 1 Primary — și repetați cu Contact 2, Contact 3 și așa mai departe, pentru câte persoane de contact aveți nevoie. Doar numele este obligatoriu; e-mailul poate rămâne necompletat. Exportul furnizorilor include deja aceste coloane, așa că puteți exporta, edita și reîncărca. La actualizare, prezența oricărei coloane Contact înlocuiește persoanele de contact ale acelui furnizor; omiteți coloanele Contact pentru a le păstra pe cele existente.

Importarea unei ierarhii de locații

Locațiile pot fi imbricate oricât de adânc este nevoie. În coloana Locație părinte, introduceți numele părintelui — sau, când sublocațiile au același nume în ramuri diferite, calea completă ale cărei niveluri sunt separate prin « > » (de exemplu: Sit A > Clădirea 1 > Etajul 2). Astfel puteți reutiliza un nume precum «Birou» sau «Coridor» sub părinți diferiți fără niciun conflict. Exporturile completează deja această coloană cu calea completă, așa că un fișier exportat se reimportă exact așa cum era.

Persoanele sunt identificate, niciodată duplicate

O persoană este identificată după ID, apoi după e-mail, apoi după numele de utilizator: reimportarea unui export de personal nu creează niciodată un al doilea cont pentru cineva pe care îl aveți deja. În modul „Creează doar noi”, acele rânduri sunt omise și listate după nume. În ambele moduri de actualizare, dintr-un fișier se modifică doar prenumele și numele: rolul, e-mailul, numele de utilizator și parola nu sunt niciodată schimbate printr-un import. Două persoane cu același nume rămân două persoane — un nume nu este o identitate.