Onay İş Akışı

Onay iş akışı, kaynak taahhüt etmeden önce taleplerin düzgün şekilde incelenmesini sağlar.

Kim Onaylayabilir

• Yönetici — Tam yetki
• Müdür — Kendi kapsamı dahilinde
• Süpervizör — Kendi ekipleri için

Yapılandırılabilir İş Akışı Motoru

FreeMaint, şirket bazlı onay iş akışlarını destekler. Şirket Ayarları → İş Akışlarına gidin ve farklı onaylayıcı tipleriyle Talepler için adımlar ekleyin.

Onaylayıcı Tipleri

• ROLE — belirtilen role sahip herhangi bir kullanıcı
• USER — belirli bir kullanıcı
• CREATOR — orijinal talep eden
• ASSIGNEE — atanmış kullanıcı
• TEAM_LEADER — bağlı varlığın takım lideri
• REQUESTER_LOCATION_MANAGER — talep edenin konumunun/bölümünün yöneticisi
• TARGET_LOCATION_MANAGER — talebin konumunun/bölümünün yöneticisi
• REQUEST_SECTION_MANAGER — talebin Sorumlu Bölümünün (Takım) yöneticisi (lideri)

Adım Başına Gerekli Alanlar

Her adım, geçişe izin vermeden önce açıklama, varlık, konum, kategori, fotoğraflar veya herhangi bir özel alan (custom:<ad>) gibi alanları zorunlu kılabilir. Bir iş emrini tamamlarken bir sayaç okuması da zorunlu kılabilirsiniz — çalışma saati veya kilometre bazlı bakım için kullanışlıdır.

Talebi reddetme

Bir talep yalnızca Beklemede veya İnceleniyor durumundayken reddedilebilir. Onaylandıktan sonra talep otomatik olarak bir iş emrine dönüşür ve artık reddedilemez — bunun yerine oluşan iş emrini iptal edin. Reddet düğmesi görünmüyorsa, talep inceleme aşamasını çoktan geçmiştir.

Hızlı şablonlar

Adımları elle oluşturmak yerine Şirket Ayarları → İş Akışları'nı açın, Talep sekmesini seçin ve bir hızlı şablon uygulayın: tek seviye için 'İş emrinden önce yönetici onayı' veya bir departman incelemesi ardından tesis yöneticisi onayı için 'İki seviyeli talep onayı'. Her şablon, kendi tam rollerinize yeniden atayabileceğiniz düzenlenebilir adımlar oluşturur.

Sorumlu bölüme göre yönlendirme

Onay, işin yapıldığı yeri (Konum) veya sorumlu olanı (Bölüm) takip edebilir. Kurumsal sorumluluk için — Bina, Elektrik, Atölye vb. — her bölümü bir Takım olarak modelleyin ve liderini bölüm yöneticisi olarak ayarlayın. Talep formunuzda «Sorumlu Bölüm» alanını açın, ardından «Bölüm Yöneticisi (Takım Lideri)» onaylayıcısıyla bir Talep iş akışı adımı ekleyin. Talep, konumdan bağımsız olarak yalnızca talep edenin seçtiği bölümün yöneticisine yönlendirilir — tek bir konum birden çok bölümün işini barındırabilir. Sorumluluğu gerçekten konuma bağlı olan kuruluşlar için «Hedef Konum Yöneticisi» onaylayıcısı bunun yerine Konuma göre yönlendirir.

Kategoriye göre yönlendirme

Bir talep kategorisi varsayılan bir Sorumlu Bölüm taşıyabilir (Şirket Ayarları > Kategoriler, «Talepler için varsayılan sorumlu bölüm»). Bu kategoriyle ve kendi bölümü olmadan açılan yeni bir talep, oluşturulur oluşturulmaz o takıma gönderilir: takımın lideri bilgilendirilir ve rolü kendi takımının verileriyle sınırlı olan takım üyeleri talebi görür. Bu, genel bir QR kodu için idealdir: talep eden «BT» ya da «Tesisat» seçer ve doğru departman talebi alır. Formda seçilen bir bölüm her zaman önceliklidir, gözlemler asla yönlendirilmez ve kategorinin sonradan değiştirilmesi talebi yeniden yönlendirmez. Varsayılan olarak yalnızca yönetici bilgilendirilir. Bölümün her üyesini de bilgilendirmek için Şirket Ayarları > Bildirimler > «Gelişmiş bildirim yapılandırması» içinde «Talep Oluşturuldu» satırındaki «Bölüm üyeleri» seçeneğini işaretleyin; rolü talebi açmaya izin vermeyen üyeler bilgilendirilmez.

Sorumlu bölüme göre filtreleme

Talep listesi bir veya birkaç sorumlu bölüme daraltılabilir. Filtre çubuğunu açın ve sorumlu olduğunuz bölümleri seçin — filtre çoklu seçime izin verir, dolayısıyla «elektrik veya mekanik» iki soru değil tek bir sorudur. Diğer tüm filtrelerle birleşir ve görmenize izin verilen şeyi asla genişletmez: rolünüz kendi ekiplerinizle sınırlıysa, bu kapsamın dışındaki bir bölümü istemek başkasının taleplerini değil, boş bir liste döndürür. Filtre yalnızca şirketinizde en az bir etkin ekip olduğunda görünür.

Talep türüne göre yönlendirme (iyileştirme / onarım)

Business planında, Talepler iş akışının her adımı belirli talep türleriyle sınırlandırılabilir. Şirket Ayarları → İş Akışları → Talepler'i açın, bir adımı genişletin ve "Talep türlerine uygulanır" altında türleri işaretleyin. Tipik kurulum: İyileştirme türüyle sınırlı, Hedef Konum Sorumlusuna — her konumda "Yönetici / bölüm şefi" alanıyla tanımlanan bölgenin üretim sorumlusuna — yönlendirilen bir "İyileştirme onayı" adımı, artı diğer türler için bakım sorumlusu rolüne yönlendirilen bir "Onarım onayı" adımı. Böylece her talep yalnızca kendi türünün onay zincirini izler; hiçbir türü işaretlenmemiş adım tüm taleplere uygulanmaya devam eder. Tek tıklık "Talep türüne göre yönlendirme (iyileştirme / onarım)" ön ayarı bunu sizin için kurar.

Acil talepleri otomatik onayla

Şirket Ayarları → İş Akışları → Talepler bölümünü açın ve «Acil talepleri otomatik onayla» seçeneğini etkinleştirin. Etkinleştirildiğinde, Acil olarak işaretlenen herhangi bir talep onay iş akışını atlar ve hemen bir iş emri oluşturulur. Devre dışı bırakıldığında (varsayılan), acil talepler normal onay yönlendirmesini izler. Her otomatik onay, izlenebilirlik için talep geçmişine kaydedilir.

Kimin onayladığını veya reddettiğini görme

Bir talep onaylandığında veya reddedildiğinde, talebin üst kısmındaki bir bilgi şeridi kararı kimin verdiğini, ne zaman verdiğini ve red nedenini gösterir. Birden fazla yöneticinin veya bakım planlayıcısının talepleri inceleyebildiği durumlarda işe yarar. Aynı bilgi talebin PDF'inde ve Etkinlik sekmesinde de görünür.