রক্ষণাবেক্ষণ প্রতিবেদন

রক্ষণাবেক্ষণ প্রোগ্রামের কার্যকারিতা পরিমাপ করুন।

মেট্রিক্স

• PM বনাম সংশোধনমূলক অনুপাত (লক্ষ্য ৮০:২০)
• PM সময়সূচি মেনে চলা
• কাজের নির্দেশনার ব্যাকলগ
• টেকনিশিয়ানের উৎপাদনশীলতা
• প্রথমবার সমাধানের হার

দলের সম্পন্নতার হার

বিশ্লেষণে সম্পন্নতার হার এখন একই সময়কালে কাজের নির্দেশনা এবং পরিদর্শন—দুটোই গণনা করে। যাঁর কেবল পরিদর্শন আছে, তিনি আর ০% দেখান না। ওই সময়ে কিছুই বরাদ্দ না হলে শূন্যের বদলে « — » দেখানো হয় এবং তাঁরা গড় থেকে বাদ থাকেন। একাধিক সম্পদের কাজে প্রতিটি সম্পদের জন্য একটি কাজ গোনা হয়, যে আদেশ সেগুলো একত্র করে সেটি কখনও নয়, আর একটি যৌথ পরিদর্শন রাউন্ড দলের প্রত্যেক সদস্যের সারিতে গোনা হয় (দলের মোটে একবারই)।

দল (সেকশন) অনুযায়ী গ্রুপ

বিশ্লেষণ → দল এ, “গ্রুপ করুন” সুইচ একই সংখ্যাগুলি ব্যক্তির বদলে দল অনুযায়ী দেখায় — যখন একটি দল নির্ধারিত পরিদর্শনের দায়িত্ব ভাগ করে নেয় এবং কোনো একটি নাম কাজটি ফুটিয়ে তোলে না তখন এটি উপকারী। দলকে দেওয়া কিন্তু নির্দিষ্ট কারো নামে না থাকা কাজ কেবল দল ভিউতেই দেখা যায়। Business প্ল্যান প্রয়োজন; কোনো দলে বরাদ্দ নয় এমন আইটেম গণনা করা হয় না।

কোন কলাম দেখানো হবে তা বেছে নিন

তালিকার উপরে “কলাম” বোতাম প্রতিটি কলাম লুকায় বা দেখায় — যেমন কেবল “সম্পন্ন কাজের নির্দেশনা” এবং “সম্পন্ন পরিদর্শন” রাখা। আপনার পছন্দ অ্যাকাউন্টে সংরক্ষিত হয়, এবং “কলাম রিসেট করুন” সবগুলো ফিরিয়ে আনে।

প্রতিরোধমূলক রক্ষণাবেক্ষণের সূচক

Analytics → প্রতিরোধমূলক আপনার নিজের কাজের নির্দেশনা থেকেই উপরের সংখ্যাগুলো হিসাব করে, অন্য ট্যাবগুলোর মতো একই সময়কাল, সম্পদ, অবস্থান ও দলের ফিল্টার ব্যবহার করে। প্রতিটি সূচক কোন ভিত্তির উপর হিসাব হয়েছে তা দেখায়; সময়কালে মাপার মতো কিছু না থাকলে ০% নয়, একটি ড্যাশ দেখায়।

• PM সময়সূচি সম্মতি — নির্ধারিত তারিখে বা তার আগে শেষ হওয়া পরিকল্পিত কাজ, যেগুলোর তারিখ ছিল তার অনুপাতে
• PM সম্পন্নতার হার — শেষ হওয়া পরিকল্পিত কাজ, সময়কালে খোলা কাজের অনুপাতে
• মেয়াদোত্তীর্ণ PM — নির্ধারিত তারিখ পেরিয়ে যাওয়া এবং অসমাপ্ত পরিকল্পিত কাজ
• PM জমা কাজ — এখনও খোলা, সময়সূচিভুক্ত, চলমান বা স্থগিত পরিকল্পিত কাজ
• প্রতিরোধমূলকের অংশ — সংশোধনমূলক ও জরুরি কাজের তুলনায় প্রতিরোধমূলক কাজ

রক্ষণাবেক্ষণের ধরন অনুযায়ী কাজ

রিপোর্ট → PM অনুপাত এবং মোবাইল অ্যাপের রিপোর্ট স্ক্রিন দেখায় আপনার কাজের নির্দেশনাগুলো সাতটি রক্ষণাবেক্ষণ ধরনে কীভাবে ভাগ হয়েছে — সক্রিয়-প্রতিরোধমূলক (প্রতিরোধমূলক, পূর্বাভাসমূলক, পরিদর্শন), প্রতিক্রিয়াশীল (সংশোধনমূলক, জরুরি) এবং উন্নয়ন ও প্রকল্প গোষ্ঠীতে। প্রতিটি নির্দেশনায় নির্ধারিত ধরন গণনা করা হয়; বাতিল নির্দেশনা গণনা হয় না। ওয়েব রিপোর্ট আপনার বেছে নেওয়া সময়কাল অনুসরণ করে, মোবাইল স্ক্রিন গত ১২ মাস দেখায়।

নির্ধারিত রিপোর্ট: সময়কাল ও ফরম্যাট

রিপোর্ট নির্ধারণ করার সময় "আওতাভুক্ত সময়কাল" ঠিক করে রিপোর্টে কোন সময়সীমা থাকবে। রিপোর্ট টেমপ্লেট দেখা ও চালানো সব প্ল্যানে বিনামূল্যে; ইমেইলে স্বয়ংক্রিয় প্রেরণের সময়সূচি করতে Starter প্ল্যান প্রয়োজন (আগে তৈরি সময়সূচিগুলি চলতে থাকবে)।

• "আগের ক্যালেন্ডার মাস" ও "আগের ক্যালেন্ডার ত্রৈমাসিক" পুরো একটি মাস বা ত্রৈমাসিক জুড়ে থাকে — মাসের 1 তারিখে পাঠানো মাসিক রিপোর্টের জন্য আদর্শ
• মাসিক সময়সূচিতে 31 তারিখ ("মাসের শেষ দিন") মানে প্রতি মাসের শেষ দিন
• আউটপুট ফরম্যাট: PDF (চার্টসহ), Excel ও CSV
• ই-মেইলে আওতাভুক্ত সময়কাল সঠিকভাবে উল্লেখ থাকে
• রিপোর্টটি সেই ব্যক্তির ভাষায় লেখা হয় যিনি নির্ধারিত পাঠানোটি তৈরি করেছেন: সেকশনের শিরোনাম, কলাম, স্ট্যাটাস, অগ্রাধিকার ও তারিখ। আপনি নিজে যে নামগুলো লিখেছেন (বিভাগ, অ্যাসেট, ব্যর্থতার কারণ) সেগুলো যেমন লেখা হয়েছে তেমনই থাকে।
• কোনো টেমপ্লেটের কপিতে সেকশনগুলোর ক্রম বদলাতে রিপোর্ট › টেমপ্লেট › আপনার কপিগুলো-তে যান, সেকশন-এ ক্লিক করুন এবং তীর দিয়ে প্রতিটি সেকশন সরান (Business প্ল্যান)।
• «বার্ষিক» আপনার বেছে নেওয়া মাস ও দিনে বছরে একবার রিপোর্ট পাঠায়। বছর শেষের হিসাবের জন্য এটি «আগের ক্যালেন্ডার বছর» সময়কালের সঙ্গে ব্যবহার করুন; «বছরের শুরু থেকে আজ পর্যন্ত» ১ জানুয়ারি থেকে পাঠানোর তারিখ পর্যন্ত সময় ধরে।
• একই «সেকশন» উইন্ডোতে «রিপোর্টে দেখান» থেকে টিক তুলে দিলে সেকশনটি আপনার কপি থেকে বাদ যায়। অন্তত একটি সেকশন দৃশ্যমান রাখতে হবে (Business প্ল্যান)।
• “রিপোর্টের নাম” রিপোর্টের শিরোনাম: এটি PDF-এর শুরুতে, ইমেলের বিষয়ে এবং ফাইলের নামে দেখা যায়। প্রাপকরা যেন আলাদা করতে পারেন, তাই প্রতিটি পাঠানোর নিজস্ব নাম দিন (যেমন “মাসিক রিপোর্ট”, “বার্ষিক রিপোর্ট”)।
• “সীমাবদ্ধ করুন” একই রিপোর্ট কেবল একটি এলাকার জন্য পাঠায়: অবস্থান (উপ-অবস্থান সহ) এবং/অথবা কাজের নির্দেশনার বিভাগ বেছে নিন, এবং প্রতিটি এলাকার দায়িত্বপ্রাপ্তের জন্য একটি পাঠানো তৈরি করুন। ক্রয় ও শক্তি অংশ সীমাবদ্ধ হয় না এবং তা জানায়।
• "আগের সময়কালের সঙ্গে তুলনা করুন" (ডিফল্টভাবে টিক দেওয়া) নির্বাহী সারসংক্ষেপে ▲/▼ দেখায়; আপনার আগের সময়কালগুলো এখনও তুলনীয় না হলে (যেমন প্রথম কয়েক মাস) টিক তুলে দিন। আগের সময়কালের ভেতরে প্রথমবার রেকর্ড হওয়া সংখ্যা আগে থেকেই "প্রযোজ্য নয়" দেখায়।
• "সময়কালে কোনো কাজের নির্দেশনা না থাকলে পাঠাবেন না" শান্ত সময়কালের ইমেইল এড়ায়; "আমাকে একটি পরীক্ষা পাঠান" সময়সূচি না বদলে পরীক্ষার সময়কাল বেছে নিতে দেয়।
• «চলতি মাস» চলতি মাসের 1 তারিখ থেকে পাঠানোর তারিখ পর্যন্ত সময় জুড়ে থাকে — পরীক্ষা বা মাসের মাঝামাঝি যাচাইয়ের জন্য সুবিধাজনক। তখন নির্বাহী সারসংক্ষেপ এটিকে আগের মাসের একই দিনগুলোর সঙ্গে তুলনা করে।

নির্ধারিত রিপোর্ট কে পান

FreeMaint-এ রিপোর্ট পড়তে পারেন এমন সহকর্মীদের মধ্য থেকে প্রাপক বেছে নেওয়া হয়। সময়সূচি তৈরি বা পরিবর্তন করতে “প্রতিবেদন › তৈরি” ও “প্রতিবেদন › এক্সপোর্ট” অনুমতি লাগে; “আমাকে একটি পরীক্ষা পাঠান”-এর জন্য শুধু “প্রতিবেদন › এক্সপোর্ট” লাগে।

• নির্ধারিত রিপোর্ট তার লেখকের (যিনি সময়সূচি সংরক্ষণ করেছেন) অনুমতি দিয়ে পড়া হয়: সেই ব্যক্তি যা দেখতে পারেন তার বেশি এটি কখনো দেখায় না। এরপর প্রত্যেক প্রাপক দেখার অনুমতি থাকলেই কেবল অর্থের পরিমাণ (খরচ, ব্যয়, শক্তির খরচ, সম্পদের মূল্য) পান; বাকিরা একই রিপোর্ট অর্থের পরিমাণ ছাড়া পান, এবং কে অর্থের পরিমাণ ছাড়া পেয়েছেন তা লেখককে একবার জানানো হয়।
• FreeMaint-এর বাইরের ইমেল ঠিকানা আর যোগ করা যাবে না: পরিবর্তে ব্যক্তিটিকে FreeMaint-এ আমন্ত্রণ জানান। আগে যোগ করা ঠিকানাগুলো সবসময় অর্থের পরিমাণ ছাড়াই রিপোর্ট পেতে থাকে এবং যেকোনো সময় সরানো যায়।
• যে সময়সূচি এখনও বাইরের কোনো ঠিকানায় যায়, তার লেখক পুরো কোম্পানি আর না দেখলে সেটি স্থগিত হয়; লেখককে জানানো হয়।
• যে প্রাপক চলে যান বা রিপোর্টে অ্যাক্সেস হারান, পরের পাঠানোয় তাকে বাদ দেওয়া হয়; লেখক প্রতিবার নয়, অ্যাপে ও ইমেলে একবারই সতর্কবার্তা পান।
• অর্থের পরিমাণ পেতে একজন প্রাপকের প্রয়োজন: কাজের নির্দেশনার খরচের জন্য “খরচ প্রতিবেদন”, “বিশ্লেষণ ও ড্যাশবোর্ডে খরচ দেখা” ও “খরচ দেখুন কাজের নির্দেশনা”; সরবরাহকারীভিত্তিক ব্যয় ও যন্ত্রাংশের খরচের জন্য “খরচ প্রতিবেদন” এবং “মূল্য দেখুন ইনভেন্টরি” বা “মূল্য দেখুন ক্রয় আদেশ”; শক্তির খরচের জন্য “বিশ্লেষণ ও ড্যাশবোর্ডে খরচ দেখা”; সম্পদের প্রতিস্থাপন ও ক্রয় খরচের জন্য “মান দেখুন সম্পদ”।
• “আমাকে একটি পরীক্ষা পাঠান” রিপোর্টটি শুধু আপনাকে পাঠায়, আপনি যা দেখতে পারেন তা দিয়ে — প্রাপকদের কখনো নয়। প্রাপকেরা নির্ধারিত সময়ে এটি পান, প্রত্যেকে যে অর্থের পরিমাণ দেখতে পারেন তা সহ।

মাসিক রক্ষণাবেক্ষণ রিপোর্ট

"মাসিক রক্ষণাবেক্ষণ রিপোর্ট" টেমপ্লেটে "সম্পন্ন কাজের নির্দেশনা" এখন সময়কালের মধ্যে শেষ হওয়া প্রতিটি কাজের নির্দেশনা গণনা করে — সম্পন্ন, যাচাইকৃত বা বন্ধ। নতুন "সম্পদ প্রতি রক্ষণাবেক্ষণ খরচ" অংশটি দেখায় রক্ষণাবেক্ষণের বাজেট কোথায় গেছে, সর্বোচ্চ মোট থেকে শুরু করে:

• প্রতিটি সম্পদের জন্য: শেষ হওয়া কাজের নির্দেশনার সংখ্যা এবং সেগুলোর শ্রম, যন্ত্রাংশ ও বাইরের পরিষেবার খরচ
• সময়কালের মোট রক্ষণাবেক্ষণ খরচ
• রক্ষণাবেক্ষণ করা সম্পদের সংখ্যা
• সম্পদপ্রতি গড় খরচ
• অর্থের পরিমাণের জন্য Business প্ল্যান এবং “নির্ধারিত রিপোর্ট কে পান”-এ তালিকাভুক্ত খরচের অনুমতি প্রয়োজন, সময়সূচির লেখক ও প্রত্যেক প্রাপকের জন্য। Business প্ল্যানের নিচে বিভাগটিতে “সম্পদ প্রতি রক্ষণাবেক্ষণ খরচ — Business প্ল্যানে পাওয়া যায়” দেখায়; অনুমতি নেই এমন প্রাপকের জন্য দেখায় “অন্তর্ভুক্ত নয়: যে অ্যাকাউন্টের জন্য এই রিপোর্ট তৈরি হয়, তার এই ডেটা দেখার অনুমতি নেই।”
• ব্যর্থতার কারণ অনুযায়ী বিভাজনে শুধু সংশোধনমূলক ও জরুরি কাজের নির্দেশনা গণনা করা হয়: প্রতিরোধমূলক কাজে শ্রেণিবদ্ধ করার মতো কোনো ব্যর্থতা থাকে না।
• «নির্বাহী সারসংক্ষেপ» মূল সংখ্যাগুলো শুরুতে দেখায়: মোট রক্ষণাবেক্ষণ খরচ, সেবা পাওয়া সম্পদ, সম্পন্ন কাজের নির্দেশনা, প্রতিরোধমূলক কাজের অংশ এবং অপরিকল্পিত বন্ধ সময় — প্রতিটি আগের সময়কালের সঙ্গে তুলনা করে (প্রতিরোধমূলক অংশ শতাংশ পয়েন্টে)। আগের সময়কালে কোনো ডেটা না থাকলে তুলনায় “প্রযোজ্য নয়” দেখায়; নির্বাহী সারাংশ দেখানো হলে সম্পদ প্রতি খরচ অংশে মোট খরচ ও সেবা পাওয়া সম্পদ আর পুনরাবৃত্তি হয় না।
• «ত্রুটি কোড অনুযায়ী কাজের নির্দেশনা (শীর্ষ 20)» টেকনিশিয়ানদের বেছে নেওয়া ত্রুটি কোড (সমস্যা, কারণ, প্রতিকার) অনুযায়ী সংশোধনমূলক ও জরুরি কাজের নির্দেশনা গণনা করে। সমস্যা, কারণ ও প্রতিকার আলাদাভাবে ক্রমানুসারে সাজানো হয়, প্রত্যেকটির নিজস্ব চার্ট থাকে।
• সম্পদহীন কাজের নির্দেশনাগুলো একটি «সম্পদ নেই» সারির বদলে তাদের অবস্থান অনুযায়ী দলবদ্ধ হয়। “সম্পদ অনুযায়ী কাজের নির্দেশনা (শীর্ষ 20)”-এর ক্ষেত্রেও একই।
• এই দুটি সেকশনের আগে তৈরি কপিগুলো সেগুলো লুকানো অবস্থায় পায়: চালু করতে «সেকশন»-এ «রিপোর্টে দেখান» টিক দিন।
• «সম্পদ প্রতি রক্ষণাবেক্ষণ খরচ» সময়কালে সেবা পাওয়া প্রতিটি সম্পদ (সর্বোচ্চ 200টি) তালিকাভুক্ত করে, সঙ্গে তার প্রতিরোধমূলক খরচ (প্রতিরোধমূলক, পূর্বাভাসমূলক ও পরিদর্শন কাজ) এবং সংশোধনমূলক খরচ (সংশোধনমূলক ও জরুরি কাজ); উন্নয়ন ও প্রকল্পের কাজ শুধু মোট হিসাবে গণনা হয়। চার্টে সবচেয়ে ব্যয়বহুল 10টি সম্পদ দেখানো হয়, প্রতিটি বার প্রতিরোধমূলক / সংশোধনমূলক অংশে বিভক্ত।
• «গুরুত্বপূর্ণ সম্পদ — পুনরাবৃত্ত ত্রুটি» সেই সম্পদগুলো তালিকাভুক্ত করে যেগুলোর সময়কালে দুই বা ততোধিক সংশোধনমূলক কাজের নির্দেশনা আছে, সঙ্গে তাদের সবচেয়ে ঘন ঘন আসা ত্রুটি কোড এবং সেটি কতবার ফিরে এসেছে। প্রতিটি সময়কালে গণনা নতুন করে শুরু হয়। বিদ্যমান কপিগুলো এটি লুকানো অবস্থায় পায়: «সেকশন»-এ «রিপোর্টে দেখান» টিক দিন।