Wartungsberichte

Messen Sie die Effektivität des Wartungsprogramms.

Kennzahlen

• Verhältnis präventiv zu korrektiv (Ziel 80:20)
• Einhaltung des Wartungsplans
• Auftragsrückstand
• Produktivität der Techniker
• Erstbehebungsquote

Abschlussquote im Team

Die Abschlussquote in der Analyse zählt Arbeitsaufträge UND Inspektionen zusammen, im selben Zeitraum. Wer nur Inspektionen hat, steht nicht mehr bei 0 %. Wurde im Zeitraum gar nichts zugewiesen, zeigt die Quote „—“ statt einer Null, und diese Personen fließen nicht in den Durchschnitt ein. Ein Auftrag für mehrere Anlagen zählt einen Einsatz je Anlage, nie den Auftrag, der sie bündelt, und eine geteilte Inspektionsrunde zählt in der Zeile jedes Teammitglieds (nur einmal in den Teamsummen).

Nach Team (Bereich) gruppieren

Unter Analytik → Team zeigt der Schalter „Gruppieren nach“ dieselben Zahlen pro Team statt pro Person — hilfreich, wenn ein Team sich geplante Inspektionen teilt und kein einzelner Name die Arbeit abbildet. Arbeit, die einem Team, aber keiner bestimmten Person zugewiesen ist, erscheint nur in der Teamansicht. Erfordert den Business-Tarif; Einträge ohne zugewiesenes Team werden nicht gezählt.

Angezeigte Spalten wählen

Die Schaltfläche „Spalten“ über der Rangliste blendet einzelne Spalten ein oder aus — etwa nur „Abgeschlossene Aufträge“ und „Abgeschlossene Inspektionen“. Ihre Auswahl wird in Ihrem Konto gespeichert, „Spalten zurücksetzen“ stellt alle wieder her.

Kennzahlen der vorbeugenden Instandhaltung

Analytics → Vorbeugend berechnet die obigen Zahlen aus Ihren eigenen Aufträgen, mit denselben Filtern für Zeitraum, Anlage, Standort und Team wie die anderen Registerkarten. Jede Kennzahl nennt die Grundgesamtheit, aus der sie stammt; ist im Zeitraum nichts messbar, erscheint ein Strich und nie 0 %.

• PM-Termintreue — geplante Arbeiten, die am Fälligkeitstermin oder davor abgeschlossen wurden, gemessen an denen mit einem Termin
• PM-Abschlussquote — abgeschlossene geplante Arbeiten, gemessen an den im Zeitraum angelegten
• PM überfällig — geplante Arbeiten über dem Fälligkeitstermin und nicht abgeschlossen
• PM-Rückstand — geplante Arbeiten, die noch offen, terminiert, in Arbeit oder pausiert sind
• Vorbeugender Anteil — vorbeugende gegenüber korrektiven und Notfallarbeiten

Arbeit nach Instandhaltungsart

Berichte → PM-Quote und der Bildschirm „Berichte“ der mobilen App zeigen, wie sich Ihre Arbeitsaufträge auf die sieben Instandhaltungsarten verteilen, gruppiert in proaktiv (vorbeugend, vorausschauend, Inspektion), reaktiv (korrektiv, Notfall) sowie Verbesserung & Projekte. Grundlage ist die Art, die an jedem Auftrag gesetzt ist; stornierte Aufträge zählen nicht. Der Web-Bericht folgt dem gewählten Zeitraum, die App zeigt die letzten 12 Monate.

Geplante Berichte: Zeitraum und Formate

Beim Planen eines Berichts legt „Abgedeckter Zeitraum“ fest, welche Zeitspanne er umfasst. Berichtsvorlagen anzusehen und auszuführen ist in jedem Tarif kostenlos; ihren automatischen E-Mail-Versand zu planen erfordert den Starter-Tarif (früher erstellte Zeitpläne laufen weiter).

• „Vorheriger Kalendermonat“ und „Vorheriges Kalenderquartal“ umfassen einen ganzen Monat bzw. ein ganzes Quartal — ideal für einen Monatsbericht, der am 1. verschickt wird
• Bei monatlicher Planung bedeutet Tag 31 („Letzter Tag des Monats“) den letzten Tag jedes Monats
• Ausgabeformate: PDF (mit Diagrammen), Excel und CSV
• Die E-Mail nennt den genauen abgedeckten Zeitraum
• Der Bericht wird in der Sprache der Person verfasst, die den geplanten Versand angelegt hat: Abschnittstitel, Spalten, Status, Prioritäten und Datumsangaben. Selbst eingegebene Namen (Kategorien, Anlagen, Fehlerursachen) bleiben unverändert.
• Um die Reihenfolge der Abschnitte in Ihrer Kopie einer Vorlage zu ändern, öffnen Sie Berichte › Vorlagen › Ihre Kopien, klicken Sie auf Abschnitte und verschieben Sie jeden Abschnitt mit den Pfeilen (Business-Plan).
• „Jährlich“ versendet den Bericht einmal im Jahr, im gewählten Monat und am gewählten Tag. Kombinieren Sie es mit dem Zeitraum „Vorheriges Kalenderjahr“ für den Jahresabschluss; „Laufendes Jahr (seit 1. Januar)“ deckt den 1. Januar bis zum Versanddatum ab.
• Deaktivieren Sie im selben Fenster „Abschnitte“ die Option „Im Bericht anzeigen“, um einen Abschnitt aus Ihrer Kopie zu entfernen. Mindestens ein Abschnitt muss sichtbar bleiben (Business-Tarif).
• „Berichtsname“ ist der Titel des Berichts: Er steht oben im PDF, im Betreff der E-Mail und im Dateinamen. Geben Sie jedem Versand einen eigenen Namen (z. B. „Monatsbericht“, „Jahresbericht“), damit die Empfänger sie unterscheiden.
• „Beschränken auf“ sendet denselben Bericht nur für einen Bereich: Wählen Sie Standorte (inkl. Unterstandorte) und/oder Arbeitsauftragskategorien und legen Sie einen Versand pro Bereichsleiter an. Einkaufs- und Energieabschnitte werden nicht beschränkt und weisen darauf hin.
• „Mit dem Vorzeitraum vergleichen“ (standardmäßig aktiv) zeigt ▲/▼ in der Management-Zusammenfassung; deaktivieren Sie es, solange Ihre früheren Zeiträume noch nicht vergleichbar sind, etwa in den ersten Monaten. Ein Wert, der erstmals im Vorzeitraum erfasst wurde, zeigt bereits „k. A.“.
• „Nicht senden, wenn der Zeitraum keine Arbeitsaufträge hat“ spart die E-Mail eines ruhigen Zeitraums; „Test an mich senden“ lässt Sie den Zeitraum des Tests wählen, ohne die Planung zu ändern.
• „Laufender Monat“ umfasst den 1. des aktuellen Monats bis zum Versanddatum — praktisch für einen Test oder eine Kontrolle zur Monatsmitte. Die Management-Zusammenfassung vergleicht ihn dann mit denselben Tagen des Vormonats.

Wer einen geplanten Bericht erhält

Empfänger werden unter Ihren Kollegen ausgewählt, die in FreeMaint Berichte lesen dürfen. Zum Erstellen oder Ändern eines Zeitplans sind die Berechtigungen „Berichte › Erstellen“ und „Berichte › Exportieren“ nötig; für „Test an mich senden“ genügt „Berichte › Exportieren“.

• Ein geplanter Bericht wird mit den Berechtigungen seines Autors gelesen (der Person, die den Zeitplan gespeichert hat): Er zeigt nie mehr, als diese Person sehen darf. Jeder Empfänger erhält die Beträge (Kosten, Ausgaben, Energiekosten, Anlagenwerte) dann nur, wenn er sie sehen darf; die anderen erhalten denselben Bericht ohne Beträge, und der Autor erfährt einmal, wer ihn ohne Beträge erhalten hat.
• E-Mail-Adressen außerhalb von FreeMaint können nicht mehr hinzugefügt werden – laden Sie die Person stattdessen zu FreeMaint ein. Früher hinzugefügte Adressen erhalten den Bericht weiterhin, immer ohne Beträge, und können jederzeit entfernt werden.
• Ein Zeitplan, der noch an eine externe Adresse geht, wird pausiert, wenn sein Autor nicht mehr das gesamte Unternehmen sieht; der Autor wird informiert.
• Ein Empfänger, der das Unternehmen verlässt oder den Zugriff auf Berichte verliert, wird beim nächsten Versand übersprungen; der Autor erhält eine einzige Benachrichtigung in der App und per E-Mail – nicht eine pro Versand.
• Um die Beträge zu erhalten, braucht ein Empfänger: für Kosten von Arbeitsaufträgen „Kosten Berichte“, „Kosten in Analysen und Dashboards anzeigen“ und „Kosten anzeigen Arbeitsaufträge“; für Ausgaben je Lieferant und Teilekosten „Kosten Berichte“ plus „Preise anzeigen Inventar“ oder „Preise anzeigen Bestellungen“; für Energiekosten „Kosten in Analysen und Dashboards anzeigen“; für Wiederbeschaffungs- und Anschaffungskosten von Anlagen „Wert anzeigen Anlagen“.
• „Test an mich senden“ schickt den Bericht nur an Sie, mit dem, was Sie sehen dürfen – nie an die Empfänger. Die Empfänger erhalten ihn zur geplanten Zeit, jeder mit den Beträgen, die er sehen darf.

Monatlicher Wartungsbericht

In der Vorlage „Monthly Maintenance Report“ zählt „Work orders completed“ jetzt jeden im Zeitraum beendeten Arbeitsauftrag — abgeschlossen, validiert oder geschlossen. Ein neuer Abschnitt, „Wartungskosten pro Anlage“, zeigt, wohin das Wartungsbudget geflossen ist, höchste Summe zuerst:

• Für jede Anlage: die Anzahl beendeter Arbeitsaufträge und deren Kosten für Arbeitszeit, Ersatzteile und externe Leistungen
• Die gesamten Wartungskosten des Zeitraums
• Die Anzahl gewarteter Anlagen
• Die durchschnittlichen Kosten pro Anlage
• Die Beträge erfordern den Business-Tarif und die unter „Wer einen geplanten Bericht erhält“ genannten Kostenberechtigungen, für den Autor des Zeitplans und für jeden Empfänger. Unterhalb des Business-Tarifs zeigt der Abschnitt „Wartungskosten pro Anlage – im Business-Tarif verfügbar“; für einen Empfänger ohne die Berechtigung zeigt er „Nicht enthalten: Das Konto, für das dieser Bericht erstellt wird, ist nicht berechtigt, diese Daten anzuzeigen.“
• Die Aufschlüsselung nach Fehlerursache zählt nur korrektive und Notfall-Arbeitsaufträge: Vorbeugende Arbeit hat keinen Fehler, der einzuordnen wäre.
• „Management-Zusammenfassung“ stellt die Kennzahlen an den Anfang: gesamte Instandhaltungskosten, betreute Anlagen, abgeschlossene Aufträge, Anteil präventiver Arbeit und ungeplante Stillstände, jeweils mit dem Vorzeitraum verglichen (der präventive Anteil in Prozentpunkten). Hat die Vorperiode keine Daten, zeigt der Vergleich „k. A.“; wird die Zusammenfassung angezeigt, wiederholt der Abschnitt Kosten je Anlage die Gesamtkosten und die betreuten Anlagen nicht mehr.
• „Aufträge nach Fehlercode (Top 20)“ zählt korrektive und Notfallaufträge nach den Fehlercodes, die Techniker auswählen (Problem, Ursache, Abhilfe). Probleme, Ursachen und Abhilfen werden getrennt gereiht, jeweils mit eigenem Diagramm.
• Aufträge ohne Anlage werden nach ihrem Standort gruppiert statt in einer einzigen Zeile „ohne Anlage“. Dasselbe gilt für „Aufträge nach Anlage (Top 20)“.
• Kopien, die vor diesen beiden Abschnitten erstellt wurden, erhalten sie ausgeblendet: Aktivieren Sie „Im Bericht anzeigen“ unter Abschnitte, um sie einzublenden.
• „Wartungskosten pro Anlage“ listet jede im Zeitraum betreute Anlage auf (bis zu 200), mit ihren präventiven Kosten (vorbeugende, vorausschauende und Inspektionsarbeiten) und ihren korrektiven Kosten (korrektive und Notfallarbeiten); Verbesserungs- und Projektarbeiten zählen nur in der Summe. Das Diagramm zeigt die 10 teuersten Anlagen, jeder Balken aufgeteilt in präventiv / korrektiv.
• „Kritische Anlagen — wiederholte Ausfälle“ listet die Anlagen mit zwei oder mehr korrektiven Aufträgen im Zeitraum auf, mit ihrem häufigsten Fehlercode und wie oft er wiederkehrte. Die Zählung beginnt mit jedem Zeitraum neu. Bestehende Kopien erhalten den Abschnitt ausgeblendet: Aktivieren Sie „Im Bericht anzeigen“ unter Abschnitte.