Checkliste Hotel-Instandhaltung: von der Tagesrunde bis zur Jahresprüfung

Warum ein Hotel eine schriftliche Checkliste braucht

In der Fabrik stoppt eine defekte Pumpe eine Linie. Im Hotel stoppt sie um 7 Uhr die Dusche eines Gastes. Die meisten Störungen in der Hotellerie sind für Gäste sichtbar: ein ausgefallener Gebläsekonvektor, ein verstopfter Abfluss, eine flackernde Flurbeleuchtung, ein Aufzug außer Betrieb an einem ausgebuchten Wochenende. Eine Checkliste erkennt die langsame Verschlechterung davor, solange das Zimmer noch leer ist.

Energie ist der zweite Grund. Verschmutzte Filter, ein offen hängendes Ventil im Heizkreis oder eine Kühlzelle mit undichter Türdichtung treiben die Rechnung monatelang still nach oben. Der dritte Grund ist Sicherheit: Brandschutztüren, die nicht mehr ins Schloss fallen, Sicherheitsleuchten mit leerem Akku, Poolwasser außerhalb der Sollwerte. Diese Punkte werden in festen Intervallen geprüft, und jede Prüfung muss dokumentiert sein.

Kleine Teams lassen genau diese Dokumentation oft weg. Laut FreeMaint Research (2026) erfassen 27,1 % der untersuchten Standorte überhaupt keine vorbeugende Instandhaltung, und das mittlere Instandhaltungsteam besteht aus zwei Personen. Eine nach Intervallen gegliederte Checkliste ist der günstigste Weg aus diesem Muster.

Die Checkliste nach Intervall und Bereich

Die Excel-Vorlage folgt dem Rhythmus, in dem eine Hotel-Haustechnik tatsächlich arbeitet. Passen Sie die Punkte an Ihr Gebäude, die Herstellerangaben und die geltenden Vorschriften an: Die Liste ist ein Ausgangspunkt, keine Norm.

• Täglich: Runde durch Heizraum und Technikräume (Drücke, Leckagen, Störmeldungen), Zustand der Brandmeldezentrale, Chlor und pH-Wert von Pool und Whirlpool, Temperaturen der Kühlzellen, Aufzugsbetrieb und Notruf, freie Fluchtwege, Außenbeleuchtung und Schranken der Tiefgarage.
• Wöchentlich: Vorlauf- und Zirkulationstemperatur des Warmwassers, Spülen selten genutzter Duschen und Armaturen, Kurztest der Sicherheitsbeleuchtung, Probestart des Notstromaggregats, Test eines Handfeuermelders, Flusensiebe der Trockner, Fettabscheider der Küche.
• Monatlich: Kontrolle einer rotierenden Stichprobe von Zimmern, Filter und Kondensatwannen der Klimatechnik, Feuerlöscher und Brandschutztüren, Küchenabzugshauben, Kaltwassertemperatur an Referenzentnahmestellen, Dach und Dachrinnen.
• Quartalsweise: Wartung von Gebläsekonvektoren und Lüftungsanlagen, Entkalken und Desinfizieren der Duschköpfe, Sichtprüfung der Elektroverteiler, Kontrolle der Wasserbehälter, Wartungsbesuch des Aufzugsdienstes, Reinigung der Kältekondensatoren.
• Jährlich: Prüfung der vollen Nennbetriebsdauer der Sicherheitsbeleuchtung, Lasttest des Notstromaggregats, Wartung von Brandmelde- und Sprinkleranlage durch eine Fachfirma, wiederkehrende Aufzugsprüfung, Aktualisierung der Gefährdungsanalyse Trinkwasser, Gasprüfung, Begehung von Fassade und Geländern.

Die Zimmer-Checkliste

Der zweite Teil der Vorlage ist eine Kontrolle Zimmer für Zimmer. Sie ist keine Reinigungsliste, sondern deckt ab, wofür die Haustechnik verantwortlich ist. Gehen Sie sie nach der Abreise für eine rotierende Stichprobe durch, damit jedes Zimmer mehrmals im Jahr gesehen wird, und wiederholen Sie sie bei jedem Zimmer mit einer Beschwerde.

Die Punkte umfassen Tür, Schloss und Kartenleser, Türschließer und Spion; Beleuchtung, Schalter, Steckdosen und USB-Anschlüsse; Klimaanlage und Reaktion des Thermostats; Fernseher und Fernbedienung; Fenster, Verdunkelung und Balkontür; Duschdruck und Warmwasser innerhalb einer Minute; Abflüsse, Silikonfugen, WC-Spülung; Minibar und Safe; Rauchwarnmelder; Fluchtplan an der Tür.

Jede Zeile „nicht in Ordnung“ trägt eine Auftragsnummer. Bleibt diese Spalte leer, ist der Mangel bekannt und niemand ist zuständig.

Wiederkehrende Prüfungen und Warmwassertemperaturen

Manche Punkte können Sie nicht frei terminieren. In Deutschland unterliegen Aufzüge der Betriebssicherheitsverordnung mit Prüfungen durch eine zugelassene Überwachungsstelle, Feuerlöscher werden in der Regel alle zwei Jahre von einer sachkundigen Person geprüft, und für Trinkwasser-Großanlagen schreibt die Trinkwasserverordnung Untersuchungen auf Legionellen vor. In Österreich und der Schweiz gelten eigene Vorgaben. Die Vorlage erinnert Sie daran, diese Prüfungen zu dokumentieren; sie ersetzt keine Vorschrift und garantiert keine Rechtskonformität.

Die Warmwassertemperatur zeigt, worum es geht. Das DVGW-Arbeitsblatt W 551 nennt 60 °C am Austritt des Trinkwassererwärmers und höchstens 5 K Temperaturabfall in der Zirkulation, also mindestens 55 °C im Rücklauf. Nutzen Sie diese Werte als Orientierung und stimmen Sie Ihre Grenzwerte mit Ihrem Trinkwasser-Sachverständigen ab.

Fehler, die eine Checkliste wertlos machen

Das sind eher Organisations- als Softwareprobleme, aber eine digitale Erfassung macht die letzten beiden deutlich schwerer zu übersehen.

• Abhaken ohne Prüfen: Ein um 17 Uhr im Büro ausgefülltes Blatt ist schlimmer als keines, weil es falsche Sicherheit erzeugt. Verlangen Sie bei den wichtigen Punkten einen Messwert oder ein Foto.
• Intervalle mischen: Tägliche und jährliche Prüfungen auf einem Blatt, und die jährlichen fallen unter den Tisch.
• Kein Verantwortlicher pro Bereich: „Das Team“ ist kein Verantwortlicher. Benennen Sie eine Person für Technikräume, Pool, Küche und Zimmer.
• Kein Folgeauftrag: Ein angekreuztes „nicht in Ordnung“ ohne Auftrag dahinter beweist nur, dass Sie es wussten.
• Niemand liest die Blätter: Wiederkehrende Schäden im selben Zimmer bleiben unsichtbar, bis ein Gast sie meldet.