Kostenloser CMMS-ROI-Rechner: Einsparungen, Amortisation und Business Case in Excel

Die Formel für den ROI eines CMMS

Ein belastbarer ROI-Nachweis hat zwei Hälften: was Sie heute für die Instandhaltung ausgeben und was die Software daran ändert. Der Rechner hält beides getrennt. So kann jeder, der Ihren Business Case liest, eine Annahme nach der anderen hinterfragen, statt vor einer einzigen Zahl zu stehen, deren Herkunft niemand nachvollziehen kann.

Alle Beträge sind Jahreswerte in derselben Währung. Die einmaligen Einführungskosten fallen nur im ersten Jahr an, das Abonnement jedes Jahr. Deshalb ist der ROI im ersten Jahr immer der niedrigste, und deshalb zählt für das Controlling die Betrachtung über drei Jahre.

• Einsparung Stillstände = Stillstandsstunden pro Jahr × Kosten einer Stunde × erwartete Senkung der Stillstände
• Einsparung Personal = jährliche Personalkosten der Instandhaltung × erwartete Senkung beim Personal
• Einsparung Ersatzteile = jährliche Ausgaben für Ersatzteile × erwartete Senkung bei den Ersatzteilen
• Kosten im ersten Jahr = jährliches Abonnement + einmalige Einführungskosten
• ROI im ersten Jahr = (jährliche Einsparungen − Kosten im ersten Jahr) ÷ Kosten im ersten Jahr
• Amortisationszeit (Monate) = einmalige Einführungskosten ÷ (jährliche Einsparungen − jährliches Abonnement) × 12
• Nettonutzen über 3 Jahre = 3 × (jährliche Einsparungen − jährliches Abonnement) − einmalige Einführungskosten

Woher die Einsparungen eines CMMS kommen

Ein CMMS spart von sich aus kein Geld. Es spart Geld, wenn es verändert, wie Instandhaltung abläuft: mehr geplante Arbeit, weniger Notfälle, schnellere Reparaturen und Ersatzteile, die auf Lager sind, wenn man sie braucht. Jede der drei Kostenpositionen im Rechner steht für eine dieser Veränderungen.

• Stillstände: Vorbeugende Wartung, die rechtzeitig erledigt wird, fängt Schäden ab, bevor sie die Linie stoppen, und eine Störung, die sofort per QR-Code gemeldet wird, ist schneller behoben.
• Personal: Techniker verbringen weniger Zeit mit der Suche nach der Anlagenhistorie, der richtigen Arbeitsanweisung oder dem fehlenden Ersatzteil und leisten weniger Überstunden für Noteinsätze.
• Ersatzteile: Mindestbestände und eine Verbrauchshistorie verringern Eilbestellungen zu Aufpreisen, Doppelkäufe und Ladenhüter im Lager.
• Manche Vorteile sind real, aber schwer zu beziffern: Auditfähigkeit, Rückverfolgbarkeit, Nachweise zur Arbeitssicherheit und Wissen, das nicht mehr mit einem Techniker in Rente geht. Nennen Sie sie im Business Case, aber halten Sie sie aus der ROI-Zahl heraus.

Die erwartete Senkung ehrlich abschätzen

Die Senkungen, die Sie eintragen, sind der schwächste Teil jedes ROI-Nachweises, denn sie beschreiben eine Zukunft, die noch nicht eingetreten ist. Ein Prospekt eines Anbieters mit einem hohen Prozentwert ist kein Beleg für Ihren Standort. Ihre eigenen Daten sind es.

• Gehen Sie von Ihrer Historie aus: Wie viele der Störungen des letzten Jahres hätte eine vorbeugende Aufgabe verhindern können? Dieser Anteil ist eine Obergrenze für die Senkung der Stillstände, kein Ziel.
• Führen Sie drei Monate lang einen Pilotversuch an einer Linie oder in einem Gebäude durch, messen Sie Stillstände, Arbeitsstunden und Ersatzteilausgaben vorher und nachher und verwenden Sie diese Werte.
• Rechnen Sie mit vorsichtigen Werten und zeigen Sie ein zweites Szenario mit optimistischeren. Ein Business Case, der sich auch im vorsichtigen Szenario amortisiert, ist der, der genehmigt wird.
• Zählen Sie keine Einsparung doppelt: Arbeitsstunden, die wegfallen, weil es weniger Störungen gibt, gehören entweder zu den Stillständen oder zum Personal, nicht zu beidem.

Was zu den Kosten eines CMMS gehört

Der Preis der Software ist selten der größte Kostenblock. Rechnen Sie die interne Zeit mit ein, die es braucht, bis das System wirklich nutzt, denn genau danach fragt das Controlling zuerst.

• Das Abonnement pro Jahr. Manche Anbieter rechnen pro Nutzer ab, was mit dem Team wächst; andere verlangen einen Pauschalpreis pro Unternehmen.
• Datenerfassung: Anlagen, Standorte, Ersatzteile und Wartungspläne. Der Import einer vorhandenen Tabelle verkürzt diesen Schritt erheblich.
• Schulung: einige Stunden für Techniker in der mobilen App, mehr für Arbeitsvorbereiter und Administratoren.
• Hardware, falls nötig: Smartphones oder Tablets für die Techniker, QR-Etiketten für die Anlagen.
• Bei einem kostenlosen Tarif ist das Abonnement null, die Einführungszeit aber nicht. Der Rechner behandelt Kosten von null im ersten Jahr ausdrücklich, statt einen unendlichen ROI anzuzeigen.

Häufige Fehler im Business Case für ein CMMS

Die meisten ROI-Nachweise scheitern nicht an der Rechnung, sondern an einer Annahme, die sich nicht verteidigen lässt.

• Einen Branchendurchschnitt für die Stillstandskosten ansetzen statt der eigenen Werte: entgangene Produktion, Überstunden, Ausschuss und Vertragsstrafen für verspätete Lieferungen für eine Stunde an Ihrer Linie.
• Den vollen Wert der entgangenen Produktion ansetzen, obwohl die Linie freie Kapazität hat und den Rückstand später aufholen kann.
• Die Einführungskosten vergessen oder auf zehn Jahre verteilen, sodass die Amortisationszeit kürzer aussieht, als sie ist.
• Eine einzige Zahl ohne Szenario vorlegen. Stellen Sie einen vorsichtigen und einen optimistischen Fall nebeneinander.
• Hinterher nie nachprüfen. Rechnen Sie sechs oder zwölf Monate später mit den echten Werten erneut; das ist das beste Argument für die nächste Investition.

Von der Schätzung zum gemessenen Ergebnis

Ein ROI-Rechner liefert eine Schätzung, mit der Sie eine Entscheidung herbeiführen. Danach zählen nur noch die Werte, die Sie messen. Dafür müssen die Kosten dort erfasst werden, wo die Arbeit passiert, statt am Jahresende rekonstruiert zu werden.

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