Firma electrónica

La firma electrónica permite a los técnicos y supervisores aprobar eventos críticos directamente en FreeMaint: finalización de órdenes de trabajo, procedimientos LOTO, inspecciones y aprobaciones de documentos. Grado de auditoría con marca de tiempo, IP y campos de testigo.

Donde se requieren firmas

• Finalización de la orden de trabajo: el técnico firma el cierre
• Procedimientos LOTO: firme los pasos para aplicar y eliminar
• Inspecciones: firme cada punto de inspección o el informe completo
• Aprobación de documentos: firmar nuevas versiones de SOP y manuales
• Activadores personalizados: cualquier paso del flujo de trabajo que configure

Cómo funciona la firma

1. Abrir la entidad — Orden de trabajo, paso LOTO, inspección, etc.
2. Haga clic en 'Firmar' — Se abre un panel de firma: dibuje con el dedo en el móvil o con el mouse en el escritorio.
3. Confirmar — La firma se guarda con la marca de tiempo, su ID de usuario y la IP solicitada. Se registra una copia en el registro de auditoría.
4. Testigo opcional — Si su flujo de trabajo requiere un testigo, se solicita un segundo firmante antes de guardar.

Pista de auditoría

Cada firma incluye ID de usuario, marca de tiempo (UTC + local), dirección IP y referencia de entidad. Puede demostrar quién firmó qué y cuándo: cumple con las normas HIPAA, FDA 21 CFR Parte 11, OSHA e ISO.

Identidad, roles y correcciones

• N.º de empleado — cada firma también muestra el n.º de empleado del firmante (desde su perfil en Personas), para no confundir nunca a personas con el mismo nombre.
• Roles configurables — un administrador puede definir una lista fija de roles de firma en Configuración de la empresa → Firmas; los firmantes eligen entonces de una lista desplegable en lugar de escribir.
• Corregir una firma — el firmante puede corregir después el rol o el testigo; la imagen de la firma, la fecha y la IP permanecen bloqueadas, y las firmas de inspección y calibración siguen siendo totalmente inmutables.

Firma guardada

Dibuje su firma una vez y luego firme con un clic. Active «Guardar como mi firma para la próxima vez» bajo el recuadro de firma, o dibújela en Perfil → Seguridad → Mi firma (en la aplicación móvil: Ajustes → Mi firma). El botón «Firmar con mi firma guardada» aparece entonces dondequiera que firme. Cada firma sigue registrando su nombre, la fecha, la hora y la dirección IP, y queda marcada como aplicada desde su firma guardada. Solo usted puede usarla, y puede reemplazarla o eliminarla en cualquier momento.

Firmas en la validación y el cierre

Cuando un paso del flujo de trabajo en Validada o Cerrada exige una firma, debe darse en esa etapa: las firmas añadidas antes de completar la orden de trabajo, como la del técnico, no cuentan. El validador firma en la ventana de validación.