Motor de flujo de trabajo

El motor de flujo de trabajo de FreeMaint aplica reglas a los cambios de estado. Cuando alguien intenta llevar una orden de trabajo, una solicitud, una orden de compra, una requisición o un permiso de trabajo a un estado determinado, el motor comprueba quién puede aprobar ese cambio y qué debe completarse antes, y retiene el registro hasta que se cumplan ambas cosas. Starter: hasta 5 pasos activos; Business y superiores: ilimitados.

Anatomía de un flujo de trabajo

• Disparador: el estado al que se lleva un registro; el paso se comprueba en ese momento
• Condiciones (Business): filtros opcionales que deciden si el paso se aplica a un registro: una banda de coste en órdenes de compra y requisiciones, el tipo de solicitud, el origen de una orden de trabajo, el tipo de permiso, la categoría del activo o el valor de un campo personalizado obligatorio
• Requisitos: quién debe aprobar (un rol, una persona concreta, el creador, el asignado, el jefe de equipo o un responsable de ubicación — o nadie, cuando el paso solo comprueba sus campos) y qué debe estar presente antes (fotos, una firma, una lista de verificación completada, tiempo registrado, repuestos usados, campos personalizados…). Los aprobadores reciben una notificación; Business añade recordatorios y escalado tras un plazo

Patrones comunes

• Visto bueno del supervisor: una orden de trabajo solo pasa a Cerrada cuando un supervisor la aprueba
• Prueba del trabajo: Completada exige una foto, un resumen del trabajo y el tiempo registrado
• Matriz de gasto (Business): las órdenes de compra por encima de un importe necesitan la aprobación de un responsable
• Enrutamiento de solicitudes (Business): las solicitudes de mejora van al responsable de zona y las reparaciones al responsable de mantenimiento
• Escalado (Business): una aprobación que lleva 24 horas en espera alerta a un rol de respaldo, al que también se puede permitir aprobar

Modo simple versus modo visual

Cambie entre el modo Simple (un formulario, una tarjeta por paso) y el modo Visual (un lienzo de arrastrar y soltar). Ambos editan la misma configuración y guardan lo mismo: un disparador de estado con sus pasos de aprobación encadenados debajo, de arriba abajo. Edite en uno, guarde, y el otro muestra exactamente eso.

Condiciones de paso (Business)

Más allá del estado desencadenante, un paso puede llevar condiciones que deciden si se aplica a un registro dado: umbrales de coste en órdenes de compra y requisiciones (el paso solo se aplica cuando el total cae dentro de la banda mín/máx) y condiciones por tipo de solicitud en las solicitudes (el paso solo se aplica a los tipos marcados — p. ej., las mejoras las aprueba el responsable de zona mientras las reparaciones van al responsable de mantenimiento). Ambas son opciones del plan Business sobre el builder estándar; los pasos sin condiciones siguen aplicándose a todo.

Escalado tras un plazo (Business)

Un paso puede definir «Escalar después de (horas)». El plazo empieza a contar cuando un registro empieza a esperar el paso: los registros que ya esperaban cuando fija el plazo no cuentan. Los aprobadores reciben un recordatorio a mitad del plazo; al vencer, se alerta a los miembros del rol elegido en «Escalar al rol» que pueden abrir el registro. Sin rol de escalado, los aprobadores reciben un recordatorio al vencer el plazo. Cada aviso se envía una vez por registro y por paso, y se detiene en cuanto el registro avanza. El plazo nunca da a nadie el derecho de aprobar. Para añadir un aprobador de respaldo, marque «Este rol también puede aprobar» bajo el rol de escalado: sus miembros pueden aprobar el paso en cualquier momento, además del aprobador.

Límites de nivel

• Core: motor de flujo de trabajo no disponible
• Starter: el editor de flujos de trabajo, hasta 5 pasos activos en todos los tipos de registro
• Business: pasos ilimitados, más condiciones de paso y escalado tras un plazo
• Enterprise: igual que Business

Qué transiciones puede controlar

Un paso se activa cuando alguien intenta llevar un registro HACIA su estado disparador. Todos los estados del ciclo de vida están disponibles.

• Órdenes de trabajo — Abierta, Programada, En curso, En espera, Completada, Validada, Cerrada y Cancelada. Un paso en Cerrada es el visto bueno del supervisor antes del archivo definitivo; uno en Cancelada evita que se abandone un trabajo sin revisión.
• Las solicitudes, órdenes de compra, requisiciones y permisos de trabajo exponen cada uno sus propios estados.
• Cuando una regla bloquea una transición, el registro explica por qué: qué rol debe aprobar, o qué campos faltan todavía. Si usted puede realizar la acción y solo falta información (una foto, una firma, un formulario), el botón se mantiene: su ventana enumera lo que falta y lo recoge.