Calculadora de ROI de un GMAO gratuita: ahorro, recuperación y caso de negocio en Excel

La fórmula del ROI de un GMAO

Un cálculo de ROI creíble tiene dos mitades: lo que hoy gasta en mantenimiento y lo que el software cambia de ese gasto. La calculadora mantiene las dos por separado, para que quien lea su caso de negocio pueda cuestionar un supuesto a la vez, en lugar de una sola cifra que nadie sabe de dónde sale.

Todos los montos son anuales y en la misma moneda. El costo único de implementación se paga solo el primer año; la suscripción se paga todos los años. Por eso el ROI del primer año siempre es el más bajo, y por eso la vista a tres años le importa al área de finanzas.

• Ahorro en paros = horas de paro al año × costo de una hora de paro × reducción de paros esperada
• Ahorro en mano de obra = costo anual de mano de obra de mantenimiento × reducción de mano de obra esperada
• Ahorro en repuestos = gasto anual en repuestos × reducción de repuestos esperada
• Costo del primer año = suscripción anual + costo único de implementación
• ROI del primer año = (ahorro anual − costo del primer año) ÷ costo del primer año
• Recuperación (meses) = costo único de implementación ÷ (ahorro anual − suscripción anual) × 12
• Beneficio neto a 3 años = 3 × (ahorro anual − suscripción anual) − costo único de implementación

De dónde viene el ahorro de un GMAO

Un GMAO no ahorra dinero por sí solo. Ahorra cuando cambia la forma de hacer el mantenimiento: más trabajo planificado, menos emergencias, reparaciones más rápidas y repuestos disponibles cuando se necesitan. Cada una de las tres partidas de costo de la calculadora corresponde a uno de esos cambios.

• Paros: el mantenimiento preventivo hecho a tiempo detecta las fallas antes de que detengan la línea, y una avería reportada al instante desde un código QR se repara antes.
• Mano de obra: los técnicos pierden menos tiempo buscando el historial del equipo, el procedimiento correcto o el repuesto que falta, y hacen menos horas extra por llamadas de emergencia.
• Repuestos: los stocks mínimos y el historial de consumo reducen los pedidos urgentes a precio alto, las compras duplicadas y el inventario obsoleto.
• Algunos beneficios son reales pero difíciles de valorar: estar listo para una auditoría, la trazabilidad, los registros de seguridad y el conocimiento que ya no se va con un técnico que se jubila. Menciónelos en el caso de negocio, pero déjelos fuera de la cifra de ROI.

Cómo estimar las reducciones con honestidad

Las reducciones que usted ingresa son la parte más débil de cualquier cálculo de ROI, porque describen un futuro que todavía no ocurrió. Un folleto comercial que cita un porcentaje alto no es una prueba sobre su planta. Sus propios datos sí lo son.

• Parta de su historial: ¿cuántas de las averías del año pasado podría haber evitado una tarea preventiva? Esa proporción es un techo para la reducción de paros, no una meta.
• Haga una prueba piloto en una línea o en un edificio durante tres meses, mida los paros, las horas de mano de obra y el gasto en repuestos antes y después, y use esas cifras.
• Use valores conservadores y muestre un segundo escenario con valores más optimistas. El caso que se recupera incluso en el escenario conservador es el que se aprueba.
• Nunca cuente dos veces el mismo ahorro: las horas de mano de obra que se ahorran porque hay menos averías van en paros o en mano de obra, no en ambos.

Qué incluir en el costo de un GMAO

El precio del software rara vez es el costo más grande. Cuente el tiempo interno que hace falta para que el sistema sea útil, porque es lo primero que va a preguntar el área de finanzas.

• La suscripción, por año. Algunos proveedores cobran por usuario, un costo que crece con el equipo; otros cobran un precio fijo por empresa.
• La carga de datos: equipos, ubicaciones, repuestos y planes preventivos. Importar una hoja de cálculo existente acorta bastante este trabajo.
• La capacitación: unas horas para los técnicos en la app móvil, más para los planificadores y los administradores.
• El hardware, si lo hay: teléfonos o tabletas para los técnicos y etiquetas QR para los equipos.
• Con un plan gratuito la suscripción es cero, pero el tiempo de implementación no. La calculadora trata de forma explícita un costo del primer año igual a cero, en lugar de mostrar un ROI infinito.

Errores comunes en el caso de negocio de un GMAO

La mayoría de los cálculos de ROI se rechazan no porque la aritmética esté mal, sino porque hay un supuesto que no se puede defender.

• Usar un promedio de la industria para el costo del paro en lugar del suyo: la producción perdida, las horas extra, el scrap y las penalizaciones por entrega tardía de una hora de paro en su línea.
• Contar el valor total de la producción perdida cuando la línea tiene capacidad sobrante y puede recuperar después.
• Olvidar el costo de implementación, o repartirlo en diez años, lo que hace que la recuperación parezca más corta de lo que es.
• Presentar una sola cifra sin escenarios. Muestre un caso conservador y uno optimista lado a lado.
• No volver a comprobar nunca. Repita el cálculo con las cifras reales seis o doce meses después: es el mejor argumento para la siguiente inversión.

De una estimación a resultados medidos

Una calculadora de ROI le da una estimación para obtener una decisión. Después, las únicas cifras que cuentan son las que usted mide. Eso exige registrar los costos donde se hace el trabajo, no reconstruirlos a fin de año.

En FreeMaint, el tiempo de mano de obra, los repuestos y los costos externos se registran en cada orden de trabajo, y el paro se registra cuando un equipo queda fuera de servicio y cuando vuelve a funcionar. Con el plan Core gratuito, para usuarios ilimitados, eso le da el MTBF, el MTTR y la disponibilidad por equipo. En el plan Business, el informe de costos muestra la tendencia mes a mes y por equipo, y el informe financiero compara el gasto con su presupuesto anual, de modo que la comparación antes y después se construye con datos reales.