Rapports de maintenance

Mesurez l'efficacité du programme de maintenance.

Indicateurs

• Ratio préventif/correctif (cible 80:20)
• Respect du planning PM
• Backlog des ordres de travail
• Productivité des techniciens
• Taux de résolution du premier coup

Taux de complétion par équipe

Le taux de complétion des Analyses compte désormais les ordres de travail ET les inspections, sur la même période. Une personne qui n’a que des inspections n’apparaît plus à 0 %. Lorsque rien n’a été assigné sur la période, le taux affiche « — » plutôt qu’un zéro, et ces personnes sont exclues de la moyenne. Un travail multi-actifs compte une intervention par actif, jamais l'ordre qui les regroupe, et une ronde d'inspection partagée compte sur la ligne de chaque équipier (une seule fois dans les totaux d'équipe).

Regrouper par équipe (section)

Sur Analytique → Équipe, le sélecteur « Regrouper par » affiche les mêmes chiffres par équipe plutôt que par personne — utile quand une équipe se partage les inspections planifiées et qu'aucun nom seul ne reflète le travail. Le travail assigné à une équipe sans personne nommée n'apparaît que dans la vue équipe. Nécessite le forfait Business ; les éléments non rattachés à une équipe ne sont pas comptés.

Choisir les colonnes affichées

Le bouton « Colonnes » au-dessus du classement masque ou affiche chaque colonne — par exemple ne garder que « Ordres de travail terminés » et « Inspections terminées ». Votre choix est enregistré sur votre compte, et « Réinitialiser les colonnes » les rétablit toutes.

Indicateurs de maintenance préventive

Analytics → Préventif calcule les chiffres ci-dessus à partir de vos propres ordres de travail, avec les mêmes filtres de période, d'actif, d'emplacement et d'équipe que les autres onglets. Chacun affiche l'effectif sur lequel il a été calculé ; quand rien n'est mesurable sur la période, il montre un tiret, jamais 0 %.

• Conformité au planning PM — interventions planifiées terminées à l'échéance ou avant, rapportées à celles qui en portaient une
• Taux d'achèvement PM — interventions planifiées terminées, rapportées à celles émises sur la période
• PM en retard — interventions planifiées dont l'échéance est dépassée et qui ne sont pas terminées
• Arriéré PM — interventions planifiées encore ouvertes, planifiées, en cours ou en attente
• Part du préventif — travail préventif face au correctif et aux urgences

Travaux par type de maintenance

Rapports → Ratio PM et l'écran Rapports de l'application mobile montrent la répartition de vos bons de travail entre les sept types de maintenance, regroupés en proactif (préventif, prédictif, inspection), réactif (correctif, urgence) et amélioration et projets. Le calcul lit le type indiqué sur chaque bon ; les bons annulés ne sont pas comptés. Le rapport web suit la période choisie ; l'écran mobile couvre les 12 derniers mois.

Rapports planifiés : période et formats

Lorsque vous planifiez un rapport, « Période couverte » fixe la période qu’il inclut. Consulter et exécuter les modèles de rapport est gratuit sur toutes les offres ; planifier leur envoi automatique par e-mail nécessite l'offre Starter (les planifications créées auparavant continuent de s'exécuter).

• « Mois civil précédent » et « Trimestre civil précédent » couvrent un mois ou un trimestre complet — idéal pour un rapport mensuel envoyé le 1er
• En planification mensuelle, le jour 31 (« Dernier jour du mois ») correspond au dernier jour de chaque mois
• Formats de sortie : PDF (avec graphiques), Excel et CSV
• L'e-mail indique la période exacte couverte
• Le rapport est rédigé dans la langue de la personne qui a créé l’envoi programmé : titres des sections, colonnes, statuts, priorités et dates. Les noms que vous avez saisis vous-même (catégories, actifs, causes de panne) restent tels quels.
• Pour changer l’ordre des sections dans votre copie d’un modèle, allez dans Rapports › Modèles › Vos copies, cliquez sur Sections et déplacez chaque section avec les flèches (offre Business).
• « Annuel » envoie le rapport une fois par an, au mois et au jour choisis. Associez-le à la période « Année civile précédente » pour la clôture de fin d'année ; « Année en cours (depuis le 1er janvier) » couvre du 1er janvier à la date d'envoi.
• Dans la même fenêtre Sections, décochez « Afficher dans le rapport » pour retirer une section de votre copie. Au moins une section doit rester visible (offre Business).
• « Nom du rapport » donne son titre au rapport : il apparaît en tête du PDF, dans l'objet de l'e-mail et dans le nom du fichier. Donnez un nom propre à chaque envoi (ex. « Rapport mensuel », « Rapport annuel ») pour que les destinataires les distinguent.
• « Limiter à » envoie le même rapport pour une seule zone : choisissez des emplacements (sous-emplacements compris) et/ou des catégories d'ordres de travail, et créez un envoi par responsable de zone. Les sections achats et énergie ne sont pas limitées et le signalent.
• « Comparer avec la période précédente » (coché par défaut) affiche ▲/▼ dans la synthèse de direction ; décochez-le tant que vos périodes précédentes ne sont pas encore comparables, par exemple pendant vos premiers mois. Un chiffre saisi pour la première fois pendant la période précédente affiche déjà « n/d ».
• « Ne pas envoyer si la période n’a aucun ordre de travail » évite l’e-mail d’une période calme ; « M'envoyer un test » permet de choisir la période du test sans modifier la programmation.
• « Mois en cours » couvre la période du 1er du mois en cours jusqu'à la date d'envoi — pratique pour un test ou un point à mi-mois. La synthèse de direction le compare alors aux mêmes jours du mois précédent.

Qui reçoit un rapport programmé

Les destinataires se choisissent parmi vos collègues qui peuvent lire les rapports dans FreeMaint. Créer ou modifier une planification exige les droits « Rapports › Créer » et « Rapports › Exporter » ; « M'envoyer un test » n'exige que « Rapports › Exporter ».

• Un rapport programmé est lu avec les droits de son auteur (la personne qui a enregistré la planification) : il ne montre jamais plus que ce qu'elle peut voir. Chaque destinataire reçoit ensuite les montants (coûts, dépenses, coût de l'énergie, valeur des actifs) seulement s'il a le droit de les voir ; les autres reçoivent le même rapport sans montants, et l'auteur est prévenu une fois de qui l'a reçu sans montants.
• Les adresses e-mail extérieures à FreeMaint ne peuvent plus être ajoutées : invitez plutôt la personne dans FreeMaint. Les adresses ajoutées auparavant continuent de recevoir le rapport, toujours sans les montants, et peuvent être retirées à tout moment.
• Une planification qui part encore vers une adresse extérieure est mise en pause si son auteur ne voit plus toute la société ; l'auteur en est prévenu.
• Un destinataire qui part, ou perd l'accès aux rapports, est sauté au prochain envoi ; l'auteur reçoit un seul avertissement, dans l'application et par e-mail — pas un à chaque envoi.
• Pour recevoir les montants, un destinataire a besoin : pour les coûts des ordres de travail, de « Coûts Rapports », « Voir les coûts dans les analyses et tableaux de bord » et « Voir les coûts Ordres de travail » ; pour les dépenses fournisseurs et le coût des pièces, de « Coûts Rapports » plus « Voir les prix Inventaire » ou « Voir les prix Bons de commande » ; pour le coût de l'énergie, de « Voir les coûts dans les analyses et tableaux de bord » ; pour les coûts de remplacement et d'achat des actifs, de « Voir la valeur Actifs ».
• « M'envoyer un test » envoie le rapport à vous seul, avec ce que vous avez le droit de voir — jamais aux destinataires. Les destinataires le reçoivent à l'heure prévue, chacun avec les montants qu'il a le droit de voir.

Rapport de maintenance mensuel

Dans le modèle « Monthly Maintenance Report », « Work orders completed » compte désormais chaque ordre de travail terminé dans la période — terminé, validé ou clôturé. Une nouvelle section, « Coût de maintenance par actif », montre où est allé le budget de maintenance, du total le plus élevé au plus faible :

• Pour chaque actif : le nombre d'ordres de travail terminés et leurs coûts de main-d'œuvre, de pièces et de prestations externes
• Le coût total de maintenance de la période
• Le nombre d'actifs entretenus
• Le coût moyen par actif
• Les montants nécessitent l'offre Business et les droits sur les coûts listés sous « Qui reçoit un rapport programmé », pour l'auteur de la planification et pour chaque destinataire. Sans l'offre Business, la section affiche « Coût de maintenance par actif — disponible avec l'offre Business » ; pour un destinataire sans le droit, elle affiche « Non inclus : le compte pour lequel ce rapport est généré n'a pas l'autorisation de consulter ces données. »
• La répartition par cause de panne ne compte que les ordres de travail correctifs et d’urgence : un travail préventif n’a pas de panne à classer.
• « Synthèse de direction » place les chiffres clés en tête : coût total de maintenance, actifs entretenus, OT terminées, part du préventif et arrêts non planifiés, chacun comparé à la période précédente (la part du préventif en points). Si la période précédente n'a aucune donnée, la comparaison indique « n.d. » ; quand la synthèse de direction est affichée, la section du coût par actif ne répète plus le coût total ni les actifs entretenus.
• « OT par code de défaillance (top 20) » compte les OT correctives et d'urgence selon les codes de défaillance choisis par les techniciens (problème, cause, remède). Problèmes, causes et remèdes sont classés séparément, chacun avec son graphique.
• Les OT sans actif sont regroupées par emplacement au lieu d'une seule ligne « sans actif ». Il en va de même pour « OT par actif (top 20) ».
• Les copies créées avant ces deux sections les reçoivent masquées : cochez « Afficher dans le rapport » dans Sections pour les activer.
• « Coût de maintenance par actif » liste chaque actif entretenu dans la période (jusqu'à 200), avec son coût préventif (travaux préventifs, prédictifs et d'inspection) et son coût correctif (travaux correctifs et d'urgence) ; les travaux d'amélioration et de projet ne comptent que dans le total. Le graphique montre les 10 actifs les plus coûteux, chaque barre étant répartie préventif / correctif.
• « Actifs critiques — défaillances répétées » liste les actifs ayant au moins deux OT correctives dans la période, avec leur code de défaillance le plus fréquent et le nombre de fois où il est revenu. Le décompte repart à zéro à chaque période. Les copies existantes la reçoivent masquée : cochez « Afficher dans le rapport » dans Sections.