Tanda Tangan Elektronik

Tanda Tangan Elektronik memungkinkan teknisi dan supervisor menandatangani persetujuan untuk peristiwa penting langsung di FreeMaint — penyelesaian Perintah Kerja, prosedur LOTO, inspeksi, persetujuan dokumen. Bertaraf audit dengan stempel waktu, IP, dan kolom saksi.

Di mana tanda tangan diperlukan

• Penyelesaian Perintah Kerja — teknisi menandatangani penutupan
• Prosedur LOTO — tanda tangani langkah pemasangan dan pelepasan
• Inspeksi — tanda tangani setiap poin inspeksi atau seluruh laporan
• Persetujuan dokumen — tanda tangani versi baru SOP dan manual
• Pemicu kustom — langkah Alur Kerja apa pun yang Anda konfigurasikan

Cara kerja tanda tangan

1. Buka entitas — Perintah Kerja, langkah LOTO, inspeksi, dll.
2. Klik 'Tanda Tangan' — Bidang tanda tangan akan terbuka — gambar dengan jari di perangkat seluler atau mouse di desktop.
3. Konfirmasi — Tanda tangan disimpan beserta stempel waktu, ID pengguna Anda, dan IP permintaan. Salinannya dicatat dalam Jejak Audit.
4. Saksi opsional — Jika Alur Kerja Anda mengharuskan adanya saksi, penanda tangan kedua akan diminta sebelum penyimpanan.

Jejak Audit

Setiap tanda tangan mencakup ID pengguna, stempel waktu (UTC + lokal), alamat IP, dan referensi entitas. Anda dapat membuktikan siapa menandatangani apa dan kapan — memenuhi standar HIPAA, FDA 21 CFR Part 11, OSHA, dan ISO.

Identitas, peran, dan koreksi

• ID Karyawan — setiap tanda tangan juga menampilkan ID Karyawan penanda tangan (dari profil People mereka) sehingga orang dengan nama yang sama tidak akan pernah tertukar.
• Peran yang dapat dikonfigurasi — admin dapat menetapkan daftar tetap peran penanda tangan di bawah Pengaturan Perusahaan → Tanda Tangan; penanda tangan kemudian memilih dari dropdown, bukan mengetik manual.
• Mengoreksi tanda tangan — penanda tangan dapat memperbaiki peran atau saksi setelahnya; gambar tanda tangan, tanggal, dan IP tetap terkunci, dan tanda tangan inspeksi serta kalibrasi tetap sepenuhnya tidak dapat diubah.

Tanda tangan tersimpan

Gambar tanda tangan Anda sekali, lalu tanda tangani dengan satu klik. Aktifkan "Simpan sebagai tanda tangan saya untuk lain kali" di bawah kotak tanda tangan, atau gambar di Profil → Keamanan → Tanda tangan saya (di aplikasi seluler: Pengaturan → Tanda tangan saya). Tombol "Tanda tangani dengan tanda tangan tersimpan saya" kemudian muncul di mana pun Anda menandatangani. Setiap tanda tangan tetap mencatat nama Anda, tanggal, waktu, dan alamat IP, serta ditandai sebagai diterapkan dari tanda tangan tersimpan Anda. Hanya Anda yang dapat menggunakannya, dan Anda dapat mengganti atau menghapusnya kapan saja.

Tanda tangan saat validasi dan penutupan

Saat langkah alur kerja pada Divalidasi atau Ditutup memerlukan tanda tangan, tanda tangan harus diberikan pada tahap itu: tanda tangan yang ditambahkan sebelum perintah kerja selesai — seperti tanda tangan teknisi — tidak dihitung. Validator menandatangani di jendela validasi.