Mesin Alur Kerja

Mesin alur kerja FreeMaint menerapkan aturan pada perubahan status. Ketika seseorang mencoba memindahkan perintah kerja, permintaan, pesanan pembelian, permintaan pembelian, atau izin kerja ke status tertentu, mesin memeriksa siapa yang boleh menyetujui perpindahan itu dan apa yang harus diisi terlebih dahulu — lalu menahan catatan tersebut sampai keduanya terpenuhi. Starter: hingga 5 langkah aktif; Business ke atas: tanpa batas.

Anatomi sebuah Alur Kerja

• Pemicu — status tujuan perpindahan sebuah catatan; langkah diperiksa pada saat itu
• Kondisi (Business) — filter opsional yang menentukan apakah langkah berlaku untuk suatu catatan: rentang biaya pada pesanan pembelian dan permintaan pembelian, jenis permintaan, asal perintah kerja, jenis izin, kategori aset, atau nilai bidang khusus yang wajib
• Persyaratan — siapa yang harus menyetujui (sebuah peran, orang tertentu, pembuat, penerima tugas, ketua tim, atau manajer lokasi — atau tidak seorang pun, jika langkah hanya memeriksa bidangnya) dan apa yang harus ada terlebih dahulu (foto, tanda tangan, daftar periksa yang selesai, waktu yang dicatat, suku cadang yang dipakai, bidang khusus…). Penyetuju diberi tahu; Business menambahkan pengingat dan eskalasi setelah batas waktu

Pola umum

• Persetujuan penyelia — perintah kerja baru dapat berpindah ke Ditutup setelah disetujui penyelia
• Bukti pekerjaan — Selesai mensyaratkan foto, ringkasan pekerjaan, dan waktu yang dicatat
• Matriks pengeluaran (Business) — pesanan pembelian di atas jumlah tertentu memerlukan persetujuan manajer
• Perutean permintaan (Business) — permintaan peningkatan diteruskan ke manajer zona, perbaikan ke manajer pemeliharaan
• Eskalasi (Business) — persetujuan yang menunggu 24 jam memberi peringatan kepada peran cadangan, yang juga dapat diizinkan untuk menyetujui

Mode Simple vs Visual

Beralihlah antara mode Simple (satu formulir, satu kartu per langkah) dan mode Visual (kanvas seret dan lepas). Keduanya menyunting konfigurasi yang sama dan menyimpan hal yang sama: sebuah pemicu status dengan langkah-langkah persetujuan yang dirangkai di bawahnya, dari atas ke bawah. Sunting di salah satunya, simpan, dan yang lain menampilkan persis itu.

Kondisi langkah (Business)

Selain status pemicu, sebuah langkah dapat memiliki kondisi yang menentukan apakah langkah tersebut diberlakukan untuk suatu data tertentu: ambang batas biaya pada Pesanan Pembelian dan permintaan pengadaan (langkah tersebut hanya berlaku ketika total berada dalam rentang min/maks) serta kondisi jenis permintaan pada permintaan (langkah tersebut hanya berlaku untuk jenis yang dicentang — misalnya peningkatan disetujui oleh manajer zona, sedangkan perbaikan diteruskan ke manajer pemeliharaan). Keduanya merupakan tambahan tingkat kolom khusus paket Business di atas builder standar; langkah tanpa kondisi akan tetap berlaku untuk semuanya.

Eskalasi setelah batas waktu (Business)

Sebuah langkah dapat mengatur “Eskalasi setelah (jam)”. Waktu mulai dihitung saat sebuah catatan mulai menunggu langkah tersebut — catatan yang sudah menunggu saat Anda mengatur batas waktu tidak dihitung. Penyetuju diingatkan pada separuh batas waktu; saat habis, anggota peran yang dipilih di “Eskalasi ke peran” yang dapat membuka catatan tersebut diberi peringatan. Tanpa peran eskalasi, penyetuju diingatkan saat batas waktu habis. Setiap pemberitahuan dikirim sekali per catatan dan per langkah, dan berhenti begitu catatan bergerak. Batas waktu tidak pernah memberi siapa pun hak untuk menyetujui. Untuk menambahkan penyetuju cadangan, centang “Peran ini juga dapat menyetujui” di bawah peran eskalasi: anggotanya lalu dapat menyetujui langkah itu kapan saja, selain penyetuju.

Batasan paket

• Core — mesin alur kerja tidak tersedia
• Starter — pembuat alur kerja, hingga 5 langkah aktif untuk semua jenis catatan
• Business — langkah tanpa batas, ditambah kondisi langkah dan eskalasi setelah batas waktu
• Enterprise — sama seperti Business

Transisi mana yang dapat Anda kendalikan

Sebuah langkah aktif ketika seseorang mencoba memindahkan catatan KE status pemicunya. Setiap status dalam siklus hidup tersedia.

• Perintah kerja — Terbuka, Terjadwal, Berlangsung, Ditahan, Selesai, Tervalidasi, Ditutup, dan Dibatalkan. Langkah pada Ditutup adalah persetujuan penyelia sebelum pengarsipan akhir; langkah pada Dibatalkan mencegah pekerjaan ditinggalkan tanpa tinjauan.
• Permintaan, pesanan pembelian, permintaan pembelian, dan izin kerja masing-masing memiliki statusnya sendiri.
• Ketika sebuah aturan memblokir transisi, catatan menjelaskan alasannya — peran mana yang harus menyetujui, atau bidang mana yang masih kurang. Jika Anda berwenang melakukan tindakan itu dan yang kurang hanya informasi (foto, tanda tangan, formulir), tombolnya tetap ada: jendelanya menampilkan yang kurang dan mengumpulkannya.