保全システムの中で動く安全衛生管理（HSE/EHS）システム

CMMSの外にある安全書類が事故を見逃す理由

多くの事業所では、保全と安全が2つのシステムで運用されています。作業指示はCMMSにあり、許可証、ロックアウトシート、インシデント報告はバインダーや共有ドライブ、あるいは技術者がほとんど開かない別のEHSツールにあります。それぞれのシステムは単独では正しいのです。リスクは、その間のすき間にあります。

HSE責任者や監査人が「この作業は有効な許可証のもとで行われ、エネルギーは遮断されていたか」という単純な質問をしたとき、誰かが2つの記録を手作業で突き合わせなければなりません。正直な答えが「たぶん」であれば、その管理策は機能していなかったことになります。私たちが最もよく目にするすき間は次のとおりです。

• 火気作業の許可証に署名はあるが、対象の作業指示が参照されていないため、どの作業を許可したのか誰にも分からない。
• 技術者には作業指示しか見えていないため、許可証が承認される前に作業が始まってしまう。
• ロックアウトは実施されたが記録されず、設備が遮断されたまま作業指示がクローズされる。
• インシデント報告に記載された是正処置が作業にならず、同じ故障が再び起きる。
• 吊り具の証明書が期限切れになっても、誰にも通知されなかったためクレーンが使われ続ける。

着手から完了まで作業に付いていく作業許可

FreeMaintでは、許可証は独立した書式ではなく、作業指示にひも付いた記録です。許可が必要とフラグ付けされたタスクを含む作業指示を作成すると、必要な種類の許可証の下書きが自動的に作成されます。作業指示には許可証が表示され、その種類の許可証が承認済みまたは有効になるまで「作業開始」はブロックされたままです。

許可証の種類ごとに、許可証の提出時に開く作業前チェックリストと、作業完了の申告時に開く作業後チェックリストを設定できます。必須項目が不合格になると、次の署名はブロックされます。承認フローはワークフローの設定で定義します。たとえば、有効化の前に安全審査、続いてエリアマネージャー、完了前にも同じ2者、といった形です。各承認者は自分の番になると通知を受け取ります。許可証の種類ごとに異なる承認フローを割り当てるのは、Businessプランのオプションです。

許可証は監査用にエクスポートでき、親の許可証に子許可証を添付することもできます。親の許可証は、すべての子許可証が承認されるまで承認できません。

インシデント、是正処置、労働災害の記録簿

インシデントの記録には、何が、どこで、いつ起きたか、誰が関与したか、現場で撮影した写真が含まれます。各インシデントは、安全委員会や事案ファイル用にPDFで出力できます。

是正処置は、担当者・期限・ステータスとともにインシデントに一覧表示されます。修正に保全作業が必要な場合、たとえばガードの再取り付けや漏れの修理などでは、そのアクションがインシデントにひも付いた作業指示になり、ループが閉じたことをどちら側からも確認できます。

OSHA 300記録簿を管理する米国の事業所向けに、FreeMaintは一貫した事案番号とPDF出力を備えた記録簿ビューを提供します。Enterpriseプランでは、機密性の高い負傷情報の項目を、閲覧を許可された人だけに制限できます。

FreeMaintが記録するもの、そして引き続き貴社の責任であるもの

規制は、事業所がこれらの記録をどう使うかに影響します。OSHA 1910.147の対象となる工場は、危険なエネルギーが遮断されたことを示すためにロックアウトの記録を使います。ISO 45001に取り組む組織は、管理策の証拠として許可証、点検、是正処置を使います。FreeMaintはその証拠を保存し、作業にひも付けます。事業所を認証するものではなく、危険を評価して許可証に署名する力量のある担当者に代わるものでもありません。

データモデルはあえてシンプルにしています。許可証、ロックアウト、インシデント、点検は、常に資産、ロケーション、作業指示のいずれかに付属します。だからこそ保全マネージャーは、週の計画に使うのと同じ画面から、安全に関する質問に答えられるのです。