無料のCMMS費用対効果（ROI）計算ツール：削減額・投資回収期間・稟議用の試算をExcelで

CMMSのROI計算式

説得力のあるROIの試算は、2つの要素で成り立ちます。現在の保全にかけている費用と、ソフトウェアがそれをどう変えるかです。計算ツールはこの2つを分けて扱うため、稟議資料を読む人は、出所をたどれない1つの数字ではなく、前提を1つずつ検証できます。

金額はすべて年額で、同じ通貨にそろえます。初期導入費は初年度にだけ発生し、サブスクリプション費用は毎年発生します。そのため初年度ROIは常に最も低くなり、財務部門にとっては3年間の見通しが重要になります。

• 停止による削減額 ＝ 年間停止時間 × 1時間あたりの停止コスト × 見込む停止削減率
• 人件費の削減額 ＝ 年間保全人件費 × 見込む人件費削減率
• 部品費の削減額 ＝ 年間予備部品費 × 見込む部品費削減率
• 初年度コスト ＝ 年間サブスクリプション費用 ＋ 初期導入費
• 初年度ROI ＝（年間削減額 − 初年度コスト）÷ 初年度コスト
• 投資回収期間（月）＝ 初期導入費 ÷（年間削減額 − 年間サブスクリプション費用）× 12
• 3年間の純便益 ＝ 3 ×（年間削減額 − 年間サブスクリプション費用）− 初期導入費

CMMSによる削減はどこから生まれるか

CMMSは導入しただけでコストを削減するわけではありません。保全のやり方が変わったときに、削減が生まれます。計画的な作業が増え、緊急対応が減り、修理が速くなり、必要なときに部品が在庫にある状態です。計算ツールの3つのコスト項目は、それぞれこうした変化の1つに対応しています。

• ダウンタイム：予防保全を期日どおりに実施すれば、ラインが止まる前に故障をとらえられます。QRコードからすぐに報告された故障は、より早く修理されます。
• 人件費：技術者が資産の履歴、正しい手順、足りない部品を探す時間が減り、緊急呼び出しによる残業も減ります。
• 予備部品：最小在庫量と消費履歴によって、割高な緊急発注、重複購入、死蔵在庫が減ります。
• 効果は確かでも金額にしにくいものもあります。監査への備え、トレーサビリティ、安全記録、そして退職する技術者とともに失われなくなるノウハウです。稟議資料には記載しても、ROIの数字には含めないでください。

削減率を誠実に見積もる方法

入力する削減率は、どのROI試算でも最も弱い部分です。まだ起きていない未来を表しているからです。大きな割合をうたうベンダーのパンフレットは、自社の現場についての根拠にはなりません。根拠になるのは自社のデータです。

• まず実績から始めます。昨年の故障のうち、予防保全のタスクで防げたものはいくつあったでしょうか。その割合はダウンタイム削減率の目標ではなく、上限です。
• 1つのラインまたは1つの建物で3か月間の試験導入を行い、導入前後のダウンタイム、作業時間、部品費を測定して、その数値を使います。
• 控えめな値を使い、より楽観的な値による2つ目のシナリオも示します。控えめなシナリオでも投資を回収できる試算こそが承認されます。
• 同じ削減を二重に数えないでください。故障が減ったことで節約できた作業時間は、ダウンタイムか人件費のどちらか一方に入れ、両方には入れません。

CMMSのコストに含めるべきもの

ソフトウェアの価格が最大のコストになることはまれです。システムを役立つ状態にするまでの社内工数も数えてください。財務部門が真っ先に尋ねるのはそこだからです。

• 年間のサブスクリプション費用。ユーザー単位で課金するベンダーもあり、その場合はチームの拡大とともに費用が増えます。会社単位の定額料金のベンダーもあります。
• データ登録：資産、場所、予備部品、保全計画。既存の表計算ファイルをインポートすれば、大幅に短縮できます。
• 教育：技術者にはモバイルアプリについて数時間、計画担当者や管理者にはそれ以上。
• ハードウェア（必要な場合）：技術者用のスマートフォンやタブレット、資産に貼るQRラベル。
• 無料プランならサブスクリプション費用はゼロですが、導入にかかる時間はゼロではありません。計算ツールは初年度コストがゼロの場合を明示的に扱い、ROIを無限大と表示することはありません。

CMMS導入の稟議資料でよくある間違い

ROIの試算の多くが却下されるのは、計算が間違っているからではなく、前提の1つを説明しきれないからです。

• 停止コストに自社の数字ではなく業界平均を使う。使うべきなのは、自社のラインが1時間止まったときの生産損失、残業、不良、納期遅延のペナルティです。
• ラインに余力があって後から挽回できるのに、失われた生産の全額を計上する。
• 初期導入費を忘れる、または10年に分散させる。そうすると回収期間が実際より短く見えます。
• シナリオを示さず1つの数字だけを提示する。控えめなケースと楽観的なケースを並べて示しましょう。
• 導入後に検証しない。6か月後または12か月後に実際の数値で再計算してください。それが次の投資に向けた最良の根拠になります。

見積もりから実測値へ

ROI計算ツールが示すのは、意思決定を得るための見積もりです。その後で意味を持つのは、実際に測定した数値だけです。そのためには、年度末にさかのぼって再構成するのではなく、作業が行われたその場でコストを記録する必要があります。

FreeMaintでは、作業時間、部品、外部費用が作業指示ごとに記録され、ダウンタイムは資産が停止したときと復旧したときに記録されます。無料のCoreではユーザー数無制限で、資産ごとのMTBF、MTTR、稼働率が得られます。Businessでは、コストレポートで月別・資産別の推移を確認でき、財務レポートで支出を年間予算と比較できるため、導入前後の比較を実データから組み立てられます。