車両整備記録簿：整備計画・整備履歴・有効期限を 1 つのファイルに

すべての車両に整備記録簿をつける理由

車両整備記録簿は、書類のための書類ではありません。どのフリートでも遅かれ早かれ、たいていは最悪のタイミングで出てくる 5 つの問いに答えるためのものです。

• 保証：整備スケジュールが守られていなければ、メーカーは保証請求を拒否することがあります。EU と英国では一括適用除外規則（ブロック・エグゼンプション）により、メーカーのスケジュールに従い、それを証明できる限り、独立系の整備工場を使っても保証は失われません。記録簿がその証明になります。
• 再販価値：日付入りの完全な履歴がある中古車は、請求書を箱に詰めて渡す車よりも売りやすく、査定もしやすくなります。購入者やリース会社はそれを求めます。
• 安全：ブレーキ、タイヤ、灯火類、ステアリングは、記録されていてもいなくても摩耗します。車両を公道で使用する事業者には安全な状態を保つことが求められ、日付入りの記録は点検が実施されたことを示します。
• コスト管理：各作業に部品、工賃、費用が記録されていれば、予算を食う車両も、3 か月ごとに再発する修理も一目でわかります。
• 監査と事故：事故の後、保険会社、監査人、調査担当者は、ブレーキを最後に点検したのはいつかを尋ねます。「最近です」は答えになりません。

良い車両整備記録簿に含まれるもの

このワークブックは、メーカーの整備手帳の考え方に沿い、車両管理者に必要な項目まで広げたものです。車両ごとに 1 シートを使い、新しい車両にはタブをコピーしてください。

• 車両の基本情報：ナンバー、メーカーと車種、年式、車台番号（VIN）、燃料の種類、初度登録日、現在の走行距離とその確認日、主な運転者、タイヤサイズ、エンジンオイルの規格。
• 整備計画：各作業に 2 つの間隔（走行距離と月数）を設け、前回整備時の走行距離と日付、次回の期限を記載します。
• 整備履歴：日付、走行距離（km）、作業内容、交換部品、費用、整備工場または技術者。1 回の作業につき 1 行とし、決して上書きしません。
• 書類と有効期限：車検、保険、登録、自動車税、特別許可、主な運転者の免許について、番号、発行元、有効期限、リマインダーの送付日を記載します。
• メモ：運転者から報告された不具合、繰り返し発生する問題、保証修理、メーカーのリコール。

整備間隔の決め方

まず、車両ごとにメーカーの整備スケジュールを確認します。各作業には距離と期間の両方で間隔が定められています。たとえば、オイルとフィルターの交換は 15,000 km または 12 か月ごと、といった具合です。どちらの上限も重要です。オイルは車両が止まっていても劣化し、ブレーキ液は湿気を吸い、ゴムベルトは硬化します。

次に、使い方がシビアコンディションに当たるかを確認します。多くの整備手帳では、エンジンが冷えたままの短距離走行、発進と停止を繰り返す配送、けん引、ほこりの多い道路、長時間のアイドリング、極端な気温での使用について、短い間隔が定められています。配送用のバン、現場用の車両、けん引する車両は、たいていこれに該当します。

最後に、「いずれか早いほう」のルールを適用します。年に 40,000 km 走るバンは、12 か月の上限よりずっと早く、約 4 か月半で 15,000 km に達します。年に 6,000 km しか走らない共用車は、先に 12 か月の上限に達します。どちらか一方のカウンターだけを追っていると、どちらかの車両の整備が遅れます。フォークリフト、トラクター、現場の機械では、走行距離の代わりにエンジン稼働時間を使います。

シートでは、次回の期限は前回の整備に各間隔を足したものです。前回の走行距離に距離の間隔を、前回の日付に月数を足します。先に到来したほうが本当の期限です。

車両整備記録簿を役に立たなくする失敗

記録簿が機能しなくなる理由は、ほぼどのフリートでも同じです。そしてどれも、スプレッドシートそのものの問題ではありません。

これは車両に限った話ではありません。FreeMaint Research（2026 年）によると、分析した拠点の 27.1% は予防保全をまったく記録しておらず、予防保全作業の比率の中央値は 22.5% でした。期限を書き込んだ計画は、故障してから直すだけの状態から抜け出す第一歩です。

• カレンダーだけ、または走行距離だけ：どちらかのカウンターが必ず先に進み、最も整備が必要な車両ほど整備が遅れます。
• 履歴が請求書に散らばっている：整備工場の請求書は経理に、タイヤの領収書はメールに、走行距離はどこにもない。購入者や保険会社に求められると、履歴の再構築に丸 1 日かかります。
• 行に走行距離がない：走行距離が記録されていない整備は、次回の計算に使えません。
• 有効期限が誰かの頭の中にある：車検や保険の更新を覚えているのは一人だけ。その人が休暇中に、車両は期限切れの書類のまま走ります。
• 全員が 1 つのファイルを編集する：行が上書きされ、数式が壊れ、3 つのバージョンがメールで出回ります。

FreeMaint が車両管理でできること、できないこと

FreeMaint は車両のための保全システムであり、GPS やテレマティクスのトラッカーではありません。車両の位置を特定することも、車両から走行距離を読み取ることもありません。メーター値は、モバイルアプリで、作業指示を完了するときに、または走行距離を含む給油記録と一緒に入力します。すでにトラッカーをお使いなら、そのまま使い続けてください。独自の連携として、FreeMaint の認証付き API（Business プランでは GraphQL）からメーター値を送ることもできます。

無料の Core プランだけでも、カレンダー基準の計画、整備履歴、費用について、ユーザー数無制限でスプレッドシートを置き換えられます。メーター値の記録と、走行距離やエンジン稼働時間による計画は Starter に含まれます。車両プロフィール、書類と期限アラート、運転者と免許、給油記録、予約、入れ子整備を備えた車両管理モジュールは Business に含まれます。どのプランも会社単位の料金で、車両単位の課金はありません。