Podpis elektroniczny

Podpis elektroniczny pozwala technikom i przełożonym podpisywać krytyczne zdarzenia bezpośrednio w FreeMaint — realizację zleceń pracy, procedury LOTO, inspekcje, zatwierdzanie dokumentów. Stopień audytu z polami znacznika czasu, adresu IP i świadka.

Gdzie wymagane są podpisy

• Zakończenie zlecenia pracy — technik podpisuje zamknięcie
• Procedury LOTO — podpisz kroki, zastosuj i usuń
• Kontrole – podpisz każdy punkt kontroli lub cały protokół
• Zatwierdzanie dokumentów — podpisywanie nowych wersji SOP i podręczników
• Wyzwalacze niestandardowe — dowolny skonfigurowany przez Ciebie etap przepływu pracy

Jak działa podpisywanie

1. Otwórz obiekt — Zlecenie pracy, krok LOTO, inspekcja itp.
2. Kliknij „Podpisz” — Otworzy się panel do podpisów — rysuj palcem na telefonie komórkowym lub myszą na komputerze.
3. Potwierdzać — Podpis jest zapisywany wraz ze znacznikiem czasu, identyfikatorem użytkownika i adresem IP żądania. Kopia jest rejestrowana w ścieżce audytu.
4. Opcjonalny świadek — Jeśli przepływ pracy wymaga świadka, przed zapisaniem zostanie wyświetlony monit o obecność drugiego podpisującego.

Ścieżka audytu

Każdy podpis zawiera identyfikator użytkownika, znacznik czasu (UTC + lokalny), adres IP i odniesienie do jednostki. Możesz udowodnić, kto co podpisał i kiedy — spełnia standardy HIPAA, FDA 21 CFR część 11, OSHA i ISO.

Tożsamość, role i poprawki

• Numer pracownika — każdy podpis pokazuje też numer pracownika osoby podpisującej (z jej profilu w sekcji Osoby), aby nigdy nie mylić osób o tym samym nazwisku.
• Konfigurowalne role — administrator może zdefiniować stałą listę ról podpisu w Ustawienia firmy → Podpisy; podpisujący wybierają wtedy z listy rozwijanej zamiast wpisywać.
• Poprawianie podpisu — podpisujący może później poprawić rolę lub świadka; obraz podpisu, data i adres IP pozostają zablokowane, a podpisy inspekcji i kalibracji pozostają całkowicie niezmienne.

Zapisany podpis

Narysuj podpis raz, a potem podpisuj jednym kliknięciem. Włącz „Zapisz jako mój podpis na następny raz” pod polem podpisu albo narysuj go w Profil → Bezpieczeństwo → Mój podpis (w aplikacji mobilnej: Ustawienia → Mój podpis). Przycisk „Podpisz zapisanym podpisem” pojawi się wtedy wszędzie, gdzie podpisujesz. Każdy podpis nadal zapisuje Twoje imię i nazwisko, datę, godzinę i adres IP oraz jest oznaczony jako złożony z zapisanego podpisu. Tylko Ty możesz go użyć; możesz go w każdej chwili zastąpić lub usunąć.

Podpisy przy zatwierdzaniu i zamykaniu

Gdy krok przepływu pracy na Zatwierdzone lub Zamknięte wymaga podpisu, trzeba go złożyć na tym etapie: podpisy dodane przed ukończeniem zlecenia roboczego — np. podpis technika — się nie liczą. Zatwierdzający podpisuje w oknie zatwierdzania.