Silnik przepływu pracy

Silnik przepływu pracy FreeMaint nakłada reguły na zmiany statusu. Gdy ktoś próbuje przenieść zlecenie pracy, zgłoszenie, zamówienie zakupu, zapotrzebowanie zakupowe lub zezwolenie na pracę do określonego statusu, silnik sprawdza, kto może zatwierdzić to przejście i co trzeba najpierw uzupełnić — i wstrzymuje rekord, dopóki oba warunki nie zostaną spełnione. Starter: do 5 aktywnych kroków; Business i wyższe: bez ograniczeń.

Anatomia przepływu pracy

• Wyzwalacz — status, do którego przenoszony jest rekord; krok jest sprawdzany w tym momencie
• Warunki (Business) — opcjonalne filtry decydujące, czy krok dotyczy danego rekordu: przedział kosztów w zamówieniach i zapotrzebowaniach, typ zgłoszenia, źródło zlecenia pracy, typ zezwolenia, kategoria zasobu lub wartość wymaganego pola niestandardowego
• Wymagania — kto musi zatwierdzić (rola, wskazana osoba, twórca, osoba przypisana, lider zespołu lub kierownik lokalizacji — albo nikt, gdy krok sprawdza tylko pola) i co musi zostać wcześniej uzupełnione (zdjęcia, podpis, wypełniona lista kontrolna, zarejestrowany czas, zużyte części, pola niestandardowe…). Zatwierdzający otrzymują powiadomienia; Business dodaje przypomnienia i eskalację po upływie terminu

Typowe wzory

• Akceptacja przełożonego — zlecenie pracy przechodzi do statusu Zamknięte dopiero po zatwierdzeniu przez kierownika zespołu
• Dowód wykonania — status Zakończone wymaga zdjęcia, podsumowania pracy i zarejestrowanego czasu
• Macierz wydatków (Business) — zamówienia zakupu powyżej określonej kwoty wymagają zatwierdzenia przez menedżera
• Kierowanie zgłoszeń (Business) — zgłoszenia ulepszeń trafiają do kierownika strefy, a naprawy do kierownika utrzymania ruchu
• Eskalacja (Business) — zatwierdzenie oczekujące 24 godziny powiadamia rolę zastępczą, która może też otrzymać prawo do zatwierdzania

Tryb prosty vs wizualny

Przełączaj się między trybem prostym (formularz, jedna karta na krok) a wizualnym (płótno typu przeciągnij i upuść). Oba edytują tę samą konfigurację i zapisują to samo: wyzwalacz statusu z podłączonymi pod nim krokami zatwierdzania, z góry na dół. Edytuj w jednym, zapisz, a drugi pokaże dokładnie to.

Warunki kroków (Business)

Poza statusem wyzwalającym krok może mieć warunki decydujące, czy zostanie zastosowany do danego rekordu: progi kosztów w zamówieniach i zapotrzebowaniach (krok obowiązuje tylko, gdy suma mieści się w przedziale min/maks) oraz warunki typu zgłoszenia w zgłoszeniach (krok obowiązuje tylko dla zaznaczonych typów — np. ulepszenia zatwierdza kierownik strefy, a naprawy trafiają do kierownika utrzymania ruchu). Oba to dodatki planu Business ponad standardowym kreatorem; kroki bez warunków nadal obowiązują dla wszystkiego.

Eskalacja po terminie (Business)

Krok może określać „Eskaluj po (godzinach)”. Termin zaczyna biec, gdy rekord zaczyna czekać na krok — rekordy, które już czekały w chwili ustawienia terminu, nie są liczone. Zatwierdzający dostają przypomnienie w połowie terminu; po jego upływie alert trafia do członków roli wybranej w „Eskaluj do roli”, którzy mogą otworzyć rekord. Bez roli eskalacji zatwierdzający dostają przypomnienie po upływie terminu. Każde powiadomienie wysyłane jest raz na rekord i krok i ustaje, gdy rekord pójdzie dalej. Termin nigdy nie daje nikomu prawa do zatwierdzania. Aby dodać zastępczego zatwierdzającego, zaznacz „Ta rola też może zatwierdzać” pod rolą eskalacji: jej członkowie mogą wtedy zatwierdzić krok w dowolnym momencie, obok zatwierdzającego.

Limity poziomów

• Core — silnik przepływu pracy niedostępny
• Starter — kreator przepływów pracy, do 5 aktywnych kroków łącznie dla wszystkich typów rekordów
• Business — nieograniczona liczba kroków oraz warunki kroków i eskalacja po upływie terminu
• Enterprise — tak samo jak Business

Które przejścia możesz kontrolować

Krok uruchamia się, gdy ktoś próbuje przenieść rekord DO jego statusu wyzwalającego. Dostępne są wszystkie statusy cyklu życia.

• Zlecenia pracy — Otwarte, Zaplanowane, W toku, Wstrzymane, Ukończone, Zweryfikowane, Zamknięte i Anulowane. Krok na Zamknięte to zwyczajowa akceptacja przełożonego przed ostatecznym zarchiwizowaniem; krok na Anulowane nie pozwala porzucić pracy bez przeglądu.
• Zgłoszenia, zamówienia zakupu, wnioski zakupowe i zezwolenia na pracę mają własne statusy.
• Gdy reguła blokuje przejście, rekord wyjaśnia dlaczego — która rola musi zatwierdzić lub których pól wciąż brakuje. Jeśli możesz wykonać tę czynność i brakuje tylko informacji (zdjęcia, podpisu, formularza), przycisk zostaje: jego okno pokazuje braki i pozwala je uzupełnić.