Pozwolenia na pracę

Pozwolenia autoryzują niebezpieczne prace wraz z wymogami bezpieczeństwa.

Statusy

Typy pozwoleń

Każde pozwolenie ma typ: Ogólne, Prace gorące, Przestrzeń zamknięta, Praca na wysokości, Elektryczne, Wykopy lub Chemiczne. Typ decyduje o tym, które listy kontrolne i etapy zatwierdzania obowiązują, dlatego po przesłaniu pozwolenia nie można go już zmienić.

Listy kontrolne przed pracą i po pracy

Utwórz każdą listę raz jako szablon HSE (HSE > Szablony) z kategorią „Pozwolenie — lista kontrolna przed pracą” lub „Pozwolenie — lista kontrolna po pracy” i wybierz typ pozwolenia, którego dotyczy (lub wszystkie typy).

• Lista przed pracą tworzy się automatycznie przy przesłaniu pozwolenia, a lista po pracy, gdy ktoś kliknie „Prace zakończone”
• Obie pojawiają się na pozwoleniu z przyciskiem „Wypełnij”, a każdy punkt obowiązkowy musi mieć odpowiedź
• Pozwolenia nie można aktywować, dopóki lista przed pracą nie zostanie ukończona bez niezaliczonych punktów obowiązkowych, ani zamknąć, dopóki lista po pracy nie zostanie ukończona

Zatwierdzenia i zamknięcie

Etapy zatwierdzania ustawia się w Ustawienia firmy > Przepływy pracy > Pozwolenia na pracę. Szablon „Pozwolenie na pracę — wspólny podpis BHP + obszaru” przewiduje przegląd BHP, a potem kierownika obszaru (kierownika lokalizacji pozwolenia) przed aktywacją oraz tę samą parę przed zamknięciem.

• Etapy ze statusem „Oczekuje na zamknięcie” tworzą podpis zamknięcia; ostatni podpis zamyka pozwolenie
• W planie Business każdy etap można ograniczyć do wybranych typów, dzięki czemu każdy typ ma własne poziomy zatwierdzania
• Kolejny zatwierdzający dostaje powiadomienie, gdy tylko nadejdzie jego kolej, a status pozwolenia zmienia się wyłącznie przez te czynności

Szczegóły bezpieczeństwa

• Zidentyfikowane zagrożenia
• Wymagane środki ostrożności
• Wymagane ŚOI
• LOTO wymagane / zweryfikowane
• Procedura awaryjna

Zagrożenia i ich środki (katalog HSE)

Ustawienia firmy > Katalog HSE zawiera zagrożenia, środki ostrożności, ŚOI i procedury awaryjne, które zaznacza się w pozwoleniu zamiast wpisywać od nowa. Powiąż środki z zagrożeniem raz, a będą mu towarzyszyć w każdym pozwoleniu.

• Otwórz zagrożenie i wybierz jego środki ostrożności, ŚOI i procedury awaryjne w sekcji „Środki dla tego zagrożenia”
• Zaznaczenie zagrożenia w pozwoleniu dodaje jego środki; usuń te, które nie dotyczą tej pracy
• Odznaczenie zagrożenia usuwa tylko dodane przez nie środki — to, co wybrałeś sam, zostaje
• Procedura awaryjna niepowiązana z żadnym zagrożeniem to instrukcja ogólna: zaznacz ją w dowolnym pozwoleniu
• Gdy element jest już używany w pozwoleniach, dezaktywuj go zamiast usuwać: znika z formularzy, ale zostaje w dawnych pozwoleniach
• Wydrukowane pozwolenie pokazuje każde zagrożenie w osobnym wierszu wraz z jego ŚOI i środkami ostrożności, a następnie środki ogólne dotyczące wszystkich zagrożeń
• Każdy ŚOI otrzymuje piktogram wybierany w jego formularzu: piktogram i nazwa to to, co zlecenie pracy pokazuje w polu „Wymagane ŚOI”.

Pola wymagane

Administrator wybiera, jakie pola musi mieć każde pozwolenie, w Ustawienia firmy > Formularze i procesy > Formularz pozwolenia na pracę. Pola „Tytuł”, „Typ Zezwolenia”, „Ważne od” i „Ważne do” są zawsze wymagane. Dopóki nie zapisano wyboru, wymagane są „Lokalizacja” i „Zasób”.

• Wybierz spośród pól „Lokalizacja”, „Zasób”, „Zlecenie pracy”, „Niebezpieczeństwa”, „Środki Ostrożności”, „Wymagane Osobiste Urządzenia Ochronne” i „Procedura awaryjna”.
• Wymaganie pola „Zasób” wymaga też pola „Lokalizacja”: zasób wybiera się w ramach lokalizacji.
• Pola „Niebezpieczeństwa”, „Środki Ostrożności”, „Wymagane Osobiste Urządzenia Ochronne” i „Procedura awaryjna” wypełnia element katalogu HSE lub dowolny tekst.
• Formularze tworzenia i edycji oznaczają te pola gwiazdką i je sprawdzają. Pozwolenie utworzone automatycznie ze zlecenia pracy jest sprawdzane przy wysłaniu do zatwierdzenia.

Powiązanie ze zleceniami pracy

Zezwolenia nie są osobnym, oderwanym rejestrem — są bezpośrednio powiązane ze zleceniami pracy.

• Zadanie oznaczone jako 'Wymaga zezwolenia na pracę' automatycznie tworzy powiązane zezwolenie w wersji roboczej w momencie utworzenia zlecenia pracy
• Otwórz zakładkę 'Zezwolenia na pracę' zlecenia, aby ręcznie utworzyć lub powiązać zezwolenie
• „Utwórz pozwolenie” na tej zakładce wypełnia pozwolenie numerem i tytułem zlecenia, jego lokalizacją i zasobem — sprawdź je przed zapisaniem
• Zlecenie pracy nie może się rozpocząć, dopóki powiązane pozwolenie typu wymaganego przez zadanie nie będzie zatwierdzone lub aktywne
• Zezwolenia przechodzą przez własny, konfigurowalny łańcuch zatwierdzania (Ustawienia firmy > Workflow > Zezwolenia na pracę)

Własne pola na zezwoleniu

Zezwolenie na pracę różni się zależnie od zakładu i regulatora — pola definiujesz Ty. Ustawienia firmy > Pola niestandardowe > Zezwolenie na pracę.

Dokumenty, które wygasają

Dołącz do zezwolenia polisę ubezpieczeniową i certyfikaty pracowników, każdy z datą ważności i przypomnieniem. Przeterminowany certyfikat jest gorszy niż jego brak — wszyscy sądzą, że są ubezpieczeni — więc przypomnienie przychodzi, zanim wykonawca się pojawi.

Eksport rejestru

Przycisk Eksportuj u góry ekranu Zezwolenia na pracę pobiera rejestr w formacie CSV lub Excel. Plik zawiera dokładnie to, co pokazują filtry: najpierw filtruj, potem eksportuj. Zezwoleń nie można importować: zezwolenie to zatwierdzenie oparte na łańcuchu podpisów, a plik mogący tworzyć zatwierdzone zezwolenia przekreśliłby sens rejestru.