Motor de fluxo de trabalho

O motor de fluxo de trabalho do FreeMaint aplica regras às mudanças de status. Quando alguém tenta passar uma ordem de serviço, solicitação, ordem de compra, requisição de compra ou permissão de trabalho para um determinado status, o motor verifica quem pode aprovar essa mudança e o que precisa ser preenchido antes — e retém o registro até que as duas condições sejam atendidas. Starter: até 5 etapas ativas; Business e acima: ilimitadas.

Anatomia de um fluxo de trabalho

• Gatilho — o status para o qual o registro está sendo movido; a etapa é verificada nesse momento
• Condições (Business) — filtros opcionais que decidem se a etapa se aplica a um registro: uma faixa de custo em ordens de compra e requisições, o tipo de solicitação, a origem de uma ordem de serviço, o tipo de permissão, a categoria do ativo ou o valor de um campo personalizado obrigatório
• Requisitos — quem precisa aprovar (um perfil, uma pessoa específica, o criador, o responsável, o líder da equipe ou um gestor de local — ou ninguém, quando a etapa só verifica seus campos) e o que precisa estar presente antes (fotos, uma assinatura, um checklist concluído, tempo registrado, peças usadas, campos personalizados…). Os aprovadores são notificados; o Business acrescenta lembretes e escalonamento após um prazo

Padrões comuns

• Aval do supervisor — uma ordem de serviço só passa para Fechada depois que um supervisor a aprova
• Comprovação do trabalho — Concluída exige uma foto, um resumo do trabalho e o tempo registrado
• Matriz de gastos (Business) — ordens de compra acima de um valor precisam da aprovação de um gestor
• Roteamento de solicitações (Business) — solicitações de melhoria vão para o gestor da zona; reparos, para o gestor de manutenção
• Escalonamento (Business) — uma aprovação parada há 24 horas alerta um perfil reserva, que também pode ser autorizado a aprovar

Modo Simples vs Visual

Alterne entre o modo Simples (um formulário, um cartão por etapa) e o modo Visual (uma tela de arrastar e soltar). Ambos editam a mesma configuração e salvam a mesma coisa: um gatilho de status com suas etapas de aprovação encadeadas abaixo, de cima para baixo. Edite em um, salve, e o outro mostra exatamente isso.

Condições de etapa (Business)

Além do status de acionamento, uma etapa pode ter condições que decidem se ela é aplicada a um dado registro: limites de custo em pedidos de compra e requisições (a etapa só se aplica quando o total cai dentro da faixa mín/máx) e condições por tipo de solicitação nas solicitações (a etapa só se aplica aos tipos marcados — por ex., melhorias aprovadas pelo gestor da zona enquanto reparos vão para o gestor de manutenção). Ambos são adicionais do plano Business sobre o builder padrão; etapas sem condições continuam se aplicando a tudo.

Escalonamento após um prazo (Business)

Uma etapa pode definir “Escalar após (horas)”. O prazo começa a contar quando um registro passa a aguardar a etapa — registros que já aguardavam quando você define o prazo não contam. Os aprovadores recebem um lembrete na metade do prazo; quando ele termina, são alertados os membros do perfil escolhido em “Escalar para o perfil” que podem abrir o registro. Sem perfil de escalonamento, os aprovadores recebem um lembrete quando o prazo termina. Cada envio acontece uma vez por registro e por etapa, e para assim que o registro avança. O prazo nunca dá a ninguém o direito de aprovar. Para adicionar um aprovador reserva, marque “Este perfil também pode aprovar” abaixo do perfil de escalonamento: seus membros podem então aprovar a etapa a qualquer momento, além do aprovador.

Limites de nível

• Core — motor de fluxo de trabalho não disponível
• Starter — o criador de fluxos de trabalho, até 5 etapas ativas somando todos os tipos de registro
• Business — etapas ilimitadas, mais condições de etapa e escalonamento após um prazo
• Enterprise — igual ao Business

Quais transições você pode controlar

Uma etapa dispara quando alguém tenta mover um registro PARA o seu status de gatilho. Todos os status do ciclo de vida estão disponíveis.

• Ordens de serviço — Aberta, Agendada, Em andamento, Em espera, Concluída, Validada, Fechada e Cancelada. Uma etapa em Fechada é o aval do supervisor antes do arquivamento definitivo; uma em Cancelada impede que um trabalho seja abandonado sem revisão.
• Solicitações, ordens de compra, requisições de compra e permissões de trabalho expõem cada um seus próprios status.
• Quando uma regra bloqueia uma transição, o registro explica o porquê — qual perfil precisa aprovar, ou quais campos ainda faltam. Se você pode realizar a ação e só falta informação (uma foto, uma assinatura, um formulário), o botão continua lá: a janela dele lista o que falta e coleta.