Assinatura eletrónica

A assinatura eletrónica permite que técnicos e supervisores validem eventos críticos diretamente no FreeMaint — conclusão de ordens de trabalho, procedimentos LOTO, inspeções, aprovações de documentos. De nível auditável, com marca temporal, IP e campos de testemunha.

Onde são exigidas assinaturas

• Conclusão da ordem de trabalho — o técnico assina o fecho
• Procedimentos LOTO — assinar os passos de colocação e de remoção
• Inspeções — assine cada ponto de inspeção ou o relatório completo
• Aprovações de documentos — assinar novas versões de procedimentos operacionais e manuais
• Acionadores personalizados — qualquer passo do workflow que configurar

Como funciona a assinatura

1. Abra a entidade — Ordem de trabalho, passo LOTO, inspeção, etc.
2. Clique em «Assinar» — Abre-se um quadro de assinatura — desenhe com o dedo no telemóvel ou com o rato no computador.
3. Confirmar — A assinatura é guardada com a marca temporal, o seu ID de utilizador e o IP do pedido. Fica uma cópia no registo de auditoria.
4. Testemunha opcional — Se o seu workflow exigir uma testemunha, é pedido um segundo signatário antes de guardar.

Registo de auditoria

Cada assinatura inclui o ID do utilizador, a marca temporal (UTC + local), o endereço IP e a referência da entidade. Pode provar quem assinou o quê e quando — cumpre as normas HIPAA, FDA 21 CFR Part 11, OSHA e ISO.

Identidade, funções e correções

• N.º de funcionário — cada assinatura mostra também o n.º de funcionário do signatário (do seu perfil em Pessoas), para nunca confundir pessoas com o mesmo nome.
• Funções configuráveis — um administrador pode definir uma lista fixa de funções de assinatura em Definições da empresa → Assinaturas; os signatários escolhem depois numa lista pendente em vez de escrever.
• Corrigir uma assinatura — o signatário pode corrigir depois a função ou a testemunha; a imagem da assinatura, a data e o IP permanecem bloqueados, e as assinaturas de inspeção e calibração continuam totalmente imutáveis.

Assinatura guardada

Desenhe a sua assinatura uma vez e depois assine com um clique. Ative «Guardar como a minha assinatura para a próxima vez» por baixo do quadro de assinatura, ou desenhe-a em Perfil → Segurança → A minha assinatura (na aplicação móvel: Definições → A minha assinatura). O botão «Assinar com a minha assinatura guardada» aparece então onde quer que assine. Cada assinatura continua a registar o seu nome, a data, a hora e o endereço IP, e fica marcada como aplicada a partir da sua assinatura guardada. Só o próprio a pode usar, e pode substituí-la ou eliminá-la a qualquer momento.

Assinaturas na validação e no fecho

Quando um passo do fluxo de trabalho em Validado ou Fechado exige uma assinatura, esta tem de ser dada nessa fase: as assinaturas adicionadas antes de a ordem de trabalho estar concluída — como a do técnico — não contam. O validador assina na janela de validação.