Motor de fluxo de trabalho

O motor de fluxo de trabalho da FreeMaint aplica regras às mudanças de estado. Quando alguém tenta passar uma ordem de trabalho, um pedido, uma ordem de compra, uma requisição de compra ou uma permissão de trabalho para um determinado estado, o motor verifica quem pode aprovar essa passagem e o que tem de ser preenchido primeiro — e retém o registo até ambas as condições estarem cumpridas. Starter: até 5 passos ativos; Business e superior: ilimitados.

Anatomia de um fluxo de trabalho

• Acionador — o estado para o qual o registo está a ser movido; o passo é verificado nesse momento
• Condições (Business) — filtros opcionais que decidem se o passo se aplica a um registo: um intervalo de custo nas ordens de compra e requisições, o tipo de pedido, a origem de uma ordem de trabalho, o tipo de permissão, a categoria do ativo ou o valor de um campo personalizado obrigatório
• Requisitos — quem tem de aprovar (um perfil, uma pessoa designada, o criador, o responsável, o chefe de equipa ou um responsável de localização — ou ninguém, quando o passo apenas verifica os seus campos) e o que tem de estar presente primeiro (fotografias, uma assinatura, uma lista de verificação concluída, tempo registado, peças utilizadas, campos personalizados…). Os aprovadores são notificados; o Business acrescenta lembretes e escalonamento após um prazo

Padrões comuns

• Validação do supervisor — uma ordem de trabalho só passa a Fechada depois de um supervisor a aprovar
• Prova de trabalho — Concluída exige uma fotografia, um resumo do trabalho e o tempo registado
• Matriz de despesa (Business) — as ordens de compra acima de um montante precisam da aprovação de um gestor
• Encaminhamento de pedidos (Business) — os pedidos de melhoria vão para o responsável da zona e as reparações para o responsável de manutenção
• Escalonamento (Business) — uma aprovação em espera há 24 horas alerta um perfil de reserva, que também pode ser autorizado a aprovar

Modo Simples vs Visual

Alterne entre o modo Simples (um formulário, um cartão por passo) e o modo Visual (uma área de arrastar e largar). Ambos editam a mesma configuração e guardam a mesma coisa: um acionador de estado com os seus passos de aprovação encadeados por baixo, de cima para baixo. Edite num, guarde, e o outro mostra exatamente isso.

Condições de passo (Business)

Para além do estado de acionamento, um passo pode ter condições que decidem se é aplicado a um dado registo: limiares de custo em ordens de compra e requisições (o passo só se aplica quando o total cai dentro da banda mín/máx) e condições por tipo de pedido nos pedidos (o passo só se aplica aos tipos marcados — por ex., as melhorias aprovadas pelo responsável da zona enquanto as reparações vão para o responsável de manutenção). Ambas são extras do plano Business sobre o builder padrão; os passos sem condições continuam a aplicar-se a tudo.

Escalonamento após um prazo (Business)

Um passo pode definir «Escalonar após (horas)». O prazo começa a contar quando um registo começa a aguardar o passo — os registos que já aguardavam quando define o prazo não contam. Os aprovadores recebem um lembrete a meio do prazo; quando termina, são alertados os membros do perfil escolhido em «Escalar para o perfil» que podem abrir o registo. Sem perfil de escalonamento, os aprovadores recebem um lembrete quando o prazo termina. Cada envio acontece uma vez por registo e por passo, e para assim que o registo avança. O prazo nunca dá a ninguém o direito de aprovar. Para acrescentar um aprovador de reserva, marque «Este perfil também pode aprovar» sob o perfil de escalonamento: os seus membros podem então aprovar o passo a qualquer momento, além do aprovador.

Limites de nível

• Core — motor de fluxo de trabalho não disponível
• Starter — o construtor de fluxos de trabalho, até 5 passos ativos em todos os tipos de registo
• Business — passos ilimitados, mais condições de passo e escalonamento após um prazo
• Enterprise — igual ao Business

Que transições pode controlar

Um passo dispara quando alguém tenta mover um registo PARA o seu estado acionador. Todos os estados do ciclo de vida estão disponíveis.

• Ordens de trabalho — Aberta, Agendada, Em curso, Em espera, Concluída, Validada, Fechada e Cancelada. Um passo em Fechada é a habitual validação do supervisor antes do arquivo definitivo; um em Cancelada impede que um trabalho seja abandonado sem revisão.
• Os pedidos, ordens de compra, requisições de compra e permissões de trabalho expõem cada um os seus próprios estados.
• Quando uma regra bloqueia uma transição, o registo explica porquê — que perfil tem de aprovar, ou que campos ainda faltam. Se pode realizar a ação e só falta informação (uma fotografia, uma assinatura, um formulário), o botão mantém-se: a sua janela lista o que falta e recolhe-o.