Controle de estoque de peças em Excel: saldo, ponto de pedido e peças críticas

Por que peças de manutenção precisam de um controle próprio

Estoque comercial é gerido para vender. Estoque de peças de reposição é gerido para evitar parada de máquina. Um rolamento que fica dois anos na prateleira não é um erro se ele salvar uma linha no dia em que o antigo travar. O erro oposto também acontece: prateleiras cheias de peças de máquinas que saíram da fábrica há anos, enquanto falta justamente o retentor de que todo mundo precisa.

Um bom controle de estoque de peças responde a qualquer momento três perguntas: o que temos, onde está e o que precisa ser comprado antes de acabar. Sem registro, as respostas vêm da memória do almoxarife e de uma volta pelo almoxarifado. Os sintomas são sempre os mesmos.

• Falta de peças críticas, que transforma um reparo de uma hora em espera pelo fornecedor.
• Códigos duplicados: a mesma peça comprada com duas descrições, guardada em dois lugares e contada duas vezes.
• Saídas sem requisição, fazendo o saldo no papel se afastar do saldo real na prateleira.
• Dinheiro parado em peças sem giro que ninguém tem coragem de descartar, porque ninguém sabe em qual máquina elas servem.

Como a planilha é montada

O arquivo tem duas abas. A aba Peças é o cadastro: uma linha por peça, com um bloco de resumo no topo. A aba Movimentações é o livro de registro: uma linha por entrada ou saída. O estoque atual nunca é digitado à mão; ele é calculado a partir das movimentações, e é isso que o mantém confiável.

Na aba Peças você informa o código, a descrição, o fabricante e a referência dele, o equipamento em que a peça é usada, o local de armazenagem, se é uma peça crítica (Sim ou Não), a unidade, o estoque inicial, o estoque mínimo, o consumo médio diário, o prazo de entrega em dias, o estoque máximo, o custo unitário e o fornecedor. Na aba Movimentações você informa a data, o código, o tipo (Entrada ou Saída, em uma lista suspensa), a quantidade, uma referência como a ordem de serviço ou a nota fiscal, quem fez a movimentação e uma observação. A descrição é preenchida sozinha a partir do código e mostra Código não encontrado quando o código não está na aba Peças.

As colunas cinza calculam o resto. São fórmulas: não as sobrescreva ao copiar ou ordenar a planilha.

• Entradas e Saídas = soma das movimentações do código, por tipo
• Estoque atual = estoque inicial + entradas − saídas
• Ponto de pedido sugerido = consumo médio diário × prazo de entrega, arredondado para cima, + estoque mínimo (só o estoque mínimo quando falta o consumo ou o prazo)
• Quantidade a comprar = estoque máximo − estoque atual, assim que o saldo está no ponto de pedido ou abaixo dele
• Valor em estoque = estoque atual × custo unitário
• Status = Sem estoque em zero ou abaixo, Repor no ponto de pedido ou abaixo, OK nos demais casos

Ponto de pedido, estoque mínimo e estoque máximo

O ponto de pedido, também chamado de ponto de reposição, é o nível de estoque em que se faz o pedido. Ele precisa cobrir o consumo enquanto a entrega não chega, mais uma margem para imprevistos: um pico de consumo, um fornecedor atrasado, uma quebra que leva três peças de uma vez.

Na planilha, essa margem é o estoque mínimo. Ele é o estoque de segurança, a quantidade abaixo da qual você nunca quer ficar. O consumo durante o prazo é o consumo médio diário multiplicado pelo prazo de entrega em dias, arredondado para cima até uma unidade inteira. A soma dos dois dá o ponto de pedido sugerido.

O estoque máximo limita o pedido. Quando uma peça chega ao ponto de pedido, a planilha propõe a quantidade que a leva de volta ao máximo. Defina esse máximo pelo espaço na prateleira, pela validade, pela embalagem do fornecedor e pelo capital que você aceita deixar parado, e não por costume.

Um exemplo apenas ilustrativo: um retentor é consumido em média 0,5 por dia, o fornecedor leva 14 dias para entregar e você nunca quer ter menos de 3. Ponto de pedido = 0,5 × 14 = 7, mais 3, ou seja, 10. Com estoque máximo de 20 e estoque atual de 9, o status mostra Repor e a quantidade a comprar é 20 − 9 = 11.

• Consumo médio diário: tire das suas próprias saídas em um período representativo, divididas pelo número de dias do período. Peças sazonais merecem uma segunda olhada.
• Prazo de entrega: do pedido até a peça na prateleira, incluindo aprovação interna e transporte, não só o número do catálogo do fornecedor.
• Estoque mínimo: mais alto para peças críticas e fornecedores pouco confiáveis, zero ou em branco para peças que você aceita comprar só quando precisar.
• Peças sem consumo regular, como um motor reserva ou um redutor, não se encaixam bem na fórmula. Defina o mínimo diretamente, muitas vezes em um, e deixe o consumo em branco.

Peças críticas e curva ABC

Peça crítica é aquela cuja falta para uma máquina, cria um risco de segurança ou ambiental, ou não se compra rápido. O motor de uma esteira sem alternativa, um cartão específico do CLP, o kit de vedação da única bomba de alimentação da caldeira. Essas peças ficam em estoque mesmo girando pouco, porque não tê-las custa uma parada de produção, e não uma compra.

Marque Sim na coluna Peça crítica e revise essas peças primeiro. Uma peça crítica sem estoque mínimo deve ser uma decisão tomada de propósito, não um esquecimento.

A curva ABC é um método geral para decidir onde gastar tempo de inventário e revisão. Ordene as peças pelo valor de consumo anual: as poucas peças A, que concentram a maior parte do valor, têm contagens frequentes e parâmetros apertados; as muitas peças C, regras simples. Cruze a curva com a criticidade, porque uma peça C barata também pode parar uma linha. Para decidir se uma peça é crítica, faça estas perguntas.

• Uma falha do equipamento para a produção ou cria um risco de segurança?
• Existe redundância, como uma bomba reserva ou uma segunda linha?
• Quanto tempo o fornecedor leva, e a peça é padrão ou feita sob encomenda?
• A peça pode ser recuperada, ou substituída por uma equivalente retirada de outra máquina?

Quando a planilha Excel mostra seus limites

A planilha funciona bem com um almoxarifado e uma pessoa que a mantém em dia. É uma boa forma de limpar um cadastro, definir pontos de pedido e ver o que comprar nesta semana.

Ela chega ao limite quando vários técnicos retiram peças enquanto o arquivo está aberto em um único computador, quando o estoque fica dividido entre dois ou três almoxarifados, quando é preciso saber qual ordem de serviço usou qual peça em qual máquina, quando ninguém abre a planilha até faltar uma peça, ou quando o estoque precisa ser consultado pelo celular no chão de fábrica.

O FreeMaint leva a mesma lógica para um software de manutenção (CMMS). Peças, estoque, quantidade mínima, ponto de pedido, alertas de estoque baixo e peças usadas em ordens de serviço fazem parte do plano Core, gratuito. Os kits de peças vêm com o Starter, 29 USD por mês por empresa, e as transferências entre almoxarifados com o Business, 99 USD por mês por empresa, preço fixo, nunca por usuário. A planilha Excel continua útil para análises e para uma primeira limpeza do cadastro.