Modelo de ordem de serviço de manutenção: uma OS em A4 para cada atendimento

Para que serve uma ordem de serviço de manutenção

Quase sempre tudo começa com uma solicitação de serviço (SS): um operador avisa que uma bomba está vibrando ou que um portão não fecha mais. A ordem de serviço, a OS, transforma essa solicitação em um serviço planejado. Ela diz quem vai atender, em qual equipamento e com quais cuidados, e depois registra o que de fato foi feito. Uma OS cobre um atendimento. Depois de assinada, vira parte do histórico do equipamento.

O formulário da OS não é a mesma coisa que uma planilha de controle. A planilha de controle tem uma linha por OS para ver a carga de trabalho de relance; o formulário guarda todo o detalhe de um atendimento, aquele de que o técnico precisa no local e que um auditor pede meses depois. Este modelo traz os dois: a OS na primeira aba e o controle na segunda.

Uma OS bem preenchida responde a estas perguntas sem ninguém precisar ligar para o técnico.

• O que foi pedido, por quem, quando e para quando precisa estar pronto.
• Em qual equipamento, com código e local, para não haver dúvida sobre a máquina.
• Quais medidas de segurança valiam: bloqueio e etiquetagem, permissão de trabalho (PT), equipamentos de proteção individual (EPI).
• O que foi encontrado e o que foi feito, com a causa escrita separada do sintoma.
• Quem trabalhou, em que dia e por quantas horas.
• Quais peças foram trocadas, em que quantidade e a que preço.
• Quanto tempo a máquina ficou parada e quem aceitou o serviço.

O que o modelo traz, bloco por bloco

A primeira aba segue a sequência do atendimento. As células cinza têm fórmulas; todo o resto é digitado ou escolhido em uma lista suspensa. A configuração de página já está em A4 retrato, ajustada à largura da página, então a OS imprime sem mexer nas margens. O arquivo vem em branco: não há linhas de exemplo para apagar.

• Cabeçalho: nº da OS, data da solicitação, solicitante, equipamento, código do equipamento, local, tipo de manutenção (corretiva, preventiva, melhoria, inspeção), prioridade (baixa, média, alta, urgente) e data desejada de conclusão.
• Descrição: quatro campos para o problema relatado, o serviço executado, a causa encontrada e as observações.
• Segurança: bloqueio e etiquetagem necessário, permissão de trabalho necessária e EPI necessário, cada um com sim ou não em uma lista.
• Mão de obra: seis linhas com técnico, data, início, fim, horas, valor-hora e custo de mão de obra.
• Peças utilizadas: oito linhas com código da peça, descrição, quantidade, preço unitário e valor total.
• Máquina parada: data e hora da parada e da volta à operação, e o tempo parado em horas.
• Totais: total de horas, custo de mão de obra, custo de peças e custo total.
• Encerramento e assinaturas: data de conclusão, status (aberta, em andamento, concluída, cancelada) e três campos de assinatura para o técnico, o solicitante ou aprovador e o responsável pela manutenção, cada um com nome, data e assinatura.
• Controle de OS, na segunda aba: 200 linhas com nº da OS, data da solicitação, equipamento, tipo, prioridade, responsável, status, concluída em, dias até a conclusão, horas e custo total, abaixo de um resumo das OS abertas, em andamento e concluídas e da média de dias até a conclusão.

As fórmulas, uma a uma

O Excel guarda um horário como fração do dia: 06:00 vale 0,25. Por isso as horas são multiplicadas por 24. Digite os horários no formato hh:mm e as datas como datas de verdade, não como texto, senão as células cinza ficam vazias.

A fórmula de horas passa da meia-noite: um turno da noite das 22:00 às 02:00 dá 4,00 horas, não um número negativo. A máquina parada usa data e hora completas, porque uma parada pode durar vários dias; o tempo só é calculado quando a volta à operação vem depois da parada.

Um exemplo com valores ilustrativos: um técnico trabalha das 08:30 às 11:00 com valor-hora de 40, o que dá 2,50 horas e 100,00 de mão de obra. Dois rolamentos a 35,00 e um retentor a 12,50 somam 82,50 de peças, então o custo total da OS é 182,50.

• Horas = (fim − início) × 24, inclusive depois da meia-noite
• Custo de mão de obra = horas × valor-hora
• Valor total de uma linha de peças = quantidade × preço unitário
• Tempo parado (h) = (volta à operação − parada) × 24
• Custo total = custo de mão de obra + custo de peças
• Dias até a conclusão, no controle = concluída em − data da solicitação
• Média de dias até a conclusão = média dos dias calculados no controle

Como preencher bem: o que deixa uma OS útil depois

Uma ordem de serviço é lida muito mais vezes do que é escrita: pelo próximo técnico que atender a mesma máquina, pelo planejador, por quem monta o orçamento do ano seguinte. Alguns hábitos fazem a diferença entre uma OS que informa e uma OS que só prova que alguém passou por lá.

• Numere cada OS e nunca reaproveite um número. Uma OS cancelada mantém o número, com o status cancelada.
• Escreva o problema como foi relatado e a causa como foi encontrada. «Bomba fazendo barulho» é sintoma; «rolamento gasto por falta de lubrificação» é causa.
• Use o código do equipamento, não só o nome. Duas máquinas chamadas «compressor» são a receita clássica de histórico misturado.
• Separe mão de obra de máquina parada. As horas de mão de obra dizem quanto o serviço custou em pessoas; o tempo parado diz quanto tempo a produção ficou sem a máquina. Um conserto de duas horas pode vir depois de seis horas esperando uma peça.
• Anote o código da peça, não só «correia». Sem ele, ninguém consegue comprar a mesma peça de novo nem perceber que ela é trocada todo mês.
• Preencha o bloco de segurança antes de começar, não no fim. Se o bloqueio for necessário, ele é feito antes de alguém encostar na máquina.
• Passe cada OS encerrada para o controle no mesmo dia. Um controle preenchido no fim do mês sempre tem buracos.

Quando a OS em Excel mostra seus limites

Para uma equipe pequena, uma cópia da aba por atendimento e um controle em dia funcionam bem, e o arquivo continua útil do jeito que está. Os limites aparecem com o crescimento: vários técnicos preenchendo cópias ao mesmo tempo, várias unidades, um histórico por equipamento que obriga a abrir dezenas de arquivos, ninguém para lembrar os prazos, técnicos que querem a OS no celular e uma auditoria que pergunta quem mudou o quê e quando.

O FreeMaint é um CMMS freemium construído em torno da mesma ordem de serviço. No plano Core, gratuito (0 USD), cada OS é numerada automaticamente, atribuída com notificação e leva suas tarefas, mão de obra, peças baixadas do estoque, custos adicionais, fotos e comentários, com uma aba Histórico que registra cada mudança de status com quem e quando. Uma parada registrada na aba de máquina parada da OS aparece também no equipamento. Os técnicos trabalham pelo aplicativo.

O plano Starter, 29 USD por empresa por mês, preço fixo, acrescenta a exportação completa em PDF e o registro de bloqueios. O Business, 99 USD, acrescenta a assinatura eletrônica. Nunca por usuário. Também não é preciso redigitar o passado: as ordens de serviço podem ser importadas de um arquivo CSV salvo no Excel, com o modelo de importação do FreeMaint, em todos os planos.