Planilha de plano de manutenção preventiva em Excel, com cronograma anual de 52 semanas

O que um plano de manutenção preventiva contém

O plano de manutenção preventiva é a lista de tarefas recorrentes que a planta se compromete a fazer antes que algo quebre. Ele não é um histórico de ordens de serviço, que registra os trabalhos já feitos, nem um catálogo de rotinas padrão: é a sua lista, para os seus equipamentos, com as datas que valem para eles. Uma linha por tarefa em um equipamento deixa tudo legível: um compressor com três tarefas ocupa três linhas.

As catorze colunas da planilha se agrupam em quatro blocos.

• Identificação: código do equipamento, equipamento e local. Use os mesmos códigos das plaquetas, dos desenhos ou do seu cadastro de ativos, para que o técnico encontre a máquina sem perguntar.
• A tarefa: o que fazer, escrito como uma ação, e o tipo, escolhido em uma lista suspensa: inspeção, serviço de rotina, substituição ou verificação obrigatória.
• Frequência e recursos: um número inteiro, uma unidade (dias, semanas ou meses), a duração estimada em horas e a especialidade ou a pessoa responsável.
• Datas e acompanhamento: a data da última execução e três colunas calculadas, próximo vencimento, dias restantes e status (Atrasada, Vence em até 7 dias, Programada), mais uma coluna de referência para a página do manual ou a norma que deu origem à tarefa.

Como montar o plano: equipamentos, fontes e frequências

Não tente cobrir todos os ativos no primeiro dia. Comece pelos equipamentos cuja falha pesa mais: risco à segurança, linha de produção parada, reparo longo ou caro, obrigação legal. Uma lista curta de máquinas críticas mantidas em dia vale mais do que uma lista completa que ninguém segue.

Para cada máquina, reúna as tarefas a partir de quatro fontes e anote na coluna de referência de onde veio cada uma.

• O fabricante: o manual de operação e manutenção traz as tarefas e os intervalos recomendados. É o ponto de partida, escrito para condições médias.
• O seu histórico: falhas repetidas, achados de inspeções anteriores e o que os técnicos sabem da máquina. Um rolamento que quebra todo inverno pede uma tarefa que o manual não menciona.
• As normas e a seguradora: máquinas, caldeiras e vasos de pressão e instalações elétricas costumam ter inspeções periódicas exigidas, no Brasil por normas regulamentadoras como a NR-12, a NR-13 e a NR-10. A planilha não as lista por você: confira o que se aplica à sua planta.
• As condições de operação: poeira, calor, umidade, operação contínua ou sazonal encurtam ou alongam os intervalos que o manual supõe.

Escolher a frequência, e como o vencimento é calculado

Cada tarefa recebe um número inteiro e uma unidade: dias, semanas ou meses. Escolha a unidade que o pessoal realmente usa para aquela tarefa. Uma ronda diária se conta em dias, uma rota de lubrificação em semanas, uma inspeção ou uma verificação obrigatória em meses. Se o manual dá o intervalo em horas de funcionamento ou em ciclos, converta para tempo de calendário pelo seu uso real e revise quando o uso mudar, ou passe essa tarefa para um plano por medidor.

O próximo vencimento é a última execução mais a frequência. Para dias e semanas, a planilha soma. Para meses, usa a função DATAM do Excel: uma tarefa mensal feita em 31 de janeiro vence em 28 de fevereiro, ou 29 em ano bissexto, e não no começo de março. Os dias restantes são o vencimento menos hoje, e o status vem em seguida: Atrasada abaixo de zero, Vence em até 7 dias até uma semana, Programada além disso.

Comece pelo intervalo do fabricante e ajuste com base em fatos. Se uma inspeção não encontra nada ciclo após ciclo, o intervalo provavelmente pode ser alongado. Se encontra toda vez um desgaste já avançado, encurte. Anote o motivo de cada mudança na coluna de referência, para que a próxima pessoa entenda.

Ler o cronograma de 52 semanas e nivelar a carga

A segunda aba transforma o plano em calendário. Digite o ano no topo: a planilha calcula a segunda-feira de cada semana ISO, da S1 à S52, e repete cada linha da aba Plano com equipamento, tarefa, período em dias e duração. A partir da data da última execução, marca cada semana em que cai um vencimento, não só o próximo.

As duas linhas do rodapé são a razão de ser da aba: o número de tarefas e as horas de trabalho de cada semana. Compare com as horas que a sua equipe realmente tem para a preventiva, descontadas as corretivas, os projetos e as férias. Um plano que pede mais horas do que a semana tem vai atrasar, e um plano que atrasa logo perde a confiança da equipe.

Para nivelar uma semana carregada, não mude datas no papel. Antecipe algumas tarefas para uma semana mais tranquila, execute e registre a data real como última execução: os vencimentos seguintes se deslocam junto. Coloque as tarefas que exigem a máquina parada nas semanas de parada programada e deixe as semanas de férias mais leves.

• No cronograma um mês conta como 30,4 dias, então uma tarefa mensal pode aparecer uma semana antes ou depois. A data exata é sempre a da aba Plano.
• O cronograma trabalha por semana: uma tarefa que vence várias vezes na mesma semana, como uma ronda diária, mostra uma só marca e conta a duração uma vez.
• O cronograma termina na semana 52. Nos anos que têm uma semana ISO 53, os últimos dias de dezembro não aparecem.
• Uma linha sem data da última execução fica vazia. Para uma tarefa nunca feita, informe a data de partida do equipamento ou a da última intervenção conhecida.

Quando a planilha chega ao limite

Um arquivo único funciona bem para uma pessoa que planeja uma planta. Complica quando vários técnicos precisam do plano ao mesmo tempo, quando há várias unidades ou várias cópias do arquivo, quando as execuções são anotadas em papel e digitadas depois, e quando um auditor pergunta quem fez uma tarefa, em que data e o que encontrou. Uma planilha não envia lembretes e não vai até a máquina com o técnico.

O FreeMaint mantém a mesma lógica e acrescenta o acompanhamento. No plano Core, gratuito, os planos preventivos por tempo são ilimitados. Cada um gera sua OS no vencimento, com as tarefas, as peças e as ferramentas do plano já copiadas, e os técnicos a concluem no aplicativo móvel. O plano guarda o histórico por semana, mês ou ano com a taxa de execução e pode ser exportado em PDF. Os planos por medidor estão no Starter, a 29 USD; os planos aninhados e o gráfico de carga planejada por semana, no Business, a 99 USD. Os dois preços são por empresa e por mês, fixos, nunca por usuário.

A mudança é direta: a página Manutenção Preventiva tem um botão Importar com um modelo CSV ou Excel, uma linha por plano. A sua planilha continua útil do jeito que está, como rascunho de planejamento ou para uma unidade que ainda não está no aplicativo.