Motor de flux de lucru

Motorul de flux de lucru al FreeMaint pune reguli pe schimbările de stare. Când cineva încearcă să treacă o comandă de lucru, o cerere, o comandă de achiziție, un referat de achiziție sau un permis de lucru într-o anumită stare, motorul verifică cine poate aproba această trecere și ce trebuie completat mai întâi — și reține înregistrarea până când ambele condiții sunt îndeplinite. Starter: până la 5 pași activi; Business și peste: nelimitat.

Anatomia unui flux de lucru

• Declanșator — starea în care este trecută înregistrarea; pasul este verificat chiar în acel moment
• Condiții (Business) — filtre opționale care decid dacă pasul se aplică unei înregistrări: un interval de cost pentru comenzile și referatele de achiziție, tipul cererii, originea comenzii de lucru, tipul permisului, categoria activului sau valoarea unui câmp personalizat obligatoriu
• Cerințe — cine trebuie să aprobe (un rol, o persoană anume, creatorul, persoana atribuită, liderul echipei sau un manager de locație — ori nimeni, când pasul doar verifică câmpurile) și ce trebuie să existe mai întâi (fotografii, o semnătură, o listă de verificare completată, timp înregistrat, piese folosite, câmpuri personalizate…). Aprobatorii sunt notificați; Business adaugă mementouri și escaladare după un termen

Modele comune

• Avizul supervizorului — o comandă de lucru trece în Închisă doar după ce un supervizor o aprobă
• Dovada lucrării — Finalizată necesită o fotografie, un rezumat al lucrării și timpul înregistrat
• Matrice de cheltuieli (Business) — comenzile de achiziție peste o anumită sumă necesită aprobarea unui manager
• Direcționarea cererilor (Business) — cererile de îmbunătățire merg la managerul de zonă, reparațiile la managerul de mentenanță
• Escaladare (Business) — o aprobare care așteaptă de 24 de ore alertează un rol de rezervă, căruia i se poate permite și să aprobe

Simplu vs modul vizual

Comutați între modul Simplu (un formular, un card per pas) și modul Vizual (o pânză cu glisare și fixare). Ambele editează aceeași configurație și salvează același lucru: un declanșator de stare cu pașii de aprobare înlănțuiți dedesubt, de sus în jos. Editați într-unul, salvați, iar celălalt afișează exact asta.

Condiții de pas (Business)

Dincolo de statusul declanșator, un pas poate purta condiții care decid dacă se aplică unei înregistrări: praguri de cost pe comenzile și cererile de achiziție (pasul se aplică doar când totalul se încadrează în banda min/max) și condiții după tipul cererii pe cereri (pasul se aplică doar tipurilor bifate — de ex. îmbunătățirile aprobate de managerul de zonă, iar reparațiile merg la managerul de mentenanță). Ambele sunt extensii ale planului Business peste builderul standard; pașii fără condiții continuă să se aplice la tot.

Escaladare după un termen (Business)

Un pas poate seta „Escaladare după (ore)”. Termenul începe să curgă când o înregistrare începe să aștepte pasul — înregistrările care așteptau deja când setați termenul nu se numără. Aprobatorii primesc un memento la jumătatea termenului; la expirare sunt alertați membrii rolului ales la „Escaladare către rol” care pot deschide înregistrarea. Fără rol de escaladare, aprobatorii primesc un memento la expirarea termenului. Fiecare notificare se trimite o singură dată pe înregistrare și pe pas și se oprește imediat ce înregistrarea avansează. Termenul nu dă nimănui dreptul de a aproba. Pentru a adăuga un aprobator de rezervă, bifați „Și acest rol poate aproba” sub rolul de escaladare: membrii acestuia pot aproba pasul oricând, pe lângă aprobator.

Limitele nivelurilor

• Core — motorul de flux de lucru nu este disponibil
• Starter — constructorul de fluxuri, până la 5 pași activi pentru toate tipurile de înregistrări
• Business — pași nelimitați, plus condiții de pas și escaladare după un termen
• Enterprise — la fel ca Business

Ce tranziții puteți controla

Un pas se declanșează când cineva încearcă să mute o înregistrare ÎN starea sa declanșatoare. Toate stările din ciclul de viață sunt disponibile.

• Comenzi de lucru — Deschisă, Programată, În desfășurare, Suspendată, Finalizată, Validată, Închisă și Anulată. Un pas pe Închisă este avizul obișnuit al supervizorului înainte de arhivarea definitivă; unul pe Anulată împiedică abandonarea unei lucrări fără verificare.
• Cererile, comenzile de achiziție, referatele de achiziție și permisele de lucru au fiecare propriile stări.
• Când o regulă blochează o tranziție, înregistrarea explică de ce — ce rol trebuie să aprobe sau ce câmpuri lipsesc încă. Dacă aveți dreptul să efectuați acțiunea și lipsesc doar informații (o fotografie, o semnătură, un formular), butonul rămâne: fereastra lui arată ce lipsește și le colectează.