Электронная подпись

Электронная подпись позволяет техническим специалистам и руководителям подписывать важные события непосредственно в FreeMaint — выполнение заказов на работу, процедуры LOTO, проверки, утверждение документов. Уровень аудита с полями отметки времени, IP-адреса и свидетеля.

Где требуются подписи

• Завершение заказа на работу — техник подписывает закрытие
• Процедуры LOTO — подпишите шаги применения и удаления
• Проверки — подписывайте каждую точку проверки или весь отчет.
• Утверждение документов — подписывайте новые версии СОП и руководств.
• Пользовательские триггеры — любой шаг рабочего процесса, который вы настраиваете.

Как работает подписание

1. Откройте объект — Порядок работы, этап LOTO, проверка и т. д.
2. Нажмите «Подписать» — Откроется панель для подписи — рисуйте пальцем на мобильном телефоне или мышкой на рабочем столе.
3. Подтверждать — Подпись сохраняется с отметкой времени, вашим идентификатором пользователя и IP-адресом запроса. Копия регистрируется в журнале аудита.
4. Дополнительный свидетель — Если для вашего рабочего процесса требуется свидетель, перед сохранением будет предложено второе подписывающее лицо.

Аудиторский след

Каждая подпись включает идентификатор пользователя, метку времени (UTC + местное), IP-адрес и ссылку на объект. Вы можете доказать, кто, что и когда подписал — соответствует стандартам HIPAA, FDA 21 CFR Part 11, OSHA и ISO.

Личность, роли и исправления

• Табельный номер — в каждой подписи также отображается табельный номер подписавшего (из его профиля в разделе «Люди»), чтобы никогда не путать людей с одинаковыми именами.
• Настраиваемые роли — администратор может задать фиксированный список ролей подписания в «Настройки компании → Подписи»; тогда подписывающие выбирают из раскрывающегося списка вместо ввода.
• Исправление подписи — подписавший может позже исправить роль или свидетеля; изображение подписи, дата и IP остаются заблокированными, а подписи проверок и калибровок остаются полностью неизменяемыми.

Сохранённая подпись

Нарисуйте подпись один раз и подписывайте в один клик. Включите «Сохранить как мою подпись на следующий раз» под полем подписи или нарисуйте её в разделе Профиль → Безопасность → Моя подпись (в мобильном приложении: Настройки → Моя подпись). После этого кнопка «Подписать сохранённой подписью» появляется везде, где вы подписываете. Каждая подпись по-прежнему фиксирует ваше имя, дату, время и IP-адрес и помечается как поставленная из сохранённой подписи. Использовать её можете только вы; её можно заменить или удалить в любой момент.

Подписи при подтверждении и закрытии

Если шаг процесса на «Подтверждён» или «Закрыт» требует подписи, её нужно поставить на этом этапе: подписи, добавленные до завершения рабочего заказа (например, подпись техника), не учитываются. Подтверждающий подписывает в окне подтверждения.