Движок рабочих процессов

Движок рабочих процессов FreeMaint задаёт правила для смены статусов. Когда кто-то пытается перевести заказ-наряд, заявку, заказ на закупку, заявку на закупку или наряд-допуск в определённый статус, движок проверяет, кто может согласовать этот переход и что нужно заполнить заранее, — и удерживает запись, пока оба условия не выполнены. Starter: до 5 активных шагов; Business и выше: без ограничений.

Анатомия рабочего процесса

• Триггер — статус, в который переводится запись; шаг проверяется в этот момент
• Условия (Business) — необязательные фильтры, определяющие, применяется ли шаг к записи: диапазон стоимости для заказов и заявок на закупку, тип заявки, источник заказа-наряда, тип наряда-допуска, категория актива или значение обязательного пользовательского поля
• Требования — кто должен согласовать (роль, конкретный человек, создатель, исполнитель, руководитель команды или руководитель локации — или никто, если шаг только проверяет поля) и что должно быть заполнено заранее (фото, подпись, выполненный чек-лист, учтённое время, использованные запчасти, пользовательские поля…). Утверждающие получают уведомления; в Business добавляются напоминания и эскалация по истечении срока

Общие шаблоны

• Подпись руководителя — заказ-наряд переходит в «Закрыто» только после согласования руководителем
• Подтверждение работы — для перехода в «Завершено» нужны фото, сводка работ и учтённое время
• Матрица расходов (Business) — заказы на закупку выше определённой суммы требуют согласования менеджера
• Маршрутизация заявок (Business) — заявки на улучшение идут руководителю зоны, на ремонт — руководителю обслуживания
• Эскалация (Business) — согласование, ожидающее 24 часа, оповещает резервную роль, которой можно разрешить тоже согласовывать

Простой и визуальный режим

Переключайтесь между простым режимом (форма, по карточке на шаг) и визуальным (холст с перетаскиванием). Оба редактируют одну и ту же конфигурацию и сохраняют одно и то же: триггер статуса с присоединёнными под ним шагами согласования, сверху вниз. Отредактируйте в одном, сохраните — и второй покажет ровно это.

Условия шагов (Business)

Помимо статуса-триггера, шаг может нести условия, определяющие, применяется ли он к конкретной записи: пороги стоимости в заказах и заявках на закупку (шаг применяется, только когда сумма попадает в диапазон мин/макс) и условия по типу заявки в заявках (шаг применяется только к отмеченным типам — например, улучшения согласует руководитель зоны, а ремонты идут руководителю обслуживания). Оба — надстройки тарифа Business над стандартным конструктором; шаги без условий по-прежнему применяются ко всему.

Эскалация по истечении срока (Business)

Для шага можно задать «Эскалация через (часов)». Отсчёт начинается, когда запись начинает ожидать шаг: записи, уже ожидавшие в момент настройки срока, не учитываются. Утверждающие получают напоминание на середине срока; по его истечении оповещаются участники роли, выбранной в «Эскалация на роль», которые могут открыть запись. Без роли эскалации утверждающие получают напоминание по истечении срока. Каждое уведомление отправляется один раз для записи и шага и прекращается, как только запись продвигается дальше. Срок никогда не даёт никому права утверждать. Чтобы добавить резервного утверждающего, отметьте «Эта роль тоже может утверждать» под ролью эскалации: её участники смогут утверждать шаг в любой момент, наряду с утверждающим.

Ограничения уровня

• Core — движок рабочих процессов недоступен
• Starter — конструктор рабочих процессов, до 5 активных шагов для всех типов записей
• Business — неограниченное число шагов, а также условия шагов и эскалация по истечении срока
• Enterprise — как в Business

Какие переходы можно контролировать

Шаг срабатывает, когда кто-то пытается перевести запись В его триггерный статус. Доступны все статусы жизненного цикла.

• Рабочие задания — Открыто, Запланировано, В работе, Приостановлено, Завершено, Проверено, Закрыто и Отменено. Шаг на «Закрыто» — это привычное согласование руководителя перед окончательным архивированием; шаг на «Отменено» не даёт бросить работу без разбора.
• Заявки, заказы на закупку, заявки на закупку и наряды-допуски имеют собственные статусы.
• Когда правило блокирует переход, запись объясняет почему — какая роль должна согласовать или каких полей ещё не хватает. Если вы вправе выполнить действие и не хватает только данных (фото, подписи, формы), кнопка остаётся: её окно показывает, чего не хватает, и собирает это.