E-imza

E-imza, teknisyenlerin ve denetçilerin iş emri tamamlama, LOTO prosedürleri, denetimler, belge onayları gibi kritik olayları doğrudan FreeMaint'te imzalamalarına olanak tanır. Zaman damgası, IP ve tanık alanlarıyla denetim düzeyinde.

İmzaların gerekli olduğu yerler

• İş emrinin tamamlanması — teknisyen kapanışı imzalar
• LOTO prosedürleri — imzalayın, uygulayın ve adımları kaldırın
• Denetimler — her denetim noktasını veya raporun tamamını imzalayın
• Belge onayları — SOP'ların ve kılavuzların yeni sürümlerini imzalayın
• Özel tetikleyiciler — yapılandırdığınız herhangi bir iş akışı adımı

İmzalama nasıl çalışır?

1. Varlığı aç — İş emri, LOTO adımı, inceleme vb.
2. 'İmzala'yı tıklayın — Bir imza paneli açılır; mobil cihazda parmağınızla veya masaüstünde fareyle çizim yapın.
3. Onaylamak — İmza, zaman damgası, kullanıcı kimliğiniz ve istek IP'si ile birlikte kaydedilir. Denetim izine bir kopyası kaydedilir.
4. İsteğe bağlı tanık — İş akışınız bir tanığa ihtiyaç duyuyorsa kaydetmeden önce ikinci bir imzalayan istenir.

Denetim izi

Her imza, kullanıcı kimliğini, zaman damgasını (UTC + yerel), IP adresini ve varlık referansını içerir. Kimin neyi, ne zaman imzaladığını kanıtlayabilirsiniz; HIPAA, FDA 21 CFR Bölüm 11, OSHA ve ISO standartlarını karşılar.

Kimlik, roller ve düzeltmeler

• Sicil numarası — her imza, imzalayanın sicil numarasını da gösterir (Kişiler profilinden), böylece aynı ada sahip kişiler asla karıştırılmaz.
• Yapılandırılabilir roller — bir yönetici, Şirket Ayarları → İmzalar altında sabit bir imza rolleri listesi tanımlayabilir; imzalayanlar daha sonra yazmak yerine bir açılır listeden seçer.
• İmzayı düzeltme — imzalayan, rolü veya tanığı sonradan düzeltebilir; imza görüntüsü, tarih ve IP kilitli kalır ve muayene ile kalibrasyon imzaları tamamen değiştirilemez kalır.

Kayıtlı imza

İmzanızı bir kez çizin, sonra tek tıkla imzalayın. İmza alanının altındaki "Bir dahaki sefer için imzam olarak kaydet" seçeneğini açın veya imzanızı Profil → Güvenlik → İmzam bölümünde çizin (mobil uygulamada: Ayarlar → İmzam). Ardından imza attığınız her yerde "Kayıtlı imzamla imzala" düğmesi görünür. Her imza adınızı, tarih ve saati ve IP adresini kaydetmeye devam eder ve kayıtlı imzanızdan uygulandığı işaretlenir. Yalnızca siz kullanabilirsiniz; istediğiniz zaman değiştirebilir veya silebilirsiniz.

Doğrulama ve kapanışta imzalar

Doğrulandı veya Kapalı üzerindeki bir iş akışı adımı imza gerektirdiğinde imza o aşamada atılmalıdır: iş emri tamamlanmadan önce eklenen imzalar (örneğin teknisyenin imzası) sayılmaz. Doğrulayan kişi doğrulama penceresinde imzalar.