ফ্লিট ব্যবস্থাপনা

ফ্লিট ব্যবস্থাপনা হলো Business স্তরের একটি মডিউল, যা চলমান সরঞ্জামের জন্য একটি নিবেদিত স্তর যোগ করে সম্পদ মডিউলকে সম্প্রসারিত করে: গাড়ি, ভ্যান, হালকা ও ভারী ট্রাক, ফর্কলিফট, নির্মাণ সরঞ্জাম, ট্রেলার, বাস ও মোটরসাইকেল। প্রতিটি গাড়ি ভেতরে ভেতরে একটি সম্পদই থাকে — তবে সাথে থাকে সমৃদ্ধতর প্রোফাইল (VIN, নম্বর প্লেট, জ্বালানির ধরন, ধারণক্ষমতা) এবং মাইলেজ-ভিত্তিক PM-এর জন্য আগে থেকেই যুক্ত স্বয়ংক্রিয় ওডোমিটার ও ইঞ্জিন-ঘণ্টা মিটার।

কখন Fleet ব্যবহার করবেন

যখন সরঞ্জামটি নিজের শক্তিতে চলে এবং আপনাকে মাইলেজ, জ্বালানি বা চালক-বরাদ্দ ট্র্যাক করতে হয়, তখনই Fleet ব্যবহার করুন। স্থির সরঞ্জাম (উৎপাদন লাইন, HVAC, বৈদ্যুতিক, প্লাম্বিং, ভবন) স্ট্যান্ডার্ড সম্পদ মডিউলেই থাকে।

একটি গাড়ি নিবন্ধন করুন

1. সাইডবার থেকে ফ্লিট বিভাগটি খুলুন («সম্পদ ও অবস্থান»-এর অধীনে)
2. ওপরে ডান দিকের «+ যানবাহন যোগ করুন» বোতামে ক্লিক করুন
3. «মৌলিক তথ্য» কার্ডটি পূরণ করুন: নাম (আবশ্যক), যানবাহনের ধরন ও জ্বালানির ধরন
4. থাকলে শনাক্তকরণের তথ্য যোগ করুন: VIN, লাইসেন্স প্লেট, ব্র্যান্ড, মডেল, বছর, রং, প্রথম নিবন্ধনের তারিখ
5. ট্রাক ও ভারী যন্ত্রপাতির ধারণক্ষমতা লিখুন: সর্বাধিক অনুমোদিত ওজন, ট্রেলারসহ সর্বাধিক ওজন, আসন সংখ্যা, লোড ক্ষমতা, ট্যাঙ্ক ক্ষমতা
6. সংরক্ষণ করুন — সম্পদটি «যানবাহন» বিভাগে তৈরি হয় এবং দুটি মিটার স্বয়ংক্রিয়ভাবে যুক্ত হয়ে যায়

স্বয়ংক্রিয় মিটার

আপনি যে গাড়িই তৈরি করুন, তার সাথে ব্যবহারের জন্য প্রস্তুত দুটি মিটার স্বয়ংক্রিয়ভাবে যুক্ত হয়ে যায়:

গাড়ির বিস্তারিত পৃষ্ঠা থেকে রিডিং জমা দিন (সম্পদে খুলুন → মিটার ট্যাব) অথবা মাঠে QR কোড স্ক্যান করে। প্রতি 10 000 km বা 250 ইঞ্জিন-ঘণ্টায়, যেটি আগে আসে, মাইলেজ-ভিত্তিক PM ট্রিগার হবে — এটি Preventive-এ নির্ধারণ করুন।

অনুমতি ও ভূমিকা

ফ্লিট স্ট্যান্ডার্ড অনুমতি ব্যবস্থা ব্যবহার করে, মূলত fleet:read, fleet:create, fleet:update, fleet:delete ও fleet:book (নিজের জন্য গাড়ি বুক করা)। শুরু থেকেই ভূমিকাগুলো সেগুলো এভাবে পায়:

কাস্টম ভূমিকা (যেমন SHIFT_LEADER, QC_INSPECTOR) শুরুতে Fleet-এ কোনো অ্যাক্সেস পায় না। একজন অ্যাডমিন /people/roles থেকে fleet:read / fleet:create / fleet:update / fleet:delete অনুমতি দিতে পারেন।

ডেটার দৃশ্যমানতা

গাড়িগুলি স্ট্যান্ডার্ড সম্পদের মতো ঠিক একই দৃশ্যমানতার নিয়ম মেনে চলে — কোম্পানির ডেটা স্কোপ (ALL, TEAM, ASSIGNED), অবস্থানের সাব-ট্রি সীমাবদ্ধতা ও একাধিক দলে বরাদ্দ সবই এখানে প্রযোজ্য। TEAM স্কোপযুক্ত একজন টেকনিশিয়ান কেবল তাঁর দলে বরাদ্দ গাড়িগুলিই দেখতে পান। এটি ফ্লিট তালিকার ক্ষেত্রে প্রযোজ্য; বুকিং তার নিজস্ব, আরও বিস্তৃত নিয়ম মানে — «কে কোন গাড়ি বুক করতে পারেন» দেখুন।

Business স্তর

ফ্লিট ব্যবস্থাপনা Business প্ল্যান থেকে অন্তর্ভুক্ত। Core ও Starter-এ সাইডবারের ফ্লিট এন্ট্রিগুলোতে একটি তালা থাকে (“Business প্ল্যান প্রয়োজন”) এবং গাড়ির তালিকা শুধু-পঠন অবস্থায় খোলে, গাড়ি যোগ বা পরিবর্তনের বোতাম ছাড়াই। Business-এ থাকাকালীন তৈরি গাড়িগুলো পরে নিচের কোনো প্ল্যানে গেলেও থেকে যায়: সেগুলো পড়া যায়, শুধু পরিবর্তন বন্ধ থাকে।

জ্বালানি লগ ও খরচ

প্রতিটি পাম্প-ভিজিট রেকর্ড করুন, জ্বালানি সাশ্রয়ের হিসাব FreeMaint নিজেই করে নেবে। প্রতিটি জ্বালানি এন্ট্রি গাড়ির জ্বালানি ব্যবহারের (l/100km) হিসাবে যুক্ত হয় — চলমান 30 দিনের এবং শুরু থেকে এখন পর্যন্ত সামগ্রিক, দুই হিসাবেই। ওডোমিটারের মান দিলে রিডিংটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে গাড়ির ODOMETER মিটারে পাঠানো হয় (সাধারণ মিটার রিডিংয়ের মতোই একই একমুখী নিরাপত্তা যাচাইসহ)।

1. /fleet/:id থেকে গাড়ির বিস্তারিত পৃষ্ঠা খুলুন
2. «জ্বালানি» কার্ড পর্যন্ত স্ক্রল করুন এবং «জ্বালানি যোগ করুন» ক্লিক করুন
3. পরিমাণ (লিটার) লিখুন — আবশ্যক; প্রতি লিটারের দাম ঐচ্ছিক, এটি দিলে প্রতিবার জ্বালানি ভরার খরচ জানা যায়, যা ফ্লিটের জ্বালানি ব্যয়ে যুক্ত হয়
4. পাম্পে থাকাকালীন ওডোমিটার রিডিং লিখুন — বিশেষভাবে সুপারিশকৃত, এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে ODOMETER মিটারের সাথে সিঙ্ক হয়
5. ঐচ্ছিক: স্টেশনের নাম, পেমেন্ট পদ্ধতি, রসিদের ছবির URL, নোট
6. সংরক্ষণ করুন — চলমান সারাংশ হালনাগাদ হয়; দ্বিতীয় এন্ট্রি থেকে l/100km হিসাব হয় পূর্ণ ট্যাঙ্ক থেকে পূর্ণ ট্যাঙ্ক পদ্ধতিতে

জ্বালানি ব্যবহারের হিসাব (l/100km) প্রতিবার পড়ার সময় নতুন করে গণনা হয় — কখনো সংরক্ষিত হয় না — তাই কোনো এন্ট্রি সম্পাদনা বা মুছে ফেললে সারাংশ সঙ্গে সঙ্গে ঠিক হয়ে যায়। ওডোমিটার রিডিং পিছিয়ে গেলে (সর্বশেষ সংরক্ষিত মানের চেয়ে কম হলে) মিটার সিঙ্ক একটি সতর্কবার্তা লগ করে ধাপটি এড়িয়ে যায়, তবে জ্বালানি লগটি ঠিকই সংরক্ষিত হয়।

চালক প্রোফাইল

চালক FreeMaint ব্যবহার করুন বা না করুন, প্রত্যেককেই নথিভুক্ত করুন। একটি চালক-নথিতে থাকে লাইসেন্স নম্বর, তাঁর থাকা শ্রেণিগুলি (একাধিক বাছুন — যেমন B, C ও CE একসঙ্গে), ইস্যু ও মেয়াদ শেষের তারিখ এবং ইস্যুকারী কর্তৃপক্ষ। চালকের লগইন লাগে না: ফ্লিট থেকে তৈরি করলে ইমেল ও পাসওয়ার্ড ছাড়াই একটি নথি হয়, আর এতে কোনো খরচ নেই কারণ সব প্ল্যানেই ব্যবহারকারীর সংখ্যা অসীম।

1. পাশের মেনু থেকে ফ্লিট > চালক খুলুন এবং « নতুন চালক » ক্লিক করুন
2. নাম লিখুন, একটি ভূমিকা বাছুন, তারপর লাইসেন্স নম্বর, শ্রেণি ও মেয়াদ শেষের তারিখ দিন
3. সংরক্ষণ করুন — ব্যক্তিটি সঙ্গে সঙ্গে তালিকায় দেখা যাবে এবং কোনো গাড়িতে যুক্ত করা যাবে
4. ইতিমধ্যেই FreeMaint ব্যবহারকারী হলে /people/users/:id থেকে তাঁর পাতা খুলে « চালক প্রোফাইল » কার্ডটি ব্যবহার করুন
5. একসঙ্গে অনেক চালক? সংগঠন > ব্যবহারকারী > আমদানি ব্যবহার করুন: ইমেল ও ইউজারনেম ছাড়া একটি সারি একই ধরনের নথি তৈরি করে

মেয়াদ শেষের তারিখ বদলালে মেয়াদের অনুস্মারক আবার চালু হয়: নতুন তারিখের জন্য ৩০, ১৫ ও ৭ দিনের সতর্কবার্তা আবার পাঠানো হয়। যন্ত্র চালানোর যেসব অনুমোদন ড্রাইভিং লাইসেন্স নয় — ফর্কলিফট, CACES, ADR, বৈদ্যুতিক ছাড়পত্র — সেগুলি সংগঠন > যোগ্যতা অংশে লিখুন; সেখানে ইস্যুকারী কর্তৃপক্ষ, রেফারেন্স নম্বর, সার্টিফিকেটের স্ক্যান এবং নিজস্ব অনুস্মারক রাখা যায়। ফ্লিট ▸ চালক-এ অনুসন্ধান বাক্স নাম, ইমেল, লাইসেন্স নম্বর বা পদবি দিয়ে চালক খুঁজে দেয় — বড়/ছোট হাতের অক্ষর বা উচ্চারণচিহ্নে কিছু আসে যায় না — এবং মেয়াদ ফিল্টারের সাথে একসাথে কাজ করে।

গাড়ির নথি

একটি যানবাহনের সব কাগজপত্র এক জায়গায় রাখুন: বিমা, রেজিস্ট্রেশন, ফিটনেস পরীক্ষা, কর, পরিবেশ স্টিকার, পরিচালনার অনুমতি। প্রতিটি নথিতে থাকে ইস্যুর তারিখ, মেয়াদ, সরবরাহকারী, পলিসি বা সিরিয়াল নম্বর, মুক্ত নোট — এবং স্ক্যান নিজেই: একটি PDF বা ছবি (২৫ MB) যুক্ত করুন, সেটি ডাউনলোড ছাড়াই FreeMaint-এর ভেতরেই খুলবে। আপনি কোম্পানির সেটিংস ▸ বিভাগ ▸ যানবাহন নথির ধরন-এ নিজের নথির ধরনও (উদ্ধৃতি, চালান, অবস্থার প্রতিবেদন, মেরামত…) সংজ্ঞায়িত করতে পারেন — সরবরাহকৃত সাতটি ধরন আপনার ধরনগুলির পাশে উপলব্ধ থাকে।

নথিগুলি মেয়াদের ঊর্ধ্বক্রমে সাজানো: সবচেয়ে জরুরি নবায়ন সবসময় উপরে, আর স্থায়ী কাগজ (রেজিস্ট্রেশন সনদের মেয়াদ ফুরোয় না) থাকে শেষে। তারিখ পেরোলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে লাল «মেয়াদোত্তীর্ণ» চিহ্ন দেখা যায়। মেয়াদ সম্পাদনা করলে অনুস্মারকগুলো আবার শুরু হয়, তাই FreeMaint নতুন তারিখের ৩০, ১৫ ও ৭ দিন আগে আবার আপনাকে জানাবে। শত শত কাগজের মধ্যে একটি খুঁজতে ফ্লিট ▸ নথি ব্যবহার করুন: ধরন অনুযায়ী ছাঁকুন, নম্বরপ্লেট বা সরবরাহকারী দিয়ে খুঁজুন, এবং তালিকা থেকেই স্ক্যান খুলুন। মেয়াদোত্তীর্ণ নথি প্রতিটি সময়সীমায় দৃশ্যমান থাকে — কারণ ঠিক সেগুলিতেই ব্যবস্থা নিতে হয়। চালান, প্রতিবেদন ও অন্য যেকোনো ফাইল গাড়ির "ফাইল" বিভাগে রাখুন: সেখানে আপলোড করলে সেগুলি গাড়ির সঙ্গে যুক্ত হয় এবং সম্পদের "ফাইল" ট্যাবেও দেখা যায়। চালানের পরিমাণ কাজের নির্দেশনায় "অতিরিক্ত খরচ"-এ লিপিবদ্ধ হয়। অবস্থা ফিল্টার শুধু মেয়াদোত্তীর্ণ বা অকৃতকার্য নথি, অথবা যেগুলোর মেয়াদ শেষ হতে চলেছে (৭ থেকে ৯০ দিনের সময়সীমা) সেগুলো রাখে; বহরের ড্যাশবোর্ডের নথি কার্ডগুলো মিলিয়ে ফিল্টার আগে থেকেই বসিয়ে এই পাতা খোলে। ভুল করে দেওয়া তারিখ মুছে ফেলা যায়: ঘরটি খালি করে সংরক্ষণ করুন।

পরিদর্শনের ফলাফল নথিভুক্ত করা

কারিগরি পরিদর্শনের শুধু মেয়াদ নয়, একটি ফলাফলও থাকে — একটি গাড়ির মেয়াদ থাকা সত্ত্বেও সেটি অনুত্তীর্ণ হতে পারে। গাড়ির নথি যোগ বা সম্পাদনা করার সময় পরিদর্শনের ফলাফল দিন, যাতে ফ্লিট স্ক্রিনগুলো ওই গাড়ি সম্পর্কে সত্য বলে। এই ঘরটি শুধু কারিগরি পরিদর্শনে এবং আপনার নিজের তৈরি নথির ধরনে দেখা যায়; যেসব কাগজ উত্তীর্ণ বা অনুত্তীর্ণ হয় না, যেমন রেজিস্ট্রেশন সনদ, সেগুলোতে এটি দেখা যায় না।

অনুত্তীর্ণ পরিদর্শনের পরের পরীক্ষার জন্য «এটি পুনঃপরিদর্শন» টিক দিন। পুনঃপরিদর্শনে উত্তীর্ণ হলেই চিহ্নটি ওঠে — সবসময় সাম্প্রতিকতম পরিদর্শনই গণ্য হয়। অনুত্তীর্ণ পরিদর্শনে মেয়াদের তারিখ হিসেবে আপনার মেরামতের শেষ তারিখ দিন: বিদ্যমান কাউন্টডাউন বাকি সময় অনুসরণ করবে। ফ্লিট তালিকা অবস্থা অনুসারে সাজানো যায়, আর টেবিল ভিউয়ে নথি কলাম যোগ করা যায়।

মেয়াদ শেষের সতর্কতা

প্রতিদিন 04:00 UTC-তে FreeMaint প্রতিটি চালকের লাইসেন্স ও গাড়ির নথি যাচাই করে এবং মেয়াদ শেষের ৩০, ১৫ ও ৭ দিন আগে অনুস্মারক পাঠায়। যে নথি আপনি ইতিমধ্যে নবায়ন করেছেন, তার জন্য আর তাগাদা দেওয়া হয় না। অনুস্মারক পৌঁছায় ঘণ্টা আইকনে (অ্যাপের ভেতরে), মোবাইল পুশ হিসেবে ও ইমেইলে; কোন চ্যানেল ব্যবহার হবে তা আপনার কোম্পানির বিজ্ঞপ্তি সেটিংসে ঠিক করা হয় (নিচে দেখুন)।

ডিফল্টভাবে অনুস্মারক যায় অ্যাডমিন বা ম্যানেজার ভূমিকার সেই ব্যক্তিদের কাছে, যাঁরা ফ্লিট দেখতে পারেন (গাড়ির নথির ক্ষেত্রে যাঁরা সেই গাড়িটি দেখতে পারেন), আর লাইসেন্সের অনুস্মারকের ক্ষেত্রে চালক নিজেও পান। কে পাবেন এবং কোন চ্যানেলে, তা বদলাতে কোম্পানির সেটিংস ▸ বিজ্ঞপ্তি ▸ উন্নত বিজ্ঞপ্তি কনফিগারেশন (/settings/notifications) খুলে "ফ্লিট ব্যবস্থাপনা" বিভাগে দেখুন। যেসব নথির তারিখ ইতিমধ্যে পেরিয়ে গেছে, সেগুলোর জন্য আর অনুস্মারক যায় না: সেগুলো লাল "মেয়াদোত্তীর্ণ" ব্যাজ ধরে রাখে এবং ফ্লিট ড্যাশবোর্ডের "মেয়াদোত্তীর্ণ নথি" তালিকায় দেখা যায়।

জরিমানা

ট্রাফিক ও পার্কিং জরিমানার নিজস্ব রেজিস্টার আছে, নথি থেকে আলাদা: ফ্লিট ▸ জরিমানা, এবং প্রতিটি যানবাহনের পাতায় একটি জরিমানা কার্ড। লঙ্ঘন কখন হয়েছে (তারিখ ও সময়), চালক, পরিমাণ, নোটিশ নম্বর, কে জারি করেছে এবং নোটিশের স্ক্যান নথিভুক্ত করুন। যানবাহন ও সময় দেওয়া মাত্র FreeMaint সেই মুহূর্তে যিনি যানবাহনটি বুক করেছিলেন সেই চালককে প্রস্তাব করে। আপনি পরিশোধিত চিহ্নিত করে তারিখ ও কে দিয়েছে — প্রতিষ্ঠান না চালক — না দেওয়া পর্যন্ত জরিমানা কমলা («পরিশোধ বাকি») থাকে।

• ফ্লিট ▸ জরিমানা «পরিশোধ বাকি» ট্যাবে খোলে এবং বাকি পরিমাণ দেখায়
• নম্বর প্লেট, চালক বা নোটিশ নম্বর দিয়ে খুঁজুন
• চালক ছাড়া জরিমানায় «চালক নির্ধারণ বাকি» দেখায়
• শুধু fleet:update অনুমতিপ্রাপ্তরাই জরিমানা দেখতে পারেন — এগুলো লঙ্ঘন-সংক্রান্ত ব্যক্তিগত তথ্য

আগে জরিমানা কাস্টম নথির ধরন হিসেবে রেখেছিলেন? ফ্লিট ▸ জরিমানা-তে আবার যোগ করুন, তারপর পুরনো নথি এবং প্রয়োজন না থাকলে কাস্টম ধরনটি মুছে ফেলুন।

ফ্লিট ড্যাশবোর্ড

/fleet/dashboard-এ একটি শুধু-পঠনযোগ্য পৃষ্ঠা একটি কলেই পুরো বহরের পরিচালন অবস্থা দেখায়। ছয়টি কার্ড — যানবাহন, অচল, মেয়াদ শেষের কাগজপত্র, মেয়াদ শেষের লাইসেন্স, জ্বালানি খরচ এবং গড় খরচ — দুটি তালিকার উপরে থাকে: আসন্ন মেয়াদ (যানবাহনের কাগজ ও ড্রাইভিং লাইসেন্স, তারিখ অনুসারে) এবং গত ৩০ দিনের সর্বোচ্চ খরচের পাঁচটি গাড়ি। বেশির ভাগ কার্ডে ক্লিক করা যায় এবং সংশ্লিষ্ট তালিকা আগে থেকেই ফিল্টার করা অবস্থায় খোলে।

1. সাইডবার থেকে বহর খুলুন, তারপর হেডারের ড্যাশবোর্ড বোতামে ক্লিক করুন
2. কার্ডের সারি পড়ুন: «অচল» গ্যারেজে থাকা বা সেবার বাইরে থাকা গাড়ি গোনে, আর লাল «মেয়াদোত্তীর্ণ নথি» কার্ডটি সেই গাড়ির কাগজ গোনে যার বর্তমান সংস্করণের মেয়াদ শেষ বা যার পরিদর্শন অকৃতকার্য — ক্লিক করলে ঠিক সেই নথিগুলোতে ফিল্টার করা ফ্লিট ▸ নথি খোলে। «মেয়াদ শেষের কাগজপত্র»-এর নিচে «+ N মেয়াদোত্তীর্ণ» উপ-সারিটি কেবল তখনই দেখায়, যখন আপনি এই কার্ডটি লুকান
3. কোনো কার্ডে ক্লিক করলে সেটি যে তালিকার সারসংক্ষেপ, তা খোলে — «অচল» রক্ষণাবেক্ষণে থাকা গাড়ি, «মেয়াদ শেষের কাগজপত্র» নবায়নযোগ্য কাগজ খোলে
4. আসন্ন মেয়াদের প্রতিটি সারিতে নম্বর প্লেট, গাড়িটি যে সাইটে বরাদ্দ এবং মেয়াদ শেষের সঠিক তারিখ দেখায়; ক্লিক করে গাড়ি (কাগজ) বা ব্যক্তিতে (লাইসেন্স) যান
5. যে কার্ড বা ব্লক আপনি ব্যবহার করেন না, বিভাগ মেনু দিয়ে সেটি লুকান — যেমন FreeMaint-এর বাইরে জ্বালানি পরিচালিত হলে দুটি জ্বালানি কার্ড — গাড়ির পাতাতেও একই মেনু আছে, যেখানে মিটার (ওডোমিটার, ইঞ্জিন ঘণ্টা) ও রক্ষণাবেক্ষণ (খোলা কাজের নির্দেশনা, পরবর্তী প্রতিরোধমূলক রক্ষণাবেক্ষণ) আলাদা দুটি বিভাগ

বিভাগ মেনু প্রতিষ্ঠান নয়, প্রতিটি ব্যক্তির জন্য: জ্বালানি কার্ড লুকালে আপনার সহকর্মীদের কিছুই বদলায় না, আর ডিফল্টে কিছুই লুকানো থাকে না। «অচল» শুধু সেই গাড়ি গোনে যার অবস্থা «রক্ষণাবেক্ষণে» বা «বন্ধ» — «অবনতি» চিহ্নিত গাড়ি এখনও চলছে, তাই ইচ্ছাকৃতভাবে গোনা হয় না। বহরের গড় খরচ দূরত্ব অনুসারে ভারিত (মোট লিটার ÷ মোট কিলোমিটার × ১০০), কখনোই প্রতি-গাড়ির গড়ের সরল গড় নয়। মেয়াদ তালিকা ডিফল্টে ৩০ দিন দেখায়; কার্ডের সিলেক্টর দিয়ে ৬০ বা ৯০ করুন, আপনার পছন্দ মনে রাখা হয়। জ্বালানির সংখ্যা সবসময় গত ৩০ দিনের, কারণ এটি চলমান গড়, কোনো সময়সীমা নয়।

মেয়াদোত্তীর্ণ নথি

কোনো কিছুর মেয়াদ পেরিয়ে গেলেই আসন্ন মেয়াদের উপরে «মেয়াদোত্তীর্ণ নথি» তালিকা দেখা যায়। এতে থাকে যেসব গাড়ির কাগজের মেয়াদ ইতিমধ্যে শেষ বা যাদের পরিদর্শনের ফল অকৃতকার্য, এবং মেয়াদোত্তীর্ণ ড্রাইভিং লাইসেন্স — সবচেয়ে বেশি দেরি হওয়াটি আগে (অকৃতকার্য পরিদর্শন সবার উপরে), প্রতিটির পাশে কত দিন পেরিয়েছে তা দেখায়। «সব দেখুন» মেয়াদোত্তীর্ণ বা অকৃতকার্য নথিতে ফিল্টার করা ফ্লিট ▸ নথি খোলে; আসন্ন মেয়াদের «সব দেখুন» বেছে নেওয়া সময়সীমার মধ্যে মেয়াদ শেষ হতে চলা নথিগুলো খোলে। কেবল কাগজের বর্তমান সংস্করণই গণ্য হয়: নবায়ন করা কাগজ আর দেখা যায় না। «মেয়াদোত্তীর্ণ নথি» কার্ড ও এই তালিকা — দুটোই বিভাগ মেনু থেকে লুকানো যায়।

এরপর যা আসছে

• কোনো গ্রাহকের সুনির্দিষ্ট প্রয়োজন না আসা পর্যন্ত স্থগিত: জ্বালানি কার্ড ইন্টিগ্রেশন ও টেলিমেটিক্স আমদানি (Samsara / GeoTab / সাধারণ GPS) — প্রতিটির জন্য একটি নির্দিষ্ট সরবরাহকারী বেছে নিতে হয়

GPS / IoT টেলিম্যাটিক্স ইন্টিগ্রেশন (Samsara, GeoTab) ইচ্ছাকৃতভাবেই রোডম্যাপে রাখা হয়নি — আমরা পরিচালনাগত ট্র্যাকিংয়ের দিকেই মনোযোগ দিই, হার্ডওয়্যারে নয়।

বড় বহরে একটি গাড়ি খুঁজে বের করা

বহরের তালিকার ফিল্টার কার্ড পুরো বহরকে সীমিত করে, শুধু পর্দার পৃষ্ঠাটিকে নয় — গণনা ও পৃষ্ঠা বিভাজন ফিল্টার অনুসরণ করে।

গাড়ি বুক করা এবং কখন খালি তা দেখা

প্রতিটি গাড়ির পাতায় একটি «প্রাপ্যতা» অংশ আছে: গাড়িটি এখন খালি কিনা, এবং পরবর্তী ৩০ দিন — বুকিং, ঘোষিত অনুপলব্ধতা এবং পরিকল্পিত রক্ষণাবেক্ষণ। পরিকল্পিত রক্ষণাবেক্ষণ গাড়ির নির্ধারিত কাজের নির্দেশনা ও প্রতিরোধমূলক পরিকল্পনা থেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে পড়া হয়, তাই কাউকে গ্যারেজের সময় দুবার লিখতে হয় না। ফ্লিট তালিকাতেও তা দেখা যায়: ব্যবহৃত যানবাহনে একটি ব্যাজ থাকে যা জানায় সেটি কার কাছে এবং কখন পর্যন্ত, আর যানবাহনের পাতায় প্রতিটি বুকিং তার মন্তব্য দেখায়।

1. /fleet থেকে গাড়িটি খুলুন এবং «প্রাপ্যতা» অংশটি খুঁজুন
2. «এই গাড়িটি বুক করুন» ক্লিক করুন, তারপর শুরু, শেষ ও কারণ বেছে নিন
3. গাড়িটি আগে থেকেই বুক করা থাকলে, ডায়ালগে দেখাবে কার কাছে এবং কখন — অন্য সময় বা অন্য গাড়ি বেছে নিন
4. ওই সময়ে রক্ষণাবেক্ষণ পরিকল্পিত থাকলে আপনাকে সতর্ক করা হবে; নিশ্চিত করতে «বুঝেছি — তবুও বুক করুন» টিক দিন
5. একজন ম্যানেজার অন্য কারও জন্য বুক করতে পারেন, অথবা অন্য সাইটে ধার দেওয়া বা গ্যারেজে থাকা গাড়ির জন্য «অনুপলব্ধতা ঘোষণা করুন» ব্যবহার করতে পারেন
6. বহর > পরিকল্পনা খুলুন: ৭, ১৪ বা ২৮ দিনের জন্য প্রতিটি গাড়ির একটি সারি (আপনার পছন্দ মনে রাখা হয়), যাতে নম্বর প্লেট, যানবাহনের ধরন ও তার সাইট দেখায়। সাইট (একটি সাইটের মধ্যে তার উপ-অবস্থানগুলোও পড়ে) ও যানবাহনের ধরন অনুযায়ী ফিল্টার করুন — দুটো একসাথে ব্যবহার করা যায় — এবং পুরো সময়জুড়ে খালি গাড়িগুলো রাখতে «খালি যেদিন থেকে … পর্যন্ত» ফিল্টার ব্যবহার করুন। রং: বুকিং নীল, অনুপলব্ধতা ধূসর, কাজের নির্দেশনা অ্যাম্বার, প্রতিরোধমূলক রক্ষণাবেক্ষণ সবুজ, অচল লাল প্রতিটি সারিতে গাড়ির ব্র্যান্ড, মডেল ও সালও দেখায়। «খালি যেদিন থেকে»-তে একটি তারিখ বেছে নিলে পরিকল্পনা সেই সপ্তাহে চলে যায় এবং খোঁজা সময়ের দিনগুলো চিহ্নিত করে। কয়েকটি গাড়ি তুলনা করতে গাড়ি নির্বাচকে সর্বোচ্চ ১০টি বেছে নিন।
7. পরিকল্পনা সবসময় সোমবার থেকে শুরু হয়: তীরচিহ্নগুলো একবারে এক সপ্তাহ এগোয় বা পেছায়, «আজ» চলতি সপ্তাহে ফিরিয়ে আনে, আর পাশে সপ্তাহ নম্বর ও সময়কালের তারিখ দেখানো হয়। মাসের নাম প্রথম দিনের ওপরে এবং মাসের প্রতিটি ১ তারিখের ওপরে লেখা থাকে স্ক্রল করার সময় দিনের শিরোনাম ও গাড়ির কলাম জায়গায় থাকে। পরিকল্পনা নাম অনুযায়ী সাজিয়ে একবারে ৫০টি গাড়ি দেখায়: নিচের «আরও দেখুন» পরের গাড়িগুলো যোগ করে।
8. কোনো যানবাহন না খুলেই বুক করতে, পরিকল্পনার ওপরের «একটি যানবাহন বুক করুন» ক্লিক করুন এবং ডায়ালগে যানবাহন বেছে নিন। «খালি যেদিন থেকে … পর্যন্ত …» ফিল্টার সেট থাকলে ডায়ালগ সেই তারিখগুলো দিয়ে শুরু হয় এবং শুধু পুরো সময়কাল জুড়ে খালি যানবাহনগুলোই দেখায়। যানবাহনের তালিকায় (/fleet), প্রতিটি কার্ড বা সারির ক্যালেন্ডার আইকন সরাসরি সেই যানবাহন বুক করে
9. বহরের ড্যাশবোর্ডে «এখন পাওয়া যাচ্ছে» টাইলটি এই মুহূর্তে খালি গাড়ি গণনা করে এবং পরিকল্পনা খোলে

নিজের জন্য বুক করতে «গাড়ি বুক করা» অনুমতি লাগে, যা বহর দেখতে পারা সব ভূমিকাকে ডিফল্টভাবে দেওয়া হয়; অন্য কারও জন্য বুক করা ও অনুপলব্ধতা ঘোষণা করতে বহরের «হালনাগাদ» অনুমতি লাগে। কারও নামে গাড়ি বুক হলে বা সেই বুকিং বাতিল হলে তিনি বিজ্ঞপ্তি পান। মোবাইল অ্যাপে গাড়ির সম্পদ পাতায় একই «প্রাপ্যতা» অংশ ও একটি বুক বোতাম আছে, এবং আপনার বুকিং আপনার ক্যালেন্ডারে দেখা যায়। বাতিল বুকিং ইতিহাসে থেকে যায়।

প্রস্থান ও ফেরত পরিদর্শন

গাড়িটির যদি ব্যবহারের আগের পরিদর্শন থাকে («প্রতিবার সরঞ্জাম ব্যবহারের সময়» হিসেবে সেট করা পরিদর্শন টেমপ্লেট), তবে বুকিংধারীর সম্পন্ন করা পরিদর্শন স্বয়ংক্রিয়ভাবে সেই বুকিংয়ের সাথে যুক্ত হয়: প্রথমটি প্রস্থান পরিদর্শন, পরেরটি ফেরত পরিদর্শন। তখন বুকিংয়ে দুটি প্রতিবেদন, ব্যর্থ আইটেম এবং ওডোমিটার রিডিং আইটেম থেকে নেওয়া দুইয়ের মাঝে চালানো কিলোমিটার দেখায়। গাড়িটি স্ক্যান করলে অ্যাপ জানায় আপনি প্রস্থান না ফেরত পরিদর্শন করছেন।

শেষের তারিখ অজানা: «ফেরত দেওয়া পর্যন্ত»

যখন কোনো গাড়ি ফেরার তারিখ না জেনেই বেরিয়ে যায় (অন্য সাইটে ধার, গ্যারেজে থাকা), তখন শেষের সময় বেছে নেওয়ার বদলে «শেষের তারিখ অজানা — ফেরত দেওয়া পর্যন্ত» চিহ্নিত করুন; এটি বুকিং ও অনুপলব্ধতা দুটোতেই চলে। তখন গাড়িটি পরিকল্পনায়, গাড়ির পাতায় ও অ্যাপে «… থেকে · ফেরত দেওয়া পর্যন্ত» হিসেবে দেখায় এবং ফেরত না আসা পর্যন্ত আটকে থাকে: ফেরত পরিদর্শন সেই মুহূর্তে বুকিং শেষ করে, আর কোনো ফেরত পরিদর্শন না হলে «এখনই শেষ করুন» (বুকিংয়ের সারিতে, বা অ্যাপের আমার বুকিং অংশে) হাতে এটি শেষ করে। যাঁরা বুকিং বাতিল করতে পারেন, তাঁরা এটি শেষও করতে পারেন।

«ফেরত দেওয়া পর্যন্ত» বুকিং গাড়িটিকে সর্বোচ্চ ৯২ দিন আটকে রাখে: সেই তারিখের পরে এটি নিজে থেকেই শেষ হয়। এর মধ্যে একই গাড়ি বুক করতে, আগে এটি শেষ করুন বা এতে একটি শেষের তারিখ দিন।

শেয়ার করা ট্যাবলেট থেকে চালকের নাম দেওয়া

আপনার কর্মীরা যদি একটি সাধারণ অ্যাকাউন্টে লগইন করে রাখা ট্যাবলেটে যানবাহন বুক করেন এবং যাত্রা ও ফেরতের পরিদর্শন করেন, তবুও প্রতিটি বুকিং ও প্রতিটি পরিদর্শনে কে গাড়ি চালাচ্ছেন তা উল্লেখ করা যায়। চালকদের তালিকা থেকে চালক বেছে নিন (তালিকার মানুষদের লগইন অ্যাকাউন্ট লাগে না) অথবা সেখানেই নাম ও পদবি দিয়ে যোগ করুন। চালক বুকিংয়ের ধারক হন এবং পরিদর্শন ও তার PDF-এ “ড্রাইভার” হিসেবে দেখানো হয়; “পরিদর্শন করেছেন” তখনও ব্যবহৃত অ্যাকাউন্টটিই দেখায়।

1. ভূমিকা সেটিংসে (/people/roles) সাধারণ অ্যাকাউন্টের ভূমিকা খুলুন এবং যানবাহন বুক করা ও পরিদর্শন চালানোর পাশাপাশি “চালক নির্ধারণ (শেয়ার করা ডিভাইস)” টিক দিন
2. চালক পৃষ্ঠায় (/fleet/drivers) “শেয়ার করা ডিভাইস থেকে চালক যোগ করা” অংশে ট্যাবলেট থেকে যোগ করা মানুষদের কোন ভূমিকা দেওয়া হবে তা বেছে নিন। শুধু তালিকায় থাকা চালকদের অনুমতি দিতে “বন্ধ” রেখে দিন
3. ট্যাবলেটে বুকিংয়ের সময় “ড্রাইভার” ঘরে এবং যাত্রা বা ফেরতের পরিদর্শনের উপরের “ড্রাইভার” ঘরে মানুষটিকে বেছে নিন। তালিকায় নেই এমন নাম লিখলে সেই মানুষটি যোগ হবে
4. ট্যাবলেট থেকে করা বুকিং একই অ্যাকাউন্ট থেকে পরিবর্তন বা বাতিল করা যায়

একটি সাইটের জন্য গাড়ি বুক করা

ম্যানেজাররা (বহরের «হালনাগাদ» অনুমতি) কে চালাবেন তা না জেনেই একটি সাইটের — যেমন একটি আবাসন বা একটি বিভাগ — জন্য গাড়ি বুক করতে পারেন: বুকিং ডায়ালগে «একটি সাইটের জন্য» থেকে সাইট বেছে নিন এবং «কার জন্য» খালি রাখুন («প্রস্থানের সময় নির্ধারিত হবে»)। তখন পরিকল্পনায় দেখায় «[সাইট] · পরে নির্ধারিত হবে»। বুকিং চলাকালীন যিনি প্রথম গাড়িটির ব্যবহারের আগের পরিদর্শন (প্রস্থান পরিদর্শন) সম্পন্ন করেন, তিনি স্বয়ংক্রিয়ভাবে বুকিংধারী হন; এরপর ফেরত পরিদর্শন যথারীতি একই বুকিংয়ের সাথে যুক্ত হয়, তাই প্রস্থান ও ফেরতের প্রতিবেদন এবং চালানো কিলোমিটার ব্যক্তিগত বুকিংয়ের মতোই কাজ করে। চালক নির্ধারিত না হওয়া পর্যন্ত কাউকে বিজ্ঞপ্তি পাঠানো হয় না। যাঁরা কেবল নিজের জন্য বুক করতে পারেন, তাঁরা কোনো সাইটের জন্য বুক করতে পারেন না।

যানবাহনের কাজের নির্দেশনায় চালক

যানবাহনের কাজের নির্দেশনায় একটি «চালক» ঘর থাকে: স্টিয়ারিংয়ে কে ছিলেন — ক্ষতি, জরিমানা ও বিমার ক্ষেত্রে ঠিক এটাই জানতে চাওয়া হয়। সাধারণত এটি লিখতে হয় না: আদেশ তৈরির সময় যানবাহনের চলমান বুকিংয়ের ধারক দিয়ে এটি পূরণ হয়, আর যাত্রা শুরু বা ফেরার পরিদর্শন থেকে তৈরি সংশোধনমূলক আদেশে সেই বুকিংয়ের ধারক বসে। আদেশের ফর্মে এটি বদলানো বা মুছে ফেলা যায়, এবং FreeMaint লগইন নেই এমন চালকদেরও বেছে নেওয়া যায় (বহর > চালক > নতুন চালক)। সম্পদটি যানবাহন হলেই কেবল ঘরটি দেখা যায়; একসাথে একাধিক সম্পদের জন্য তৈরি আদেশে কোনো চালক থাকে না। চালক কাজের নির্দেশনার পাতায় ও মোবাইল অ্যাপে দেখানো হয়।

কে কোন গাড়ি বুক করতে পারেন

যাঁর ভূমিকা গাড়ি বুক (fleet:book) বা ফ্লিট পরিচালনা (fleet:update) করতে পারে, তিনি ফ্লিট পরিকল্পনায় ও মোবাইল অ্যাপে সব সক্রিয় গাড়ি দেখতে ও বুক করতে পারেন — এমনকি ভূমিকাটি শুধু নিজের নির্ধারিত যন্ত্রপাতি দেখলেও, যেমন একজন অপারেটর। বিভাগভিত্তিক প্রবেশাধিকার থাকলে শুধু তাঁর সাইটগুলোর গাড়িই দেখানো হয়। ব্যবহার থেকে প্রত্যাহৃত গাড়ি কখনো বুক করা যায় না। তাঁর যন্ত্রপাতি দেখার পরিসরের বাইরের গাড়ি শুধু নাম, নম্বরপ্লেট, ব্র্যান্ড, মডেল, সাইট ও প্রাপ্যতা দেখায়, সম্পদের পাতার কোনো লিঙ্ক ছাড়া। «আমার বুকিং» সবসময় ব্যবহারকারীর নিজের বুকিং দেখায়।

মোবাইল অ্যাপে ফ্লিট

অ্যাপে আরও → ফ্লিট খুলুন। নাম বা নম্বরপ্লেট দিয়ে খুঁজুন এবং সব, এখন পাওয়া যাচ্ছে (পরবর্তী ৩০ মিনিট ফাঁকা) ও আমার বুকিং-এর মধ্যে বদলান। প্রতিটি সারি দেখায় গাড়িটি পাওয়া যাচ্ছে, বুক করা, অপ্রাপ্য নাকি রক্ষণাবেক্ষণে আছে, এবং কখন পর্যন্ত। গাড়ির প্রাপ্যতা দেখে বুক করতে সেটিতে চাপুন; আপনার কোনো বুকিং বাতিল করতে সেটিতে চাপুন। গাড়ির QR কোড স্ক্যান করলে «এই গাড়িটি বুক করুন» দেখায়। বুক করতে সংযোগ লাগে।

ফ্লিট > চালক-এ কোনো চালকে ক্লিক করলে তাঁর প্যানেল খোলে: লাইসেন্স নম্বর, শ্রেণি ও মেয়াদ শেষের তারিখ, যা বহরের «হালনাগাদ» অনুমতি থাকলে সম্পাদনা করা যায়। «ব্যবহারকারীর প্রোফাইল খুলুন» কেবল তাঁরাই দেখেন যাঁরা ব্যবহারকারীদের দেখতে পারেন: লাইসেন্স হালনাগাদ রাখতে ফ্লিট ব্যবস্থাপকদের আর ব্যবহারকারী ব্যবস্থাপনায় প্রবেশাধিকার লাগে না।

প্রস্তাবিত লাইসেন্স শ্রেণিগুলো কোম্পানির দেশ অনুসারে ঠিক হয় (কোম্পানির সেটিংস > আঞ্চলিক): ডিফল্টভাবে ইউরোপীয় শ্রেণি B, BE, C1, C, CE, D1, D ও DE, ইন্দোনেশিয়ার কোম্পানির জন্য ইন্দোনেশীয় SIM শ্রেণি (SIM A, SIM A Umum, SIM B I, SIM B I Umum, SIM B II, SIM B II Umum, SIM C, SIM C I, SIM C II, SIM D, SIM D I), আর OTHER সব জায়গায়।

7, 14 ও 28 দিনের পাশাপাশি «পরিকল্পনা»-র সময়কাল নির্বাচক এখন «1 দিন»-ও দেয়: বেছে নেওয়া দিনের প্রতি ঘণ্টার জন্য একটি কলাম, আর তীরচিহ্ন এক দিন করে সরে। যথেষ্ট চওড়া বার তার সময়সীমা ও যাঁর নামে বুকিং তাঁকে দেখায়।

«পরিকল্পনা»-য় কোনো বুকিং বা অনুপলব্ধতায় ক্লিক করলে সেটি খোলে: যানবাহন, «কার জন্য», «অনুরোধকারী», তারিখ, সাইট, কারণ ও নোট, সঙ্গে «বুকিং সম্পাদনা করুন», «বুকিং বাতিল করুন» ও «যানবাহন খুলুন»। সম্পাদনা ও বাতিলের সুযোগ পান ফ্লিট ব্যবস্থাপকেরা (বহরের «হালনাগাদ» অনুমতি) এবং যাঁর বুকিং তিনি।

«আমার বুকিং»-এ একটি বুকিংয়ের মেনুতে এখন «বুকিং সম্পাদনা করুন»-ও আছে, ওয়েবের মতো একই নিয়মে: বুকিং সরানো যায়, কিংবা এর শেষ সময়, কারণ বা নোট বদলানো যায়। যানবাহন ও ধরন বদলানো যায় না।