Importar repuestos de forma masiva

Si parte de una hoja de cálculo, no tiene que introducir los repuestos uno por uno. La página Repuestos admite un archivo CSV o Excel y crea o actualiza cientos de registros en una sola pasada.

Ejecutar una importación

Vaya a Inventario y luego a Repuestos.
Haga clic en Importar en la parte superior de la página.
Descargue la plantilla de Excel o CSV desde la línea «¿Necesita una plantilla?», o suelte directamente un archivo que ya tenga.
Asocie cada columna de su archivo a un campo de FreeMaint. Las columnas que no necesite pueden omitirse.
Revise la vista previa, elija cómo debe aplicarse el archivo e inicie la importación.

Usar la plantilla

La plantilla de Excel llega con los encabezados correctos ya colocados. La fila 1 contiene los nombres de las columnas, la fila 2 indica el tipo esperado y la fila 3 muestra un ejemplo. Introduzca sus datos a partir de la fila 4: las filas 2 y 3 son indicaciones y se omiten al importar.

Qué puede cargar

Nombre

La única columna obligatoria. Todo lo demás es opcional.

Número de pieza

Su referencia para el repuesto. Es también lo que permite a la importación reconocer un repuesto que ya tiene, de modo que una hoja corregida lo actualiza en lugar de duplicarlo.

Cantidad y Cantidad mínima

El stock disponible y el nivel a partir del cual se emite una alerta de stock bajo.

Non-stock Item (Artículo no almacenado)

true o false: el ajuste «Artículo no almacenado» del repuesto. true marca un repuesto que se conserva para las compras y las listas de repuestos de los activos, pero que nunca cuenta como stock bajo ni se repone automáticamente; se sigue aceptando una cantidad. Una celda vacía deja el repuesto como está. Los archivos exportados llevan la misma columna (encabezado «Non Stock»), así que puede exportar una hoja, editarla y volver a importarla.

Coste unitario y Precio de venta

Lo que paga por el repuesto y lo que cobra cuando los repuestos se facturan a un cliente.

Ubicación (Nombre), Categoría (Nombre), Proveedor (Nombre)

Se asocian por nombre con los registros que ya tiene.

Ubicación de almacenamiento

Texto libre para el estante o la caja, por ejemplo «Pasillo A-5». No es un almacén.

Crear, actualizar o ambas cosas

Antes de ejecutar la importación, usted elige qué hacer con las filas que coinciden con un repuesto existente: crear solo los nuevos, actualizar solo los existentes, o actualizar las coincidencias y crear el resto. Como la coincidencia se basa en el número de pieza, puede exportar sus repuestos, corregirlos en Excel y reimportar la misma hoja sin crear duplicados.

Stock repartido entre varios almacenes

Rellenar a la vez Cantidad y Ubicación (Nombre) registra esa cantidad en esa ubicación, y el stock global del repuesto pasa a ser la suma de sus ubicaciones. Eso es lo que le permite cargar un archivo por sede.

Importe su primera sede, con sus cantidades y su almacén en la columna Ubicación.
Importe cada sede siguiente del mismo modo, en modo «Actualizar existentes y crear el resto». Cada archivo suma el stock de su propia sede en lugar de sustituir el total.
Deje la columna Ubicación vacía si prefiere mantener una única cifra global: la columna Cantidad actualizará entonces esa cifra directamente.

Límites

8.000 filas y 25 MB por archivo. Excepción: un archivo de repuestos cuyas filas indican a la vez una cantidad y una ubicación, importado en modo «Actualizar solo existentes» o «Actualizar existentes y crear el resto», actualiza el stock ubicación por ubicación y está limitado a 2.500 filas por archivo, porque cada una de esas filas tarda más en guardarse.
Sin límite en el número total de repuestos: divida una hoja más grande y suba las partes una tras otra.
Cada importación se suma a lo que ya existe.

Consejo

Ejecutar una importación requiere el permiso «importar repuestos», que tienen por defecto los roles Administrador, Gerente y Responsable de almacén. Si el botón Importar devuelve un error, pida a un administrador que revise su rol.

Advertencia

En modo actualización, una celda vacía deja el valor actual sin cambios en lugar de borrarlo. Para borrar Descripción, Número de pieza, Fabricante o Ubicación de almacenamiento, escriba NONE en la celda; NONE en la columna Ubicación (Nombre) desvincula el repuesto de su ubicación. En un repuesto nuevo, NONE se ignora.