Inventario de repuestos en Excel: stock, punto de reorden y repuestos críticos

Por qué los repuestos de mantenimiento necesitan su propio inventario

Un inventario comercial se gestiona para vender. Un inventario de repuestos se gestiona para evitar paradas. Un rodamiento que pasa dos años en el estante no es un error si salva una línea el día que el viejo se agarrota. El error contrario también existe: estantes llenos de piezas para máquinas que salieron de la planta hace tiempo, mientras falta el único sello que todos necesitan.

Un control de repuestos de mantenimiento responde en todo momento a tres preguntas: qué tenemos, dónde está y qué hay que comprar antes de quedarnos sin nada. Sin un registro, las respuestas salen de la memoria del almacenista y de una vuelta por el almacén. Los síntomas son siempre los mismos.

• Faltantes de repuestos críticos que convierten una reparación de una hora en una espera al proveedor.
• Códigos duplicados: la misma pieza comprada con dos descripciones, guardada en dos lugares y contada dos veces.
• Salidas sin vale, de modo que el stock en papel se aleja del stock real en el estante.
• Dinero inmovilizado en piezas sin rotación que nadie se atreve a desechar porque nadie sabe en qué máquina van.

Cómo está hecha la plantilla

El archivo tiene dos hojas. La hoja Repuestos es el catálogo: una fila por pieza, con un bloque de resumen arriba. La hoja Movimientos es la bitácora: una fila por entrada o salida. El stock actual nunca se escribe a mano; se calcula a partir de los movimientos, y eso es lo que lo mantiene fiel a la realidad.

En la hoja Repuestos se escribe el código, la descripción, el fabricante y su referencia, el equipo en el que se usa la pieza, su ubicación en el almacén, si es un repuesto crítico (Sí o No), la unidad, el stock inicial, el stock mínimo, el consumo medio diario, el plazo de entrega en días, el stock máximo, el costo unitario y el proveedor. En la hoja Movimientos se escribe la fecha, el código, el tipo (Entrada o Salida, en una lista desplegable), la cantidad, una referencia como la orden de trabajo o la nota de entrega, quién hizo el movimiento y un comentario. La descripción se completa sola a partir del código y muestra Código desconocido si el código no está en la hoja Repuestos.

Las columnas grises calculan el resto. Son fórmulas: no las sobrescriba al copiar u ordenar el archivo.

• Entradas y Salidas = suma de los movimientos del código, por tipo
• Stock actual = stock inicial + entradas − salidas
• Punto de reorden sugerido = consumo medio diario × plazo de entrega, redondeado hacia arriba, + stock mínimo (solo el mínimo si falta el consumo o el plazo)
• Cantidad a pedir = stock máximo − stock actual, en cuanto el stock está en el punto de reorden o por debajo
• Valor del stock = stock actual × costo unitario
• Estado = Agotado en cero o menos, Pedir en el punto de reorden o por debajo, OK en los demás casos

Punto de reorden, stock mínimo y stock máximo

El punto de reorden, también llamado punto de pedido, es el nivel de stock en el que se lanza un pedido. Debe cubrir lo que se consumirá mientras llega la entrega, más un margen para lo imprevisto: un pico de consumo, un proveedor que se retrasa, una avería que se lleva tres piezas a la vez.

En la plantilla, ese margen es el stock mínimo. Es el stock de seguridad, la cantidad por debajo de la cual no quiere bajar nunca. El consumo durante el plazo es el consumo medio diario multiplicado por el plazo de entrega en días, redondeado hacia arriba a una unidad entera. La suma de ambos da el punto de reorden sugerido.

El stock máximo pone techo al pedido. Cuando un repuesto llega a su punto de reorden, el archivo propone la cantidad que lo devuelve al máximo. Defina ese máximo según el espacio en estantería, la vida útil en almacén, el empaque del proveedor y el dinero que acepta inmovilizar, no por costumbre.

Un ejemplo ilustrativo: un sello se consume en promedio a 0,5 por día, el proveedor tarda 14 días y usted no quiere tener nunca menos de 3. Punto de reorden = 0,5 × 14 = 7, más 3, es decir 10. Con un stock máximo de 20 y un stock actual de 9, el estado indica Pedir y la cantidad a pedir es 20 − 9 = 11.

• Consumo medio diario: tómelo de sus propias salidas durante un período representativo, divididas por el número de días del período. Los repuestos estacionales merecen una segunda mirada.
• Plazo de entrega: desde el pedido hasta la pieza en el estante, con la aprobación interna y el transporte, no solo la cifra del catálogo del proveedor.
• Stock mínimo: más alto para los repuestos críticos y los proveedores poco fiables, cero o vacío para las piezas que acepta comprar solo cuando hacen falta.
• Las piezas sin consumo regular, como un motor de repuesto o un reductor, encajan mal en la fórmula. Fije su mínimo directamente, a menudo en uno, y deje el consumo vacío.

Repuestos críticos y clasificación ABC

Un repuesto crítico es una pieza cuya falta detiene una máquina, crea un riesgo para la seguridad o el medio ambiente, o no se consigue rápido. El motor de una banda transportadora sin alternativa, una tarjeta de PLC específica, el kit de sellos de la única bomba de alimentación de la caldera. Estas piezas se mantienen aunque casi no se muevan, porque no tenerlas cuesta una parada de producción, no una compra.

Márquelas con Sí en la columna Repuesto crítico y revíselas primero. Un repuesto crítico sin stock mínimo debe ser una decisión tomada a propósito, no un olvido.

La clasificación ABC es un método general para decidir dónde dedicar tiempo de conteo y revisión. Ordene los repuestos por valor de consumo anual: las pocas piezas A que concentran la mayor parte del valor tienen conteos frecuentes y parámetros ajustados, las muchas piezas C reglas simples. Crúcela con la criticidad, porque una pieza C barata también puede parar una línea. Para decidir si una pieza es crítica, hágase estas preguntas.

• ¿Una falla del equipo detiene la producción o crea un riesgo para la seguridad?
• ¿Hay redundancia, como una bomba de reserva o una segunda línea?
• ¿Cuánto tarda el proveedor, y la pieza es estándar o se fabrica bajo pedido?
• ¿La pieza se puede reparar, o sustituir por una equivalente tomada de otra máquina?

Cuando el archivo de Excel muestra sus límites

La plantilla funciona bien con un almacén y una persona que la mantiene al día. Es una buena manera de depurar un catálogo, definir puntos de reorden y ver qué hay que comprar esta semana.

Se queda corta cuando varios técnicos sacan piezas mientras el archivo está abierto en una sola computadora, cuando el stock está repartido en dos o tres almacenes, cuando hay que saber qué orden de trabajo usó qué pieza en qué máquina, cuando nadie abre el archivo hasta que falta una pieza, o cuando el stock debe consultarse desde un teléfono en planta.

FreeMaint aplica la misma lógica en un software de mantenimiento (CMMS). Repuestos, stock, cantidad mínima, punto de reorden, alertas de stock bajo y repuestos usados en órdenes de trabajo forman parte del plan Core, gratuito. Los kits de repuestos llegan con Starter, 29 USD por empresa al mes, y las transferencias entre almacenes con Business, 99 USD por empresa al mes, tarifa plana, nunca por usuario. El archivo de Excel sigue siendo útil para el análisis y para una primera depuración del catálogo.