Plantilla de plan de mantenimiento preventivo en Excel, con cronograma anual de 52 semanas

Qué contiene un plan de mantenimiento preventivo

El plan de mantenimiento preventivo es la lista de tareas recurrentes que una planta se compromete a hacer antes de que algo falle. No es una bitácora de órdenes de trabajo, que registra los trabajos ya hechos, ni un catálogo de rutinas estándar: es su propia lista, para sus equipos, con las fechas que les corresponden. Una fila por tarea en un equipo la mantiene legible: un compresor con tres tareas ocupa tres filas.

Las catorce columnas de la plantilla se agrupan en cuatro bloques.

• Identificación: código de equipo, equipo y ubicación. Use los mismos códigos de las placas, los planos o su inventario de activos, para que un técnico encuentre la máquina sin preguntar.
• La tarea: qué hay que hacer, escrito como una acción, y su tipo, elegido en una lista desplegable: inspección, servicio, reemplazo o revisión reglamentaria.
• Frecuencia y recursos: un número entero, una unidad (días, semanas o meses), la duración estimada en horas y la especialidad o la persona responsable.
• Fechas y seguimiento: la fecha de la última ejecución y tres columnas calculadas, próxima fecha, días restantes y estado (Vencida, Vence en 7 días o menos, Programada), más una columna de referencia para la página del manual o la norma que respalda la tarea.

Cómo armar el plan: equipos, fuentes y frecuencias

No intente cubrir todos los activos el primer día. Empiece por los equipos cuya falla duele más: un riesgo para la seguridad, una línea de producción parada, una reparación larga o cara, una obligación legal. Una lista corta de máquinas críticas atendidas a tiempo vale más que una lista completa que nadie cumple.

Para cada máquina, reúna las tareas a partir de cuatro fuentes y anote en la columna de referencia de dónde sale cada una.

• El fabricante: el manual de operación y mantenimiento indica las tareas y los intervalos recomendados. Es el punto de partida, escrito para condiciones promedio.
• Su propio historial: fallas repetidas, hallazgos de inspecciones anteriores y lo que los técnicos saben de la máquina. Un rodamiento que falla cada invierno pide una tarea que el manual no menciona.
• La normativa y la aseguradora: equipos de elevación, equipos a presión, sistemas contra incendios e instalaciones eléctricas suelen tener revisiones periódicas fijadas por la normativa de cada país, como las normas de la STPS en México o el reglamento de equipos de trabajo en España. La plantilla no las enumera por usted: verifique cuáles aplican a su planta.
• Las condiciones de operación: polvo, calor, humedad, trabajo continuo o estacional acortan o alargan los intervalos que supone el manual.

Elegir la frecuencia y cómo se calcula la próxima fecha

Cada tarea lleva un número entero y una unidad: días, semanas o meses. Elija la unidad que la gente usa de verdad para esa tarea. Un recorrido diario se cuenta en días, una ruta de lubricación en semanas, una inspección o una revisión reglamentaria en meses. Si el manual da el intervalo en horas de operación o en ciclos, conviértalo a tiempo de calendario según su uso real y revíselo cuando el uso cambie, o pase esa tarea a un plan por medidor.

La próxima fecha es la última ejecución más la frecuencia. Para días y semanas, la plantilla los suma. Para meses usa la función de Excel FECHA.MES, así que una tarea mensual hecha el 31 de enero vence el 28 de febrero, o el 29 en año bisiesto, y no a principios de marzo. Los días restantes son la próxima fecha menos hoy, y el estado sigue: Vencida por debajo de cero, Vence en 7 días o menos hasta una semana, Programada más allá.

Parta del intervalo del fabricante y ajústelo con datos. Si una inspección no encuentra nada ciclo tras ciclo, probablemente el intervalo se pueda alargar. Si cada vez encuentra un desgaste ya avanzado, acórtelo. Anote el motivo de cada cambio en la columna de referencia, para que la siguiente persona lo entienda.

Leer el cronograma de 52 semanas y nivelar la carga

La segunda hoja convierte el plan en un calendario. Escriba el año arriba: la plantilla calcula el lunes de cada semana ISO, de la S1 a la S52, y repite cada fila de la hoja Plan con su equipo, su tarea, su periodo en días y su duración. A partir de la fecha de la última ejecución, marca cada semana en la que cae una fecha, no solo la próxima.

Las dos filas del pie son la razón de ser de la hoja: el número de tareas y las horas de trabajo de cada semana. Compárelas con las horas que su equipo tiene de verdad para el preventivo, después de las emergencias, los proyectos y las vacaciones. Un plan que pide más horas de las que tiene una semana se atrasa, y un plan que se atrasa pronto deja de inspirar confianza.

Para nivelar una semana cargada, no mueva fechas en el papel. Adelante algunas de sus tareas a una semana más tranquila, ejecútelas y registre la fecha real como última ejecución: las fechas siguientes se desplazan con ella. Ponga las tareas que requieren la máquina parada en las semanas de un paro programado y deje ligeras las semanas de vacaciones.

• En el cronograma un mes cuenta como 30,4 días, así que una tarea mensual puede aparecer una semana antes o después. La fecha exacta siempre es la de la hoja Plan.
• El cronograma trabaja por semanas: una tarea que vence varias veces en la misma semana, como un recorrido diario, muestra una sola marca y cuenta su duración una vez.
• El cronograma termina en la semana 52. En los años que tienen una semana ISO 53, los últimos días de diciembre no aparecen.
• Una fila sin fecha de última ejecución queda vacía. Para una tarea que nunca se hizo, anote la fecha de puesta en marcha o la de la última intervención conocida.

Cuando el archivo de Excel llega a su límite

Un solo archivo funciona bien para una persona que planifica una planta. Se complica cuando varios técnicos necesitan el plan a la vez, cuando hay varias plantas o varias copias del archivo, cuando las ejecuciones se anotan en papel y se capturan después, y cuando un auditor pregunta quién hizo una tarea, en qué fecha y qué encontró. Una hoja de cálculo no envía recordatorios ni acompaña al técnico hasta la máquina.

FreeMaint conserva la misma lógica y agrega el seguimiento. En el plan Core, gratuito, los planes preventivos por tiempo son ilimitados. Cada uno genera su OT cuando vence, con las tareas, los repuestos (refacciones en México) y las herramientas del plan copiados en ella, y los técnicos la cierran en la aplicación móvil. El plan guarda su historial por semana, mes o año con una tasa de cumplimiento, y se exporta en PDF. Los planes por medidor están en Starter, 29 USD; los planes anidados y el gráfico de carga planificada por semana, en Business, 99 USD. Ambos precios son por empresa y por mes, tarifa plana, nunca por usuario.

El correctivo no va en este archivo: cada falla se registra como una OT, y ese historial alimenta después el plan preventivo. Pasar el plan a FreeMaint es directo: la página Mantenimiento Preventivo tiene un botón Importar con una plantilla CSV o Excel, una fila por plan. Su archivo de Excel sigue siendo útil tal como está, como borrador de planificación o para una planta que aún no está en la aplicación.