Formato de orden de trabajo de mantenimiento: una hoja A4 por intervención

Para qué sirve una orden de trabajo de mantenimiento

En casi todas las plantas el ciclo empieza con una solicitud de mantenimiento: un operador avisa que una bomba vibra o que una banda transportadora se detiene. La orden de trabajo (OT) convierte esa solicitud en un trabajo planificado. Dice quién interviene, sobre qué equipo y con qué precauciones, y después deja constancia de lo que realmente se hizo. Una orden cubre una intervención. En México y buena parte de Latinoamérica se habla del formato de orden de trabajo; en España, de la hoja u orden de trabajo. Es el mismo documento.

El formato de la orden no es lo mismo que una lista de trabajos. La lista pone una fila por trabajo para ver la carga de un vistazo; la orden guarda todo el detalle de un solo trabajo, el que el técnico necesita en campo y el que un auditor pide meses después. Esta plantilla le da las dos cosas: la orden en la primera hoja y el registro en la segunda.

Una orden bien llenada responde estas preguntas sin tener que llamar al técnico.

• Qué se pidió, quién lo pidió, cuándo, y para cuándo debe estar listo.
• Sobre qué equipo, con su código y su ubicación, para que no haya dudas sobre la máquina.
• Qué medidas de seguridad aplicaban: bloqueo y etiquetado, permiso de trabajo, equipo de protección personal (EPP en Latinoamérica, EPI en España).
• Qué se encontró y qué se hizo, con la causa escrita aparte del síntoma.
• Quién trabajó, qué día y cuántas horas.
• Qué repuestos o refacciones se usaron, cuántos y a qué precio.
• Cuánto tiempo estuvo parada la máquina y quién recibió el trabajo.

Qué contiene el formato, bloque por bloque

La primera hoja sigue el orden en que transcurre el trabajo. Las celdas grises llevan fórmulas; todo lo demás se escribe o se elige de una lista desplegable. La configuración de página ya está en A4 vertical, ajustada al ancho de la página, así que la hoja se imprime sin tocar márgenes. El archivo está en blanco: no hay filas de ejemplo que borrar.

• Encabezado: n.º de orden, fecha de solicitud, solicitante, equipo, código del equipo, ubicación, tipo de mantenimiento (correctivo, preventivo, mejora, inspección), prioridad (baja, media, alta, urgente) y fecha requerida de término.
• Descripción: cuatro recuadros para la falla reportada, el trabajo realizado, la causa encontrada y las observaciones.
• Seguridad: bloqueo y etiquetado requerido, permiso de trabajo requerido y EPP requerido, cada uno con sí o no de una lista.
• Mano de obra: seis líneas con técnico, fecha, inicio, fin, horas, tarifa por hora y costo de mano de obra.
• Repuestos utilizados: ocho líneas con número de parte, descripción, cantidad, precio unitario e importe.
• Paro de máquina: fecha y hora de paro, fecha y hora de arranque, y tiempo de paro en horas.
• Totales: total de horas, costo de mano de obra, costo de repuestos y costo total.
• Cierre y firmas: fecha de término, estado (abierta, en proceso, terminada, cancelada) y tres recuadros de firma para el técnico, el solicitante o quien aprueba y el jefe de mantenimiento, cada uno con nombre, fecha y firma.
• Registro, en la segunda hoja: 200 filas con n.º de orden, fecha de solicitud, equipo, tipo, prioridad, asignado a, estado, fecha de término, días hasta el cierre, horas y costo total, bajo un resumen de órdenes abiertas, en proceso y terminadas y del promedio de días hasta el cierre.

Las fórmulas, con precisión

Excel guarda una hora como una fracción del día: las 06:00 valen 0,25. Por eso las horas se multiplican por 24. Escriba las horas en formato hh:mm y las fechas como fechas reales, no como texto; si no, las celdas grises se quedan vacías.

La fórmula de horas pasa la medianoche: un turno nocturno de 22:00 a 02:00 da 4,00 horas, no una cifra negativa. El paro de máquina usa en cambio fecha y hora completas, porque un paro puede durar varios días; solo se calcula cuando el arranque es posterior al paro.

Un ejemplo con valores ilustrativos: un técnico trabaja de 08:30 a 11:00 con una tarifa de 40 por hora, lo que da 2,50 horas y 100,00 de mano de obra. Dos rodamientos a 35,00 y un retén a 12,50 suman 82,50 de repuestos, así que el costo total de la orden es 182,50.

• Horas = (fin − inicio) × 24, también pasada la medianoche
• Costo de mano de obra = horas × tarifa por hora
• Importe de una línea de repuestos = cantidad × precio unitario
• Tiempo de paro (h) = (arranque − paro) × 24
• Costo total = costo de mano de obra + costo de repuestos
• Días hasta el cierre, en el registro = fecha de término − fecha de solicitud
• Promedio de días hasta el cierre = promedio de los días calculados en el registro

Cómo llenarla bien: los detalles que hacen útil una orden después

Una orden de trabajo se lee muchas más veces de las que se escribe: la lee el siguiente técnico que atiende la misma máquina, el planificador, quien arma el presupuesto del año siguiente. Unos cuantos hábitos marcan la diferencia entre una hoja que informa y una hoja que solo prueba que alguien pasó por ahí.

• Numere cada orden y no reutilice nunca un número. Una orden cancelada conserva su número, con el estado cancelada.
• Escriba la falla como se reportó y la causa como se encontró. «La bomba hace ruido» es un síntoma; «rodamiento desgastado por falta de lubricación» es una causa.
• Use el código del equipo, no solo su nombre. Dos máquinas que se llaman «compresor» son la receta clásica de un historial revuelto.
• Separe mano de obra y tiempo de paro. Las horas de mano de obra dicen cuánto costó el trabajo en personal; el paro dice cuánto tiempo producción se quedó sin la máquina. Una reparación de dos horas puede venir después de seis horas esperando una refacción.
• Anote el número de parte, no solo «banda». Sin él, nadie puede volver a pedir la misma pieza ni notar que se cambia cada mes.
• Llene el bloque de seguridad antes de empezar, no al final. Si se requiere bloqueo, se hace antes de que nadie toque la máquina.
• Pase cada orden cerrada al registro el mismo día. Un registro que se llena a fin de mes siempre tiene huecos.

Cuándo el formato en Excel muestra sus límites

Para un equipo pequeño, una copia de la hoja por intervención y un registro al día funcionan bien, y el archivo sigue siendo útil tal como está. Los límites aparecen al crecer: varios técnicos llenando copias al mismo tiempo, varias plantas o sucursales, un historial por equipo que obliga a abrir decenas de archivos, nadie que recuerde los vencimientos, técnicos que quieren la orden en el celular y una auditoría que pregunta quién cambió qué y cuándo.

FreeMaint es una GMAO, o CMMS, freemium construida alrededor de la misma orden de trabajo. En el plan Core, gratuito (0 USD), cada orden se numera sola, se asigna con notificación y lleva sus tareas, su mano de obra, sus repuestos descontados del stock, sus costos adicionales, sus fotos y sus comentarios, con una pestaña Historial que registra cada cambio de estado con quién y cuándo. Un paro registrado en su pestaña de paro de máquina aparece también en el equipo. Los técnicos trabajan desde la aplicación móvil.

El plan Starter, 29 USD por empresa al mes, tarifa plana, agrega la exportación completa a PDF y el registro de bloqueos. Business, 99 USD, agrega la firma electrónica. Nunca se cobra por usuario. Tampoco hace falta volver a capturar el pasado: las órdenes de trabajo se importan desde un archivo CSV guardado desde Excel, con la plantilla de importación de FreeMaint, en todos los planes.