Workflow d'approbation

Le workflow d'approbation garantit que les demandes sont correctement examinées avant d'engager des ressources.

Qui peut approuver

• Administrateur — Pleine autorité
• Responsable — Dans son périmètre
• Superviseur — Pour ses équipes

Moteur de workflow configurable

FreeMaint supporte des workflows d'approbation par entreprise. Allez dans Paramètres de l'entreprise → Workflows et ajoutez des étapes pour les Demandes avec différents types d'approbateurs.

Types d'approbateur

• ROLE — tout utilisateur avec le rôle spécifié
• USER — un utilisateur précis
• CREATOR — le demandeur initial
• ASSIGNEE — la personne affectée
• TEAM_LEADER — chef d'équipe de l'actif lié
• REQUESTER_LOCATION_MANAGER — le responsable de l'emplacement/de la section du demandeur
• TARGET_LOCATION_MANAGER — le responsable de l'emplacement/de la section de la demande
• REQUEST_SECTION_MANAGER — le responsable (chef) de la section responsable (équipe) de la demande

Champs requis par étape

Chaque étape peut exiger des champs tels que la description, l'actif, l'emplacement, la catégorie, des photos ou n'importe quel champ personnalisé (custom:<nom>) avant d'autoriser la transition. Pour la clôture d'un ordre de travail, vous pouvez aussi exiger un relevé de compteur — utile pour la maintenance basée sur l'horamètre ou le kilométrage.

Rejeter une demande

Une demande ne peut être rejetée que tant qu'elle est En attente ou En cours d'examen. Une fois approuvée, une demande devient automatiquement un bon de travail et ne peut plus être rejetée — annulez plutôt le bon de travail correspondant. Si le bouton Rejeter n'apparaît pas, la demande a déjà dépassé l'étape d'examen.

Préréglages rapides

Plutôt que de créer les étapes à la main, ouvrez Paramètres de l'entreprise → Workflows, choisissez l'onglet Demande et appliquez un préréglage rapide : « Approbation du responsable avant l'ordre de travail » pour un seul niveau, ou « Approbation des demandes à deux niveaux » pour une revue de département suivie de l'approbation du responsable des installations. Chaque préréglage crée des étapes modifiables que vous pouvez réaffecter à vos rôles exacts.

Routage par section responsable

L'approbation peut suivre soit le lieu du travail (Emplacement), soit le responsable (Section). Pour la responsabilité organisationnelle — Bâtiment, Électricité, Atelier, etc. — modélisez chaque section comme une Équipe et définissez son chef comme responsable de section. Activez le champ « Section responsable » dans votre formulaire de demande, puis ajoutez une étape de workflow Demande avec l'approbateur « Responsable de section (chef d'équipe) ». La demande est alors routée uniquement vers le responsable de la section choisie par le demandeur, indépendamment du lieu — un même lieu peut accueillir des travaux relevant de plusieurs sections. Pour les organisations dont la responsabilité est réellement liée au lieu, l'approbateur « Responsable de l'emplacement cible » route par Emplacement.

Routage par catégorie

Une catégorie de demande peut porter une Section responsable par défaut (Paramètres de l'entreprise > Catégories, « Section responsable par défaut des demandes »). Une nouvelle demande déposée avec cette catégorie et sans section propre est envoyée à cette équipe dès sa création : son chef est prévenu et les membres de l'équipe dont le rôle est limité aux données de leur équipe la voient. C'est idéal pour un code QR général : le demandeur choisit « Informatique » ou « Plomberie » et le bon service la reçoit. Une section choisie dans le formulaire l'emporte toujours, les observations ne sont jamais routées, et changer la catégorie par la suite ne reroute pas la demande. Par défaut, seul le chef est prévenu. Pour prévenir aussi chaque membre de la section, cochez « Membres de la section » sur la ligne « Demande Créée » dans Paramètres de l'entreprise > Notifications > « Configuration avancée des notifications » ; les membres dont le rôle ne permet pas d'ouvrir la demande ne sont pas prévenus.

Filtrer par section responsable

La liste des demandes peut être restreinte à une ou plusieurs sections responsables. Ouvrez la barre de filtres et choisissez les sections dont vous avez la charge — le filtre est à choix multiple, donc « électrique ou mécanique » est une seule question, pas deux. Il se combine avec tous les autres filtres et n'élargit jamais ce que vous avez le droit de voir : si votre rôle est limité à vos équipes, demander une section hors de ce périmètre ne renvoie rien plutôt que les demandes d'autrui. Le filtre n'apparaît que lorsque votre entreprise a au moins une équipe active.

Routage par type de demande (amélioration vs réparation)

Avec le plan Business, chaque étape du workflow Demandes peut être limitée à certains types de demande. Ouvrez Paramètres de l'entreprise → Workflows → Demandes, dépliez une étape et cochez les types sous « S'applique aux types de demande ». Configuration typique : une étape « Approbation améliorations » limitée au type Amélioration, routée vers le Responsable du lieu cible — le responsable de production de la zone, défini sur chaque lieu via son champ « Manager / responsable de service » — plus une étape « Approbation réparations » pour les autres types, routée vers votre rôle de responsable maintenance. Chaque demande ne suit alors que la chaîne d'approbation de son propre type ; une étape sans type coché continue de s'appliquer à toutes les demandes. Le preset en un clic « Routage par type de demande (amélioration vs réparation) » met tout cela en place pour vous.

Approbation automatique des demandes d'urgence

Ouvrez Paramètres de l'entreprise → Workflows → Demandes et activez « Approuver automatiquement les demandes d'urgence ». Lorsque l'option est activée, toute demande marquée comme urgente ignore le circuit d'approbation et un ordre de travail est créé immédiatement. Lorsqu'elle est désactivée (par défaut), les demandes d'urgence suivent le routage d'approbation normal. Chaque approbation automatique est enregistrée dans l'historique de la demande pour la traçabilité.

Voir qui a approuvé ou rejeté

Une fois une demande approuvée ou rejetée, une bannière en haut de la demande indique qui a pris la décision, quand, et la raison du rejet. C'est utile lorsque plusieurs responsables ou planificateurs de maintenance peuvent examiner les demandes. La même information figure dans le PDF de la demande et dans l'onglet Activité.