Gestion de stock des pièces de rechange sous Excel : stock, point de commande et pièces critiques

Pourquoi un magasin de maintenance se gère à part

Un stock commercial se gère pour vendre. Un stock de pièces de rechange se gère pour éviter l’arrêt. Un roulement qui dort deux ans en rayon n’est pas une erreur s’il évite d’arrêter une ligne le jour où l’ancien grippe. L’erreur inverse existe aussi : des rayonnages pleins de pièces pour des machines parties depuis longtemps, pendant que le seul joint dont tout le monde a besoin manque.

Une gestion de stock des pièces détachées répond à trois questions à tout moment : qu’avons-nous, où est-ce rangé, et que faut-il acheter avant la rupture. Sans fichier, les réponses viennent de la mémoire du magasinier et d’un tour au magasin. Les symptômes sont toujours les mêmes.

• Des ruptures sur des pièces critiques, qui transforment une réparation d’une heure en attente du fournisseur.
• Des doublons : la même pièce achetée sous deux désignations, rangée à deux endroits et comptée deux fois.
• Des sorties sans bon, si bien que le stock théorique s’éloigne du stock réel en rayon.
• De la trésorerie immobilisée dans des pièces dormantes que personne n’ose jeter, faute de savoir sur quelle machine elles vont.

Comment le fichier est construit

Le classeur compte deux feuilles. La feuille Pièces est le catalogue : une ligne par pièce, avec une synthèse en tête. La feuille Mouvements est le journal : une ligne par entrée ou par sortie. Le stock actuel ne se tape jamais à la main ; il se calcule à partir des mouvements, et c’est ce qui le garde juste.

Sur la feuille Pièces, vous saisissez la référence, la désignation, le fabricant et sa référence, l’équipement sur lequel la pièce est montée, son emplacement au magasin, si c’est une pièce critique (Oui ou Non), son unité, le stock initial, le stock minimum, la consommation moyenne par jour, le délai d’approvisionnement en jours, le stock maximum, le coût unitaire et le fournisseur. Sur la feuille Mouvements, vous saisissez la date, la référence de la pièce, le type (Entrée ou Sortie, dans une liste déroulante), la quantité, un document comme le numéro d’OT ou le bon de livraison, qui a fait le mouvement et un commentaire. La désignation se remplit seule à partir de la référence, et affiche Référence inconnue si la référence n’existe pas sur la feuille Pièces.

Les colonnes grisées calculent le reste. Ce sont des formules : ne les écrasez pas quand vous copiez ou triez le fichier.

• Entrées et Sorties = somme des mouvements de la référence, par type
• Stock actuel = stock initial + entrées − sorties
• Point de commande suggéré = consommation moyenne par jour × délai d’approvisionnement, arrondi à l’unité supérieure, + stock minimum (le stock minimum seul si la consommation ou le délai est vide)
• Quantité à commander = stock maximum − stock actuel, dès que le stock est au point de commande ou en dessous
• Valeur du stock = stock actuel × coût unitaire
• Statut = Rupture à zéro ou en dessous, À commander au point de commande ou en dessous, OK sinon

Point de commande, stock minimum et stock maximum

Le point de commande est le niveau de stock auquel on passe commande. Il doit couvrir la consommation pendant le délai de livraison, plus une marge pour l’imprévu : un pic de consommation, un fournisseur en retard, une panne qui consomme trois pièces d’un coup.

Dans le fichier, cette marge est le stock minimum. C’est le stock de sécurité, la quantité sous laquelle vous ne voulez jamais descendre. La consommation pendant le délai, c’est la consommation moyenne par jour multipliée par le délai d’approvisionnement en jours, arrondie à l’unité supérieure. La somme des deux donne le point de commande suggéré.

Le stock maximum plafonne la commande. Quand une pièce atteint son point de commande, le fichier propose la quantité qui la ramène au maximum. Fixez ce maximum d’après la place en rayon, la durée de conservation, le conditionnement et l’argent que vous acceptez d’immobiliser, pas par habitude.

Un exemple chiffré, à titre d’illustration : un joint se consomme en moyenne à 0,5 par jour, le fournisseur livre en 14 jours et vous ne voulez jamais en avoir moins de 3. Point de commande = 0,5 × 14 = 7, plus 3, soit 10. Avec un stock maximum de 20 et un stock actuel de 9, le statut indique À commander et la quantité à commander vaut 20 − 9 = 11.

• Consommation moyenne par jour : tirez-la de vos propres sorties sur une période représentative, divisées par le nombre de jours de la période. Les pièces saisonnières méritent un second regard.
• Délai d’approvisionnement : de la commande à la pièce en rayon, validation interne et transport compris, pas seulement le délai du catalogue fournisseur.
• Stock minimum : plus élevé pour les pièces critiques et les fournisseurs peu fiables, nul ou vide pour les pièces que vous acceptez d’acheter au besoin.
• Les pièces sans consommation régulière, comme un moteur de rechange ou un réducteur, se prêtent mal à la formule. Fixez directement leur minimum, souvent à un, et laissez la consommation vide.

Pièces critiques et classement ABC

Une pièce critique, ou pièce stratégique, est une pièce dont l’absence arrête une machine, crée un risque pour la sécurité ou l’environnement, ou qui ne s’achète pas vite. Le moteur d’un convoyeur sans voie de secours, une carte d’automate spécifique, le kit de joints de la seule pompe alimentaire de chaudière. Ces pièces se gardent même si elles bougent peu, parce que leur absence coûte un arrêt de production, pas un achat.

Mettez Oui dans la colonne Pièce critique et passez-les en revue en premier. Une pièce critique sans stock minimum doit être une décision prise exprès, pas un oubli.

Le classement ABC est une méthode générale pour décider où passer du temps d’inventaire et de revue. Triez les pièces par valeur de consommation annuelle : les quelques pièces A qui pèsent l’essentiel de la valeur ont des inventaires fréquents et des réglages serrés, les nombreuses pièces C des règles simples. Croisez-le avec la criticité, car une petite pièce C peut aussi arrêter une ligne. Pour juger de la criticité, posez ces questions.

• Une panne de l’équipement arrête-t-elle la production ou crée-t-elle un risque pour la sécurité ?
• Existe-t-il une redondance, comme une pompe de secours ou une seconde ligne ?
• Quel est le délai du fournisseur, et la pièce est-elle standard ou fabriquée à la demande ?
• La pièce peut-elle être réparée, ou remplacée par une équivalente prise sur une autre machine ?

Quand le fichier Excel montre ses limites

Le fichier fonctionne bien pour un magasin et une personne qui le tient à jour. C’est une bonne façon de nettoyer un catalogue, de poser des points de commande et de voir quoi acheter cette semaine.

Il atteint ses limites quand plusieurs techniciens prennent des pièces pendant que le fichier est ouvert sur un seul poste, quand le stock est réparti sur deux ou trois magasins, quand il faut savoir quel OT a consommé quelle pièce sur quelle machine, quand personne n’ouvre le fichier avant la rupture, ou quand le stock doit se consulter depuis un téléphone dans l’atelier.

FreeMaint reprend la même logique dans une GMAO. Pièces, stock, quantité minimum, point de commande, alertes de stock bas et pièces consommées sur OT font partie de l’offre Core, gratuite. Les kits de pièces viennent avec Starter, 29 USD par entreprise et par mois, et les transferts entre magasins avec Business, 99 USD par entreprise et par mois, forfaitaires, jamais par utilisateur. Le fichier Excel reste utile pour l’analyse et pour un premier nettoyage du catalogue.