Plan de maintenance préventive Excel gratuit, avec planning sur 52 semaines

Ce que contient un plan de maintenance préventive

Le plan de maintenance préventive, c’est la liste des opérations récurrentes qu’un site s’engage à faire avant la panne. Ce n’est pas un historique d’OT, qui enregistre les interventions une fois faites, ni une bibliothèque de gammes types : c’est votre liste, pour vos équipements, avec les dates qui s’y appliquent. Une ligne par opération sur un équipement la garde lisible : un compresseur avec trois opérations occupe trois lignes.

Les quatorze colonnes du modèle se rangent en quatre blocs.

• Identification : code équipement, équipement et localisation. Reprenez les codes des plaques, des plans ou de votre inventaire, pour qu’un technicien trouve la machine sans demander.
• L’opération : ce qu’il faut faire, écrit comme une action, et son type, choisi dans une liste déroulante : inspection, entretien, remplacement ou contrôle réglementaire.
• Périodicité et moyens : un nombre entier, une unité (jours, semaines ou mois), la durée estimée en heures et la compétence ou l’intervenant. C’est là qu’on distingue les opérations de premier niveau confiées aux conducteurs de ligne de celles qui demandent un électricien habilité.
• Dates et suivi : la date de dernière réalisation, puis trois colonnes calculées, prochaine échéance, jours restants et statut (En retard, À faire sous 7 jours, Planifiée), et une colonne Référence pour la page de la notice ou la norme à l’origine de l’opération.

Construire le plan : équipements, sources, périodicités

N’essayez pas de tout couvrir le premier jour. Commencez par les équipements dont la panne coûte le plus : risque pour la sécurité, ligne de production à l’arrêt, réparation longue ou chère, obligation réglementaire. Une courte liste de machines critiques entretenues à l’heure vaut mieux qu’une liste complète que personne ne suit.

Pour chaque machine, rassemblez les opérations à partir de quatre sources, et notez dans la colonne Référence d’où vient chacune.

• Le constructeur : la notice d’utilisation et de maintenance donne les opérations et les périodicités recommandées. C’est le point de départ, écrit pour des conditions moyennes.
• Votre historique : pannes répétées, constats des inspections passées, ce que les techniciens savent de la machine. Un roulement qui lâche tous les hivers appelle une opération que la notice ne prévoit pas.
• La réglementation et l’assureur : appareils de levage (VGP), équipements sous pression, installations électriques et moyens de lutte contre l’incendie relèvent souvent de vérifications périodiques imposées. Le modèle ne les liste pas à votre place : vérifiez ce qui s’applique à votre site.
• Les conditions d’exploitation : poussière, chaleur, humidité, marche en continu ou saisonnière raccourcissent ou allongent les périodicités prévues par la notice.

Choisir la périodicité, et comment se calcule l’échéance

Chaque opération reçoit un nombre entier et une unité : jours, semaines ou mois. Prenez l’unité qu’on utilise vraiment pour cette opération. Une ronde quotidienne se compte en jours, une tournée de graissage en semaines, une inspection ou un contrôle réglementaire en mois. Si la notice donne une périodicité en heures de marche ou en cycles, convertissez-la en temps calendaire d’après votre utilisation réelle et revoyez-la quand l’utilisation change, ou passez cette opération sur un plan sur compteur.

La prochaine échéance égale la dernière réalisation plus la périodicité. Pour les jours et les semaines, le modèle les additionne. Pour les mois, il utilise la fonction Excel MOIS.DECALER : une opération mensuelle faite le 31 janvier tombe le 28 février, ou le 29 les années bissextiles, et non début mars. Les jours restants valent l’échéance moins la date du jour, et le statut suit : En retard sous zéro, À faire sous 7 jours jusqu’à une semaine, Planifiée au-delà.

Partez de la périodicité constructeur, puis ajustez sur des faits. Si une inspection ne trouve rien cycle après cycle, la périodicité peut sans doute s’allonger. Si elle trouve chaque fois une usure déjà avancée, raccourcissez-la. Notez la raison de chaque changement dans la colonne Référence, pour que la personne suivante comprenne.

Lire le planning 52 semaines et lisser la charge

La deuxième feuille transforme le plan en calendrier. Tapez l’année en haut : le modèle calcule le lundi de chaque semaine ISO, de S1 à S52, et reprend chaque ligne de la feuille Plan préventif avec son équipement, son opération, sa période en jours et sa durée. À partir de la date de dernière réalisation, il marque chaque semaine où tombe une échéance, pas seulement la prochaine.

Les deux lignes du bas sont la raison d’être de la feuille : le nombre d’opérations à faire et les heures de travail de chaque semaine. Comparez-les aux heures dont votre équipe dispose vraiment pour le préventif, une fois retirés les dépannages, les travaux neufs et les congés. Un plan qui demande plus d’heures qu’une semaine n’en contient va glisser, et un plan qui glisse perd vite la confiance de l’atelier.

Pour lisser une semaine chargée, ne déplacez pas les dates sur le papier. Avancez une partie de ses opérations dans une semaine plus calme, réalisez-les, et saisissez la vraie date de réalisation : les échéances suivantes se décalent d’autant. Placez les opérations qui exigent l’arrêt de la machine pendant les arrêts techniques programmés, et gardez les semaines de congés légères.

• Sur le planning, un mois compte 30,4 jours : une opération mensuelle peut apparaître une semaine plus tôt ou plus tard. La date exacte est toujours celle de la feuille Plan préventif.
• Le planning travaille à la semaine : une opération due plusieurs fois dans la même semaine, comme une ronde quotidienne, affiche une seule marque et compte sa durée une fois.
• Le planning s’arrête à la semaine 52. Les années qui comptent une semaine ISO 53, les derniers jours de décembre n’y figurent pas.
• Une ligne sans date de dernière réalisation reste vide. Pour une opération jamais faite, saisissez la date de mise en service ou celle de la dernière intervention connue.

Quand le fichier Excel montre ses limites

Un fichier unique fonctionne bien pour une personne qui planifie un site. Ça se complique quand plusieurs techniciens ont besoin du plan en même temps, quand il y a plusieurs sites ou plusieurs copies du fichier, quand les réalisations sont notées sur papier et ressaisies plus tard, et quand un auditeur demande qui a fait telle opération, à quelle date, et ce qu’il a constaté. Un tableur n’envoie pas de rappel et ne suit pas le technicien jusqu’à la machine.

La GMAO FreeMaint garde la même logique et ajoute le suivi. Avec l’offre Core, gratuite, les plans préventifs calendaires sont illimités. Chacun génère son ordre de travail à l’échéance, avec les opérations, les pièces et les outils du plan recopiés dessus, et les techniciens le clôturent sur l’application mobile. Le plan garde son historique par semaine, mois ou année avec un taux de réalisation, et s’exporte en PDF. Les plans sur compteur sont dans l’offre Starter à 29 USD ; les plans imbriqués et le graphique de charge planifiée par semaine dans l’offre Business à 99 USD. Ces prix s’entendent par entreprise et par mois, forfaitaires, jamais par utilisateur.

Le passage est direct : la page Maintenance préventive a un bouton Importer avec un modèle CSV ou Excel, une ligne par plan. Votre fichier Excel reste utile tel quel, comme brouillon de planification ou pour un site qui n’est pas encore dans l’application.