Bon de travail maintenance : une fiche A4 à imprimer pour chaque intervention

À quoi sert un bon de travail de maintenance

Dans un service maintenance, tout commence par une demande d’intervention (DI) : un opérateur signale qu’une pompe vibre ou qu’une porte sectionnelle ne ferme plus. Le bon de travail, qu’on appelle aussi ordre de travail (OT) ou bon d’intervention selon les sites, transforme cette demande en travail planifié. Il dit qui intervient, sur quel équipement, avec quelles précautions, puis il garde la trace de ce qui a réellement été fait. Un bon couvre une intervention.

Le bon de travail n’est pas un tableau de suivi. Le tableau aligne une ligne par intervention pour voir la charge d’un coup d’œil ; le bon garde tout le détail d’une seule intervention, celui dont le technicien a besoin sur place et que l’auditeur réclame des mois plus tard. Le modèle vous donne les deux : la fiche sur la première feuille, le registre sur la seconde.

Un bon bien rempli répond à ces questions sans qu’il faille rappeler le technicien.

• Quoi, qui, quand : la demande, le demandeur, la date et l’échéance souhaitée.
• Sur quel équipement : son nom, son code et sa localisation, pour qu’il n’y ait aucun doute sur la machine.
• Avec quelles précautions : consignation, permis de travail, équipements de protection individuelle (EPI).
• Ce qui a été constaté et fait, avec la cause écrite à part du symptôme.
• Qui est intervenu, quel jour et combien de temps.
• Quelles pièces ont été montées, en quelle quantité et à quel prix.
• Combien de temps la machine est restée à l’arrêt, et qui a réceptionné les travaux.

Le contenu du modèle, bloc par bloc

La première feuille suit le déroulé de l’intervention. Les cellules grisées portent les formules ; tout le reste se saisit ou se choisit dans une liste déroulante. La mise en page est déjà réglée en A4 portrait, ajustée à la largeur de la page : la fiche s’imprime sans toucher aux marges. Le fichier est vierge, sans ligne d’exemple à effacer.

• En-tête : n° de bon, date de la demande, demandeur, équipement, code équipement, localisation, type de maintenance (corrective, préventive, amélioration, inspection), priorité (basse, moyenne, haute, urgente) et date de réalisation souhaitée.
• Description : quatre cadres pour l’anomalie signalée, les travaux réalisés, la cause constatée et les observations.
• Sécurité : consignation requise, permis de travail requis, EPI requis, chacun à renseigner par oui ou non dans une liste.
• Main-d’œuvre : six lignes avec technicien, date, début, fin, heures, taux horaire et coût main-d’œuvre.
• Pièces utilisées : huit lignes avec référence, désignation, quantité, prix unitaire et montant.
• Arrêt machine : date et heure d’arrêt, date et heure de redémarrage, durée d’arrêt en heures.
• Totaux : total des heures, coût main-d’œuvre, coût des pièces et coût total.
• Clôture et visas : date de fin, statut (ouvert, en cours, terminé, annulé) et trois cadres de signature pour le technicien, le demandeur ou valideur et le responsable maintenance, chacun avec nom, date et visa.
• Registre, sur la seconde feuille : 200 lignes avec n° de bon, date de la demande, équipement, type, priorité, affecté à, statut, date de fin, délai en jours, heures et coût total, sous une synthèse des bons ouverts, en cours et terminés et du délai moyen de réalisation.

Les formules, précisément

Excel enregistre une heure comme une fraction de journée : 06:00 vaut 0,25. C’est pourquoi le nombre d’heures est multiplié par 24. Saisissez les heures au format hh:mm et les dates comme de vraies dates, pas comme du texte, sinon les cellules grisées restent vides.

La formule des heures passe minuit : un poste de nuit de 22:00 à 02:00 donne 4,00 heures, pas un chiffre négatif. L’arrêt machine utilise au contraire la date et l’heure complètes, parce qu’un arrêt peut durer plusieurs jours ; il n’est calculé que si le redémarrage est postérieur à l’arrêt.

Un exemple avec des valeurs d’illustration : un technicien intervient de 08:30 à 11:00 à 40 de l’heure, soit 2,50 heures et 100,00 de main-d’œuvre. Deux roulements à 35,00 et un joint à 12,50 font 82,50 de pièces : le coût total du bon est de 182,50.

• Heures = (fin − début) × 24, y compris après minuit
• Coût main-d’œuvre = heures × taux horaire
• Montant d’une ligne de pièces = quantité × prix unitaire
• Durée d’arrêt (h) = (redémarrage − arrêt) × 24
• Coût total = coût main-d’œuvre + coût des pièces
• Délai en jours, dans le registre = date de fin − date de la demande
• Délai moyen de réalisation = moyenne des délais calculés dans le registre

Bien remplir un bon de travail : ce qui le rend utile plus tard

Un bon de travail est bien plus souvent relu qu’écrit : par le prochain technicien qui intervient sur la même machine, par le préparateur, par celui qui monte le budget de l’année suivante. Quelques habitudes font la différence entre une fiche qui renseigne et une fiche qui prouve seulement que quelqu’un est passé.

• Numérotez chaque bon et ne réutilisez jamais un numéro. Un bon annulé garde son numéro, avec le statut annulé.
• Écrivez l’anomalie telle qu’elle a été signalée, puis la cause telle qu’elle a été trouvée. « Pompe bruyante » est un symptôme ; « roulement usé, défaut de graissage » est une cause.
• Utilisez le code équipement, pas seulement son nom. Deux machines appelées « compresseur », c’est la recette classique d’un historique mélangé.
• Séparez main-d’œuvre et arrêt machine. Les heures de main-d’œuvre disent ce que l’intervention a coûté en personnel ; l’arrêt dit combien de temps la production a été privée de la machine. Une réparation de deux heures peut suivre six heures d’attente de pièce.
• Notez la référence de la pièce, pas seulement « courroie ». Sans elle, personne ne peut recommander la même ni remarquer qu’on la change tous les mois.
• Remplissez le bloc sécurité avant de commencer, pas à la fin. Si une consignation est requise, elle se fait avant que quiconque touche la machine.
• Reportez chaque bon clos dans le registre le jour même. Un registre rempli en fin de mois a toujours des trous.

Quand le bon de travail Excel montre ses limites

Pour une petite équipe, une copie de la feuille par intervention et un registre tenu à jour fonctionnent bien, et le fichier reste utile tel quel. Les limites arrivent avec la croissance : plusieurs techniciens qui remplissent des copies en même temps, plusieurs sites, un historique par équipement qui oblige à ouvrir des dizaines de fichiers, personne pour rappeler les échéances, des techniciens qui veulent leur bon sur le téléphone, et un audit qui demande qui a modifié quoi, et quand.

FreeMaint est une GMAO freemium construite autour du même bon de travail. Dans l’offre Core, gratuite (0 USD), chaque bon est numéroté automatiquement, affecté avec notification, et porte ses tâches, sa main-d’œuvre, ses pièces sorties du stock, ses coûts annexes, ses photos et ses commentaires, avec un onglet Historique qui enregistre chaque changement de statut avec l’auteur et l’heure. Un arrêt saisi dans son onglet Arrêt machine apparaît aussi sur l’équipement. Les techniciens travaillent depuis l’application mobile.

L’offre Starter, 29 USD par entreprise et par mois, forfaitaire, ajoute l’export PDF complet et le registre de consignation. L’offre Business, 99 USD, ajoute la signature électronique. Jamais de prix par utilisateur. Inutile de ressaisir le passé : les bons de travail s’importent depuis un fichier CSV enregistré depuis Excel, avec le modèle d’import de FreeMaint, dans toutes les offres.