Alur Persetujuan

Alur persetujuan memastikan setiap permintaan ditinjau dengan benar sebelum sumber daya dikerahkan.

Siapa yang Dapat Menyetujui

• Admin — Wewenang penuh
• Manajer — Dalam cakupannya
• Supervisor — Untuk timnya

Mesin Alur Kerja yang Dapat Dikonfigurasi

FreeMaint mendukung alur persetujuan per perusahaan. Buka Pengaturan Perusahaan → Alur Kerja dan tambahkan langkah untuk Permintaan dengan berbagai jenis penyetuju.

Jenis Penyetuju

• ROLE — pengguna mana pun dengan peran yang ditentukan
• USER — satu pengguna tertentu
• CREATOR — pemohon awal
• ASSIGNEE — pengguna yang ditugaskan
• TEAM_LEADER — ketua tim dari aset yang tertaut
• REQUESTER_LOCATION_MANAGER — manajer dari lokasi/seksi pemohon
• TARGET_LOCATION_MANAGER — manajer dari lokasi/seksi permintaan
• REQUEST_SECTION_MANAGER — manajer (ketua) dari Responsible Section (Tim) permintaan

Field Wajib per Langkah

Setiap langkah dapat mewajibkan field seperti description, asset, location, category, photos, atau field kustom apa pun yang ditentukan perusahaan (custom:<name>) sebelum mengizinkan transisi. Untuk penyelesaian perintah kerja, Anda juga dapat mewajibkan pembacaan meter — berguna untuk pemeliharaan berbasis jam-meter atau odometer.

Menolak Permintaan

Permintaan hanya dapat ditolak selama masih berstatus Pending atau Under review. Setelah disetujui, permintaan secara otomatis menjadi perintah kerja dan tidak dapat ditolak lagi — batalkan perintah kerja hasilnya sebagai gantinya. Jika tombol Reject tidak ditampilkan, berarti permintaan tersebut sudah melewati tahap yang dapat ditinjau.

Preset Cepat

Daripada menyusun langkah secara manual, buka Pengaturan Perusahaan → Alur Kerja, pilih tab Permintaan, dan terapkan Preset cepat: 'Persetujuan manajer sebelum perintah kerja' untuk satu gerbang persetujuan, atau 'Persetujuan permintaan dua tingkat' untuk tinjauan departemen yang diikuti persetujuan manajer fasilitas. Setiap preset membuat langkah-langkah yang dapat diedit dan Anda arahkan ulang ke peran yang sesuai kebutuhan Anda.

Perutean berdasarkan Responsible Section

Persetujuan dapat mengikuti lokasi tempat pekerjaan dilakukan (Lokasi) atau siapa yang bertanggung jawab (Bagian). Untuk tanggung jawab organisasi — Gedung, Kelistrikan, Bengkel, dll. — modelkan setiap seksi sebagai sebuah Tim dan tetapkan ketuanya sebagai manajer seksi. Aktifkan kolom 'Bagian Penanggung Jawab' pada formulir permintaan Anda, lalu tambahkan langkah alur kerja Permintaan dengan penyetuju 'Manajer Bagian (Pemimpin Tim)'. Permintaan kemudian akan dirutekan hanya ke manajer seksi yang dipilih pemohon, terlepas dari lokasinya — satu lokasi dapat menaungi pekerjaan milik beberapa seksi. Untuk organisasi yang tanggung jawabnya benar-benar berbasis lokasi, penyetuju 'Manajer lokasi kerja (otomatis)' merutekan berdasarkan Lokasi.

Perutean berdasarkan kategori

Kategori permintaan dapat membawa Bagian Penanggung Jawab default (Pengaturan Perusahaan > Kategori, 'Bagian Penanggung Jawab default untuk permintaan'). Permintaan baru yang diajukan dengan kategori tersebut tanpa bagian sendiri langsung dikirim ke tim itu begitu dibuat: pemimpinnya diberi tahu dan anggota tim yang perannya dibatasi pada data timnya dapat melihatnya. Ini ideal untuk kode QR umum: pemohon memilih 'TI' atau 'Perpipaan' dan departemen yang tepat menerimanya. Bagian yang dipilih di formulir selalu diutamakan, observasi tidak pernah dirutekan, dan mengubah kategori setelahnya tidak merutekan ulang permintaan. Secara default hanya pemimpin yang diberi tahu. Untuk juga memberi tahu setiap anggota bagian, centang “Anggota bagian” pada baris “Permintaan Dibuat” di Pengaturan Perusahaan > Notifikasi > “Konfigurasi notifikasi lanjutan”; anggota yang perannya tidak dapat membuka permintaan tidak diberi tahu.

Menyaring berdasarkan seksi penanggung jawab

Daftar permintaan dapat dipersempit ke satu atau beberapa seksi penanggung jawab. Buka bilah filter dan pilih seksi yang Anda tangani — filter ini memungkinkan pilihan ganda, sehingga «listrik atau mekanik» adalah satu pertanyaan, bukan dua. Filter ini bergabung dengan semua filter lain dan tidak pernah memperluas apa yang boleh Anda lihat: jika peran Anda dibatasi pada tim sendiri, meminta seksi di luar lingkup itu mengembalikan daftar kosong, bukan permintaan orang lain. Filter ini hanya muncul setelah perusahaan Anda memiliki setidaknya satu tim aktif.

Perutean berdasarkan Tipe Permintaan (improvement vs repair)

Pada paket Business, setiap langkah alur kerja Permintaan dapat dibatasi hanya untuk tipe permintaan tertentu. Buka Pengaturan Perusahaan → Alur Kerja → Permintaan, perluas sebuah langkah, lalu centang tipe-tipe di bawah 'Berlaku untuk jenis permintaan'. Contoh pengaturan umum: langkah 'Persetujuan peningkatan' yang dibatasi hanya untuk jenis Peningkatan, dirutekan ke penyetuju 'Manajer lokasi kerja (otomatis)' — manajer produksi zona tersebut, ditetapkan pada tiap lokasi melalui kolom 'Manajer / kepala departemen'-nya — ditambah langkah 'Persetujuan perbaikan' untuk tipe-tipe lain yang dirutekan ke peran manajer pemeliharaan Anda. Setiap permintaan kemudian hanya mengikuti rantai persetujuan sesuai tipenya sendiri; langkah tanpa tipe yang dicentang tetap berlaku untuk semua permintaan. Preset satu-klik 'Rutekan berdasarkan jenis permintaan (peningkatan vs perbaikan)' akan mengatur ini untuk Anda.

Setujui Otomatis Permintaan Darurat

Buka Pengaturan Perusahaan → Alur Kerja → Permintaan dan aktifkan 'Setujui otomatis permintaan darurat'. Jika diaktifkan, setiap permintaan yang ditandai Darurat akan melewati alur persetujuan dan sebuah perintah kerja langsung dibuat. Jika dinonaktifkan (default), permintaan darurat mengikuti perutean persetujuan normal. Setiap persetujuan otomatis dicatat dalam riwayat permintaan untuk keperluan penelusuran.

Melihat siapa yang menyetujui atau menolak

Setelah sebuah permintaan disetujui atau ditolak, sebuah banner di bagian atas permintaan menampilkan siapa yang mengambil keputusan, kapan, dan alasan penolakannya. Ini membantu ketika ada beberapa manajer atau perencana pemeliharaan yang dapat meninjau permintaan. Informasi yang sama juga muncul pada PDF permintaan dan pada tab Activity.