Mengimpor suku cadang secara massal

Jika Anda memulai dari lembar kerja, Anda tidak perlu memasukkan suku cadang satu per satu. Halaman Suku Cadang menerima berkas CSV atau Excel dan membuat atau memperbarui ratusan catatan sekaligus.

Menjalankan impor

Buka Inventaris, lalu Suku Cadang.
Klik Impor di bagian atas halaman.
Unduh templat Excel atau CSV dari baris «Perlu templat?», atau langsung seret berkas yang sudah Anda miliki.
Cocokkan setiap kolom berkas Anda dengan bidang FreeMaint. Kolom yang tidak diperlukan dapat dilewati.
Periksa pratinjau, pilih cara berkas diterapkan, lalu mulai impor.

Menggunakan templat

Templat Excel sudah membawa judul kolom yang benar. Baris 1 berisi nama kolom, baris 2 menunjukkan tipe data yang diharapkan, dan baris 3 memberi contoh. Isikan data Anda mulai dari baris 4 — baris 2 dan 3 hanyalah petunjuk dan diabaikan saat impor.

Apa saja yang bisa dimuat

Nama

Satu-satunya kolom wajib. Selebihnya bersifat opsional.

Nomor suku cadang

Acuan Anda untuk suku cadang tersebut. Dari sinilah impor juga mengenali suku cadang yang sudah ada, sehingga lembar yang diperbaiki akan memperbaruinya alih-alih membuat duplikat.

Jumlah dan Jumlah minimum

Stok yang tersedia, dan ambang saat peringatan stok menipis dimunculkan.

Non-stock Item (Item non-stok)

true atau false — pengaturan “Item non-stok” pada suku cadang. true menandai suku cadang yang disimpan untuk pembelian dan daftar suku cadang aset, tetapi tidak pernah dihitung sebagai stok menipis dan tidak pernah dipesan ulang secara otomatis; jumlah tetap diterima. Sel kosong membiarkan suku cadang apa adanya. Berkas ekspor memuat kolom yang sama (judul “Non Stock”), sehingga lembar dapat diekspor, diedit, lalu diimpor kembali.

Biaya satuan dan Harga jual

Berapa yang Anda bayar untuk suku cadang itu, dan berapa yang Anda tagihkan ketika suku cadang ditagihkan ke pelanggan.

Lokasi (Nama), Kategori (Nama), Pemasok (Nama)

Dicocokkan berdasarkan nama dengan catatan yang sudah Anda miliki.

Tempat penyimpanan

Teks bebas untuk rak atau kotak, misalnya «Lorong A-5». Ini bukan gudang.

Membuat, memperbarui, atau keduanya

Sebelum impor berjalan, Anda memilih apa yang terjadi pada baris yang cocok dengan suku cadang yang sudah ada: hanya membuat catatan baru, hanya memperbarui yang sudah ada, atau memperbarui yang cocok dan membuat sisanya. Karena pencocokan memakai nomor suku cadang, Anda dapat mengekspor suku cadang, memperbaikinya di Excel, lalu mengimpor lembar yang sama tanpa membuat duplikat.

Stok yang tersebar di beberapa gudang

Mengisi Jumlah dan Lokasi (Nama) sekaligus akan mencatat jumlah itu di lokasi tersebut, dan stok keseluruhan suku cadang menjadi jumlah dari semua lokasinya. Inilah yang memungkinkan Anda memuat satu berkas per lokasi.

Impor lokasi pertama Anda, dengan jumlahnya dan gudangnya pada kolom Lokasi.
Impor setiap lokasi berikutnya dengan cara sama, dalam mode «Perbarui yang ada & buat sisanya». Tiap berkas menambahkan stok lokasinya sendiri, bukan menggantikan totalnya.
Kosongkan kolom Lokasi jika Anda hanya menyimpan satu angka keseluruhan — kolom Jumlah kemudian memperbarui angka itu secara langsung.

Batasan

8.000 baris dan 25 MB per berkas. Pengecualian: file suku cadang yang barisnya mencantumkan jumlah sekaligus lokasi, dan diimpor dengan mode "Hanya perbarui yang sudah ada" atau "Perbarui yang sudah ada & buat sisanya", memperbarui stok per lokasi dan dibatasi 2.500 baris per file, karena setiap baris seperti itu membutuhkan waktu lebih lama untuk disimpan.
Tidak ada batas jumlah total suku cadang — pecah lembar yang lebih besar dan unggah bagiannya satu per satu.
Setiap impor menambah apa yang sudah ada.

Tips

Menjalankan impor memerlukan izin «impor suku cadang», yang dimiliki peran Admin, Manajer, dan Manajer Gudang secara bawaan. Jika tombol Impor mengembalikan kesalahan, mintalah administrator memeriksa peran Anda.

Peringatan

Dalam mode pembaruan, sel kosong membiarkan nilai saat ini tidak berubah alih-alih menghapusnya. Untuk menghapus Deskripsi, Nomor suku cadang, Pabrikan, atau Tempat penyimpanan, ketik NONE di sel; NONE pada kolom Lokasi (Nama) melepaskan suku cadang dari lokasinya. Pada suku cadang baru, NONE diabaikan.