Flusso di approvazione

Il flusso di approvazione garantisce che le richieste siano riviste correttamente prima di impegnare risorse.

Chi può approvare

• Amministratore — Piena autorità
• Responsabile — Nel proprio ambito
• Supervisore — Per i propri team

Motore di flusso configurabile

FreeMaint supporta flussi di approvazione per azienda. Vai in Impostazioni Azienda → Flussi e aggiungi passaggi per le Richieste con diversi tipi di approvatore.

Tipi di approvatore

• ROLE — qualsiasi utente con il ruolo indicato
• USER — un utente specifico
• CREATOR — il richiedente originale
• ASSIGNEE — l'utente assegnato
• TEAM_LEADER — leader del team dell'asset collegato
• REQUESTER_LOCATION_MANAGER — il responsabile della sede/sezione del richiedente
• TARGET_LOCATION_MANAGER — il responsabile della sede/sezione della richiesta
• REQUEST_SECTION_MANAGER — il responsabile (leader) della Sezione responsabile (Squadra) della richiesta

Campi richiesti per passo

Ogni passo può richiedere campi come descrizione, asset, posizione, categoria, foto o qualsiasi campo personalizzato (custom:<nome>) prima di consentire la transizione. Per il completamento di un ordine di lavoro puoi anche richiedere una lettura del contatore, utile per la manutenzione basata su ore di funzionamento o chilometraggio.

Rifiutare una richiesta

Una richiesta può essere rifiutata solo finché è In attesa o In revisione. Una volta approvata, una richiesta diventa automaticamente un ordine di lavoro e non può più essere rifiutata: annulla invece l'ordine di lavoro generato. Se il pulsante Rifiuta non viene mostrato, la richiesta ha già superato la fase di revisione.

Modelli rapidi

Invece di creare i passaggi a mano, apri Impostazioni azienda → Flussi di lavoro, scegli la scheda Richiesta e applica un modello rapido: «Approvazione del Responsabile prima dell'ordine di lavoro» per un solo livello, o «Approvazione delle richieste a due livelli» per una revisione del reparto seguita dall'approvazione del responsabile delle strutture. Ogni modello crea passaggi modificabili che puoi riassegnare ai tuoi ruoli esatti.

Instradamento per sezione responsabile

L'approvazione può seguire il luogo del lavoro (Sede) o il responsabile (Sezione). Per la responsabilità organizzativa — Edificio, Elettrico, Officina, ecc. — modella ogni sezione come una Squadra e imposta il suo leader come responsabile di sezione. Attiva il campo «Sezione responsabile» nel modulo di richiesta, poi aggiungi un passaggio del flusso di lavoro Richiesta con l'approvatore «Responsabile di sezione (capo squadra)». La richiesta viene instradata solo al responsabile della sezione scelta dal richiedente, indipendentemente dalla sede — una stessa sede può ospitare lavori di più sezioni. Per le organizzazioni la cui responsabilità è davvero legata alla sede, l'approvatore «Responsabile della sede di destinazione» instrada per Sede.

Instradamento per categoria

Una categoria di richiesta può avere una Sezione responsabile predefinita (Impostazioni azienda > Categorie, «Sezione responsabile predefinita delle richieste»). Una nuova richiesta inviata con quella categoria e senza una sezione propria viene indirizzata a quella squadra non appena viene creata: il suo capo viene avvisato e i membri della squadra il cui ruolo è limitato ai dati della propria squadra la vedono. È l'ideale per un codice QR generico: il richiedente sceglie «Informatica» o «Idraulica» e il reparto giusto la riceve. Una sezione scelta nel modulo prevale sempre, le osservazioni non vengono mai instradate e cambiare la categoria in seguito non reinstrada la richiesta. Per impostazione predefinita viene avvisato solo il responsabile. Per avvisare anche ogni membro della sezione, basta selezionare «Membri della sezione» nella riga «Richiesta Creata» in Impostazioni azienda > Notifiche > «Configurazione avanzata delle notifiche»; i membri il cui ruolo non consente di aprire la richiesta non vengono avvisati.

Filtrare per sezione responsabile

L'elenco delle richieste può essere ristretto a una o più sezioni responsabili. Apri la barra dei filtri e scegli le sezioni di cui sei responsabile — il filtro è a selezione multipla, quindi «elettrica o meccanica» è una sola domanda, non due. Si combina con tutti gli altri filtri e non allarga mai ciò che puoi vedere: se il tuo ruolo è limitato alle tue squadre, chiedere una sezione fuori da quel perimetro non restituisce nulla anziché le richieste altrui. Il filtro compare solo quando la tua azienda ha almeno un team attivo.

Instradamento per tipo di richiesta (miglioramento vs riparazione)

Con il piano Business, ogni passaggio del workflow Richieste può essere limitato a determinati tipi di richiesta. Apri Impostazioni azienda → Workflow → Richieste, espandi un passaggio e spunta i tipi sotto «Si applica ai tipi di richiesta». Configurazione tipica: un passaggio «Approvazione miglioramenti» limitato al tipo Miglioramento, instradato al Responsabile della sede di destinazione — il responsabile di produzione della zona, impostato su ogni sede tramite il campo «Manager / capo reparto» — più un passaggio «Approvazione riparazioni» per gli altri tipi, instradato al ruolo di responsabile della manutenzione. Ogni richiesta segue così solo la catena di approvazione del proprio tipo; un passaggio senza tipi spuntati continua ad applicarsi a tutte le richieste. Il preset in un clic «Instradamento per tipo di richiesta (miglioramento vs riparazione)» configura tutto per te.

Approva automaticamente le richieste di emergenza

Apri Impostazioni azienda → Flussi di lavoro → Richieste e attiva «Approva automaticamente le richieste di emergenza». Quando è attivo, qualsiasi richiesta contrassegnata come Emergenza salta il flusso di approvazione e viene creato immediatamente un ordine di lavoro. Quando è disattivato (impostazione predefinita), le richieste di emergenza seguono l'instradamento di approvazione normale. Ogni approvazione automatica viene registrata nella cronologia della richiesta per la tracciabilità.

Vedere chi ha approvato o rifiutato

Quando una richiesta viene approvata o rifiutata, un banner in alto mostra chi ha preso la decisione, quando e il motivo del rifiuto. È utile quando più responsabili o pianificatori della manutenzione possono esaminare le richieste. Le stesse informazioni compaiono nel PDF della richiesta e nella scheda Attività.